Переход на профиль в социальной сети      

Организация проектного офиса

В общем случае проектный офис – это элемент корпоративной системы управления проектами организации (КСУП), который:

  • располагает соответствующей нормативно-регламентной базой по процессам управления проектами, определяющей его функции и полномочия, шаблонами, методиками и пр.
  • использует необходимые инструменты автоматизации в виде специализированной информационной системы,
  • состоит из квалифицированных специалистов, обеспечивающих поддержку процессов управления проектами организации.

У ГК «Проектная ПРАКТИКА» накоплен широкий опыт и компетенции решения вопросов аутсорсинга, организации, запуска, поддержки проектных офисов с учетом любой специфики и вопросов, которые стоят перед организацией в области управления проектами. В числе наших клиентов, использующих формат проектного офиса, ведущие и крупнейшие коммерческие структуры и государственные организации.

Решения по проектному офису соответствую российским и международным стандартам в области проектного управления (ГОСТ Р 54869-2011, ГОСТ Р 54870-2011, ГОСТ Р 54871-2011, НТК, PMBoK и др.), а также Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти (утв. Распоряжением Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. №26Р-АУ). Это подтверждается многолетней эффективной практикой организации систем управления проектами в интересах коммерческих организаций, проектных офисов в органах исполнительной власти федерального и муниципального уровня.

На сегодняшний день самыми востребованными услугами, предоставляемыми группой компаний «Проектная ПРАКТИКА» в рамках организации проектных офисов, являются:

  • предоставление (аутсорсинг) проектного офиса, в этом случае заказчику предоставляются сотрудники (руководители, администраторы и методологи проектного офиса), выстраиваются и регламентируются процессы проектного управления, в соответствии с конфигурацией проектов и спецификой заказчика, разворачивается информационная система управления проектами и обеспечивается поддержка процессов управления проектом на всем цикле от запуска до завершения проекта. В этом случае Проектный Офис наполняется специалистами ГК «ПП» и обеспечивает функции административного, методического и технологического сопровождения проектной деятельности компании-заказчика.
  • организация и запуск проектного офиса, в этом случае в проектный офис входят сотрудники заказчика, при этом исполнителем проводится обучение сотрудников заказчика, выстраиваются и регламентируются процессы проектного управления, в соответствии с конфигурацией проектов и спецификой заказчика, разворачивается информационная система управления проектами, а также осуществляется консультационная поддержка сотрудников заказчика до выхода на уровень самостоятельной работы.

 

Ваши потребности


Комплексная услуга аутсорсинга Проектного Офиса (организации работы и поддержка) доказала свою эффективность как для решения задач систематизации всей проектной деятельности компании, так и задач мониторинга выделенного крупного проекта или программы.

Это решение может быть полезно как для коммерческих компаний, так и для органов государственной власти.

Организация Проектного Офиса позволяет:

  • систематизировать информационный обмен в рамках проекта;
  • обеспечить контроль реализуемых проектов;
  • своевременно информировать руководство о ходе проектов;
  • унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами;
  • снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями.

 

Наше решение


При организации работы Проектного Офиса в компании Заказчика мы обычно предлагаем выделить следующие основные этапы:


1. Разработка нормативно-регламентного обеспечения

2. Аутсорсинг функций проектного офиса

Формирование команды из числа сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и выполнение требуемых функций Проектного офиса.

3. При необходимости - разработка и внедрение Проектного Портала, IT-компонента комплескного решения.

Кастомизация типового IT решения, основанного на лучших практиках проектного управления, накопленных ГК "Проектная ПРАКТИКА", позволяет эффективно организовать проектное взаимодействие в условиях участия в проекте представителей нескольких организаций (Заказчика, Пользователей, Поставщиков, Исполнителей). Обеспечивает решение задач календарного планирования и контроля, управления рисками, проблемами, изменениями. Реализуется на базе Microsoft Office SharePoint Server, возможна интеграция с информационной системой управления проектами.

