Стандарт PMI по управлению портфелями проектов продолжает интегрированную линейку взаимосвязанных стандартов Института управления проектами PMI, в которую входят PMBOK Guide, The Standard For Program Management и OPM3. Он расширяет Свод знании по управлению проектами и дополняет их описанием общепринятых процессов, связанных с управлением портфелем проектов и программ организации безотносительно их отраслевой специализации.
Важное значение в Стандарте придается установлению связей со стратегией организации, возможностям отслеживания достижения целей через процессы интегрированного управления программами и проектами. Раскрывается взаимосвязь с функциональными областями управления: финансами, маркетингом, корпоративными коммуникациями, управлением персоналом.
Общая информация о стандарте
Разработчик:
|
Project Management Institute, Inc.
Four Campus Boulevard
Newtown Square, Pennsylvania 19073-3299 USA / США
Тел: +610-356-4600
E-mail: pmihq@pmi.org
Интернет: www.pmi.org
|
Год издания:
|
2005г.
|
Версия:
|
драфт, англ.
|
Где можно приобрести:
|
Обеспечен доступ на ресурсе PMI в Internet: http://www.pmi.org для ознакомления и всех желающих высказать замечания и предложения по его доработке
|
Цель стандарта:
|
- разработка системы управления портфелем программ, проектов, а также работ операционной деятельности организации:
- О описание подхода к увязке процессов стратегического планирования организации с процессами системы управления портфелем;
- О формулирование понятийного пространства и идентификация объекта управления портфелем;
- О определение типовых процессов и их результатов в области управления портфелем без привязки к отраслевым особенностям бизнеса;
- О описание ключевых ролей управления портфелем, зон их ответственности и полномочий
|
Структура:
|
ГЛАВА 1: ВВЕДЕНИЕ В ПОРТФЕЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
1.1 Цель стандарта Управление портфелем
Аудитория
1.2 Что является портфелем
1.3 Что является управлением портфелем
1.4 Связь с корпоративной стратегией
1.5 Связь управления портфелем с корпоративным управлением
1.6 Связь управления портфелем с операционной деятельностью
Финансы Маркетинг Корпоративные коммуникации Управление персоналом
1.7 Связь управления портфелем с управлением проектами и программами
1.8 Роль менеджера портфеля
Реализация выгод
Методы и техники управления программами и проектами
Развитие процессов и непрерывное совершенствование Общие навыки управления
1.9 Метрики управления портфелем 1.10 Отчетность в управлении портфелем
Отчетность о программах/программах предприятия
Финансовая отчетность предприятия
ГЛАВА 2: ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ И ОРГАНИЗАЦИЯ
2.1 Обзор процессов управления портфелем
2.2 Роли владельцев процессов в управлении портфелем и их обязанности
2.3 Влияние организации
ГЛАВА 3: ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ
Группы процессов управления портфелем
Взаимосвязь процессов управления портфелем
3.1 Идентификация
3.2 Категоризация
3.3 Оценка
3.4 Отбор
3.5 Приоритизация
3.6 Балансировка портфеля
3.7 Авторизация
3.8 Периодическая отчетность и обзор управления портфелем
3.9 Стратегическое изменение
ГЛОССАРИЙ
|
1. Ключевые термины и определения
Под портфелем в Стандарте понимается набор независимых/взаимосвязанных проектов и/или программ, сгруппированных для повышения эффективности достижения стратегических целей.
Управление портфелем рассматривается как централизованное управление одним или несколькими портфелями, реализующим следующие функции: идентификацию, категоризацию, оценку, отбор, расстановку по приоритетам, обеспечение сбалансированности портфеля, формирование обзоров и периодической отчетности, поручение и контроль, руководство проектами, программами и другими связанными работами (портфельными компонентами) для достижения ключевых индикаторов стратегического плана организации.
2. Система управления портфелем
На рисунке представлены место и взаимосвязи управления портфелем со стратегией организации и деятельностью, направленной на создание новой стоимости.
При этом рассматривается как операционный, так и проектный аспект деятельности. Эффективность с позиции управления портфелем оценивается как получение оптимальных результатов выполнения программ, проектов, работ, определяемых величиной прироста стоимости, с минимальными усилиями и ресурсами. Последовательность и взаимосвязь процессов управления портфелем с процессами организации разработчики Стандарта видят в следующей интерпретации:
2.1 Роли в управлении портфелем
Связь управления портфелем с управлением программами и проектами устанавливается через реализацию следующих функций менеджера портфеля:
-
выравнивание компонентов в соответствии со стратегией;
-
обеспечение сбалансированности и устойчивости компонентов как частей портфеля, основанных на ключевых индикаторах;
-
оценка стоимости и взаимосвязей компонентов портфеля;
-
определение доступности ресурсов и расстановка приоритетов;
-
включение и исключение портфельных компонентов.