В условиях временных ограничений существует возможность использовать типовое IT-решение "Проектный Портал" по принципу SaaS (software as a service) - программное обеспечение, как услуга. Суть модели сводится к тому, что Заказчик не покупает программное обеспечение и не размещает софт на своих серверах, а получает доступ к необходимому типовому решению на сервере постащика (ГК "Проектная ПРАКТИКА), что позволяет в минимальные сроки (1-2 недели!) внедрить программу на предприятии.

Основные функции проектного офиса, обычно передаваемые на аутсорсинг:

1. Административное обеспечение
  • разработка паспортов проектов, определение границ проектов;
  • ведение календарных планов, реестров контролируемых показателей;
  • выдача задействованным подразделениям и ответственным лицам заданий на выполнение задач проекта в соответствии с разработанным планом проекта;
  • сбор отчетности, в т.ч. фактической информации о выполнении задач проекта, финансовых показателях, трудозатратах, фактических значениях других показателей;
  • консолидация отчетности, подготовка отчетности по отдельному проекту и представление необходимой аналитической информации о ходе проекта руководству, проектной команде и другим заинтересованным сторонам, прогнозирование хода выполнения проекта;
  • подготовка и проведение рабочих совещаний, ведение протоколов совещаний, ведение реестров поручений, контроль исполнения решений и поручений;
  • контроль соблюдения установленных регламентов, форм документов;
  • координация работ по изменениям, экспертиза предлагаемых изменений, доведение информации о принятых решениях до проектной команды;
  • идентификация и оценка рисков, ведение реестров рисков;
  • разработка необходимых организационно-распорядительных документов.

2. Методическое обеспечение
  • разработка нормативно-регламентных документов по планированию, мониторингу, отчетности и анализу проекта;
  • определение методологии управления изменениями, рисками, поручениями;
  • при необходимости привлечение консультантов для решения сложных методических вопросов;
  • консультационная поддержка участников проектов по применению разработанной методологии.

3. Технологическое обеспечение
  • разработка функциональных требований к ИТ-решениям;
  • участие во внедрении автоматизированных систем;
  • сопровождение эксплуатации созданных автоматизированных систем.

4. Развитие и обучение персонала
  • формирование адаптированных под специфику проектов заказчика программ обучения;
  • организация обучения (своими силами и силами привлеченных компаний);
  • формирование и ведение кадрового резерва, аттестация и сертификация персонала;
  • рекомендации по формированию проектных команд;
  • популяризация проектного управления в компании, проведение тематических семинаров.

Если заказчику требуется организация работы проектного офиса в длительной перспективе, то наши специалисты могут помочь с запуском его работы и затем постепенно передать необходимые компетенции представителям заказчика и далее, при необходимости, выполнять функции по консультационно-методическому сопровождению.

 

Технология взаимодействия с Заказчиком


Существует два варианта формирования проектного офиса по аутсорсинговой схеме:

  • проектный офис полностью сформирован из сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА», которые задействованы в работе до окончания работ по проекту;
  • в проектном офисе работает совместная команда сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и сотрудников компании-Заказчика. В этом случае по мере обучения Ваших сотрудников функциям специалистов проектного офиса и плановой постепенной передачи компетенций от специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА» Вашим специалистам, число наших сотрудников в проектом офисе постепенно сокращается.

 

Результаты


Действующий проектный офис, обеспечивающий эффективную реализацию всех проектов компании в рамках единой методологии и автоматизированной системы.

Организованный силами специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА», проектный офис позволяет:

  • руководителям проектов и высшему менеджменту компании обладать актуальной и достоверной информацией о ходе реализации проектов, возникающих проблемах и отклонениях, получать возможность принятия взвешенных и обоснованных решений;
  • всем участникам проектной деятельности понимать зону своей ответственности и, при необходимости, получать методологическую поддержку по всем вопросам управления проектами.

В общем случае проектный офис – это элемент корпоративной системы управления проектами организации (КСУП), который:

  • располагает соответствующей нормативно-регламентной базой по процессам управления проектами, определяющей его функции и полномочия, шаблонами, методиками и пр.
  • использует необходимые инструменты автоматизации в виде специализированной информационной системы,
  • состоит из квалифицированных специалистов, обеспечивающих поддержку процессов управления проектами организации.

У ГК «Проектная ПРАКТИКА» накоплен широкий опыт и компетенции решения вопросов аутсорсинга, организации, запуска, поддержки проектных офисов с учетом любой специфики и вопросов, которые стоят перед организацией в области управления проектами. В числе наших клиентов, использующих формат проектного офиса, ведущие и крупнейшие коммерческие структуры и государственные организации.

Решения по проектному офису соответствую российским и международным стандартам в области проектного управления (ГОСТ Р 54869-2011, ГОСТ Р 54870-2011, ГОСТ Р 54871-2011, НТК, PMBoK и др.), а также Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти (утв. Распоряжением Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. №26Р-АУ). Это подтверждается многолетней эффективной практикой организации систем управления проектами в интересах коммерческих организаций, проектных офисов в органах исполнительной власти федерального и муниципального уровня.

На сегодняшний день самыми востребованными услугами, предоставляемыми группой компаний «Проектная ПРАКТИКА» в рамках организации проектных офисов, являются:

  • предоставление (аутсорсинг) проектного офиса, в этом случае заказчику предоставляются сотрудники (руководители, администраторы и методологи проектного офиса), выстраиваются и регламентируются процессы проектного управления, в соответствии с конфигурацией проектов и спецификой заказчика, разворачивается информационная система управления проектами и обеспечивается поддержка процессов управления проектом на всем цикле от запуска до завершения проекта. В этом случае Проектный Офис наполняется специалистами ГК «ПП» и обеспечивает функции административного, методического и технологического сопровождения проектной деятельности компании-заказчика.
  • организация и запуск проектного офиса, в этом случае в проектный офис входят сотрудники заказчика, при этом исполнителем проводится обучение сотрудников заказчика, выстраиваются и регламентируются процессы проектного управления, в соответствии с конфигурацией проектов и спецификой заказчика, разворачивается информационная система управления проектами, а также осуществляется консультационная поддержка сотрудников заказчика до выхода на уровень самостоятельной работы.

 

Ваши потребности


Комплексная услуга аутсорсинга Проектного Офиса (организации работы и поддержка) доказала свою эффективность как для решения задач систематизации всей проектной деятельности компании, так и задач мониторинга выделенного крупного проекта или программы.

Это решение может быть полезно как для коммерческих компаний, так и для органов государственной власти.

Организация Проектного Офиса позволяет:

  • систематизировать информационный обмен в рамках проекта;
  • обеспечить контроль реализуемых проектов;
  • своевременно информировать руководство о ходе проектов;
  • унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами;
  • снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями.

 

Наше решение


При организации работы Проектного Офиса в компании Заказчика мы обычно предлагаем выделить следующие основные этапы:


1. Разработка нормативно-регламентного обеспечения

2. Аутсорсинг функций проектного офиса

Формирование команды из числа сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и выполнение требуемых функций Проектного офиса.

3. При необходимости - разработка и внедрение Проектного Портала, IT-компонента комплескного решения.

Кастомизация типового IT решения, основанного на лучших практиках проектного управления, накопленных ГК "Проектная ПРАКТИКА", позволяет эффективно организовать проектное взаимодействие в условиях участия в проекте представителей нескольких организаций (Заказчика, Пользователей, Поставщиков, Исполнителей). Обеспечивает решение задач календарного планирования и контроля, управления рисками, проблемами, изменениями. Реализуется на базе Microsoft Office SharePoint Server, возможна интеграция с информационной системой управления проектами.

В условиях временных ограничений существует возможность использовать типовое IT-решение "Проектный Портал" по принципу SaaS (software as a service) - программное обеспечение, как услуга. Суть модели сводится к тому, что Заказчик не покупает программное обеспечение и не размещает софт на своих серверах, а получает доступ к необходимому типовому решению на сервере постащика (ГК "Проектная ПРАКТИКА), что позволяет в минимальные сроки (1-2 недели!) внедрить программу на предприятии.