Система управления портфелем для эффективной поддержки выполения представленных функций предусматривает вовлечение следующих ключевых ролей и подразделений в управление портфелем:
-
Наблюдательный совет управления портфелем;
-
Клиенты;
-
Спонсоры;
-
Исполнительные директоры;
-
Менеджеры программ;
-
Офис управления программами и проектами;
-
-
Функциональные менеджеры;
-
Финансовые менеджеры;
-
Участники команды проекта.
В отдельном разделе кратко рассмотрены их взаимодействие и влияние на управление компонентами портфеля.
При идентификации ключевой роли в управлении портфелем проектов – менеджера портфеля - выявлены следующие дополнительные функции, определяющие отличительные признаки портфельного управления:
-
расстановка приоритетов и выравнивание компонентов управления портфелем в соответствии со стратегическими целям;
-
обеспечение ключевых акционеров своевременными результатами оценки, ранней идентификации воздействий на выполнение работ компонентов портфеля;
-
измерение стоимости организации с помощью инвестиционных инструментов, таких как: ROI, NPV, PP.
2.2 Процессы управления портфелем
Корпоративные процессы организации оказывают воздействие и влияют на эффективность управления портфелем через слудующие факторы:
Процессы управления портфелем представлены двумя группами:
-
Группа процессов выравнивания - включает элементы управления портфелем, относимых к категориям и тем компонентам, которые подвергаются оценке с целью их включения/ исключения в состав портфеля;
-
Группа процессов мониторинга и контроля – основана на индикаторах деятельности, с помощью которых периодически выравниваются компоненты портфеля относительно стратегических целей.
Группа процессов выравнивания обеспечивает текущей информацией программную/проектную деятельность, направленную на достижение стратегических целей в той мере, в какой это относится и к операционной, позволяя оценивать компоненты и управлять ими. Данная группа процессов активизируется на время актуализации стратегических целей организации в рамках формирования годовых/квартальных бюджетов и планов организации на ближайшую перспективу или в случае изменения деловой конъюнктуры.
Группа процессов мониторинга и контроля обеспечивает выполнение действий в рамках управления портфелем согласно метрикам прогресса, определенных организацией. Такие показатели как ROI и NPV могут отслеживаться путем агрегирования информации по метрикам прогресса выполнения действий портфеля.
В общем виде процессы управления портфелем и их взаимосвязи со стратегическим планом, определяющими факторами и процессами управления компонентами можно разработчиками представлены следующим образом:
Последовательность и результаты выполнения процессов можно отследить по следующим наиболее информативным входам/выходам, представленным в таблице:
Процесс управления портфелем
|
вход
|
выход
|
Идентификация
|
• стратегический план
• определение компонента
• основные описания компонента
• шаблоны
|
• перечень компонентов
• основные описания каждого компонента
• перечень отклоненных компонентов
|
Категоризация
|
• перечень компонентов
• основные описания компонентов
• категории
|
• перечень категоризированных компонентов
|
Оценка
|
• стратегический план
• перечень категоризированных компонентов
• основные описания компонента
|
• перечень категоризированных и оцененных компонентов
• стоимостная оценка каждого компонента
• визуальные представления
• рекомендации
|
Отбор
|
• стратегический план
• перечень категоризированных и оцененных компонентов
• стоимостная оценка каждого компонента
• визуальные представления
• рекомендации по результатам оценки
|
• перечень категоризированных, оцененных и отобранных компонентов
• рекомендации
|
Приоритизация
|
• перечень категоризированных, оцененных и отобранных компонентов
• рекомендации
|
• перечень категоризированных компонентов в соответствии со стратегической категорией
|
Балансировка портфеля
|
• перечень категоризированных компонентов в соответствии со стратегической категорией
• критерий управления портфелем
• метрики прогресса управления портфелем
• ограничения способности
• рекомендации по перегруппировке портфеля на основе обзора и отчетности
|
• перечень одобренных компонентов портфеля
• конечный актуализированный перечень основных альтернатив
• распределение актуализированных/ улучшенных компонентов портфеля
|
Авторизация
|
• перечень улучшенных компонентов портфеля
• требования к бюджету компонента
• требования к ресурсам компонента
• перечень одобренных компонентов
|
• дополнения к списку компонентов
• актуализация ожиданий
• бюджет улучшенного компонента и исключения
• ресурсы улучшенного компонента и исключения
• исключенные компоненты
• вехи управления портфелем
|
Периодическая отчетность и обзор управления портфелем
|
• данные
• ресурсное распределение и способность
• ограничения окружения
• корпоративные стандарты управления и контроля, ограничения
• критерий оценки и отбора
• актуализированные KPI’s
• стратегические цели и стратегия
• критерий управления портфелем
|
• указания относительно компонентов
• рекомендации по перегруппировке портфеля
• рекомендации для бизнеса
• критерий отбора
• актуализированные ключевые индикаторы
• отчет о достижении цели
|
Стратегическое изменение
|
• периодическая отчетность и обзор
• актуализированный стратегический план
|
• новый критерий
|
Пояснения и описание элементов таблицы приведены в стандарте и в дальнейшем предполагают уточнение и содержательное раскрытие в объеме, необходимом для представления интересующимися о месте и роли управления портфелем в организации.