Основные функции проектного офиса, обычно передаваемые на аутсорсинг:

1. Административное обеспечение
  • разработка паспортов проектов, определение границ проектов;
  • ведение календарных планов, реестров контролируемых показателей;
  • выдача задействованным подразделениям и ответственным лицам заданий на выполнение задач проекта в соответствии с разработанным планом проекта;
  • сбор отчетности, в т.ч. фактической информации о выполнении задач проекта, финансовых показателях, трудозатратах, фактических значениях других показателей;
  • консолидация отчетности, подготовка отчетности по отдельному проекту и представление необходимой аналитической информации о ходе проекта руководству, проектной команде и другим заинтересованным сторонам, прогнозирование хода выполнения проекта;
  • подготовка и проведение рабочих совещаний, ведение протоколов совещаний, ведение реестров поручений, контроль исполнения решений и поручений;
  • контроль соблюдения установленных регламентов, форм документов;
  • координация работ по изменениям, экспертиза предлагаемых изменений, доведение информации о принятых решениях до проектной команды;
  • идентификация и оценка рисков, ведение реестров рисков;
  • разработка необходимых организационно-распорядительных документов.

2. Методическое обеспечение
  • разработка нормативно-регламентных документов по планированию, мониторингу, отчетности и анализу проекта;
  • определение методологии управления изменениями, рисками, поручениями;
  • при необходимости привлечение консультантов для решения сложных методических вопросов;
  • консультационная поддержка участников проектов по применению разработанной методологии.

3. Технологическое обеспечение
  • разработка функциональных требований к ИТ-решениям;
  • участие во внедрении автоматизированных систем;
  • сопровождение эксплуатации созданных автоматизированных систем.

4. Развитие и обучение персонала
  • формирование адаптированных под специфику проектов заказчика программ обучения;
  • организация обучения (своими силами и силами привлеченных компаний);
  • формирование и ведение кадрового резерва, аттестация и сертификация персонала;
  • рекомендации по формированию проектных команд;
  • популяризация проектного управления в компании, проведение тематических семинаров.

Если заказчику требуется организация работы проектного офиса в длительной перспективе, то наши специалисты могут помочь с запуском его работы и затем постепенно передать необходимые компетенции представителям заказчика и далее, при необходимости, выполнять функции по консультационно-методическому сопровождению.

 

Технология взаимодействия с Заказчиком


Существует два варианта формирования проектного офиса по аутсорсинговой схеме:

  • проектный офис полностью сформирован из сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА», которые задействованы в работе до окончания работ по проекту;
  • в проектном офисе работает совместная команда сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и сотрудников компании-Заказчика. В этом случае по мере обучения Ваших сотрудников функциям специалистов проектного офиса и плановой постепенной передачи компетенций от специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА» Вашим специалистам, число наших сотрудников в проектом офисе постепенно сокращается.

 

Результаты


Действующий проектный офис, обеспечивающий эффективную реализацию всех проектов компании в рамках единой методологии и автоматизированной системы.

Организованный силами специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА», проектный офис позволяет:

  • руководителям проектов и высшему менеджменту компании обладать актуальной и достоверной информацией о ходе реализации проектов, возникающих проблемах и отклонениях, получать возможность принятия взвешенных и обоснованных решений;
  • всем участникам проектной деятельности понимать зону своей ответственности и, при необходимости, получать методологическую поддержку по всем вопросам управления проектами.



Корзина0 товаров на сумму 0.00 руб
На Ваши вопросы готов
ответить наш эксперт:
Ким Юрий Владимирович
Руководитель направления Проектный офис
+7 (495) 258-06-68
consulting@pmpractice.ru






Повышение эффективности планирования и контроля реализации проекта


Создание проектного офиса для управляющих компании

Выполнение необходимых процедур управления


Создание и сопровождение проектного офиса ПНП и построения системы мониторинга

Мониторинг реализации проекта