Переход на профиль в социальной сети      

Организация проектного офиса

В общем случае проектный офис – это элемент корпоративной системы управления проектами организации (КСУП), который:

  • располагает соответствующей нормативно-регламентной базой по процессам управления проектами, определяющей его функции и полномочия, шаблонами, методиками и пр.
  • использует необходимые инструменты автоматизации в виде специализированной информационной системы,
  • состоит из квалифицированных специалистов, обеспечивающих поддержку процессов управления проектами организации.

У ГК «Проектная ПРАКТИКА» накоплен широкий опыт и компетенции решения вопросов аутсорсинга, организации, запуска, поддержки проектных офисов с учетом любой специфики и вопросов, которые стоят перед организацией в области управления проектами. В числе наших клиентов, использующих формат проектного офиса, ведущие и крупнейшие коммерческие структуры и государственные организации.

Решения по проектному офису соответствую российским и международным стандартам в области проектного управления (ГОСТ Р 54869-2011, ГОСТ Р 54870-2011, ГОСТ Р 54871-2011, НТК, PMBoK и др.), а также Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти (утв. Распоряжением Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. №26Р-АУ). Это подтверждается многолетней эффективной практикой организации систем управления проектами в интересах коммерческих организаций, проектных офисов в органах исполнительной власти федерального и муниципального уровня.

На сегодняшний день самыми востребованными услугами, предоставляемыми группой компаний «Проектная ПРАКТИКА» в рамках организации проектных офисов, являются:

  • предоставление (аутсорсинг) проектного офиса, в этом случае заказчику предоставляются сотрудники (руководители, администраторы и методологи проектного офиса), выстраиваются и регламентируются процессы проектного управления, в соответствии с конфигурацией проектов и спецификой заказчика, разворачивается информационная система управления проектами и обеспечивается поддержка процессов управления проектом на всем цикле от запуска до завершения проекта. В этом случае Проектный Офис наполняется специалистами ГК «ПП» и обеспечивает функции административного, методического и технологического сопровождения проектной деятельности компании-заказчика.
  • организация и запуск проектного офиса, в этом случае в проектный офис входят сотрудники заказчика, при этом исполнителем проводится обучение сотрудников заказчика, выстраиваются и регламентируются процессы проектного управления, в соответствии с конфигурацией проектов и спецификой заказчика, разворачивается информационная система управления проектами, а также осуществляется консультационная поддержка сотрудников заказчика до выхода на уровень самостоятельной работы.

 

Ваши потребности


Комплексная услуга аутсорсинга Проектного Офиса (организации работы и поддержка) доказала свою эффективность как для решения задач систематизации всей проектной деятельности компании, так и задач мониторинга выделенного крупного проекта или программы.

Это решение может быть полезно как для коммерческих компаний, так и для органов государственной власти.

Организация Проектного Офиса позволяет:

  • систематизировать информационный обмен в рамках проекта;
  • обеспечить контроль реализуемых проектов;
  • своевременно информировать руководство о ходе проектов;
  • унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами;
  • снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями.

 

Наше решение


При организации работы Проектного Офиса в компании Заказчика мы обычно предлагаем выделить следующие основные этапы:


1. Разработка нормативно-регламентного обеспечения

2. Аутсорсинг функций проектного офиса

Формирование команды из числа сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и выполнение требуемых функций Проектного офиса.

3. При необходимости - разработка и внедрение Проектного Портала, IT-компонента комплескного решения.

Кастомизация типового IT решения, основанного на лучших практиках проектного управления, накопленных ГК "Проектная ПРАКТИКА", позволяет эффективно организовать проектное взаимодействие в условиях участия в проекте представителей нескольких организаций (Заказчика, Пользователей, Поставщиков, Исполнителей). Обеспечивает решение задач календарного планирования и контроля, управления рисками, проблемами, изменениями. Реализуется на базе Microsoft Office SharePoint Server, возможна интеграция с информационной системой управления проектами.

В условиях временных ограничений существует возможность использовать типовое IT-решение "Проектный Портал" по принципу SaaS (software as a service) - программное обеспечение, как услуга. Суть модели сводится к тому, что Заказчик не покупает программное обеспечение и не размещает софт на своих серверах, а получает доступ к необходимому типовому решению на сервере постащика (ГК "Проектная ПРАКТИКА), что позволяет в минимальные сроки (1-2 недели!) внедрить программу на предприятии.

Основные функции проектного офиса, обычно передаваемые на аутсорсинг:

1. Административное обеспечение
  • разработка паспортов проектов, определение границ проектов;
  • ведение календарных планов, реестров контролируемых показателей;
  • выдача задействованным подразделениям и ответственным лицам заданий на выполнение задач проекта в соответствии с разработанным планом проекта;
  • сбор отчетности, в т.ч. фактической информации о выполнении задач проекта, финансовых показателях, трудозатратах, фактических значениях других показателей;
  • консолидация отчетности, подготовка отчетности по отдельному проекту и представление необходимой аналитической информации о ходе проекта руководству, проектной команде и другим заинтересованным сторонам, прогнозирование хода выполнения проекта;
  • подготовка и проведение рабочих совещаний, ведение протоколов совещаний, ведение реестров поручений, контроль исполнения решений и поручений;
  • контроль соблюдения установленных регламентов, форм документов;
  • координация работ по изменениям, экспертиза предлагаемых изменений, доведение информации о принятых решениях до проектной команды;
  • идентификация и оценка рисков, ведение реестров рисков;
  • разработка необходимых организационно-распорядительных документов.

2. Методическое обеспечение
  • разработка нормативно-регламентных документов по планированию, мониторингу, отчетности и анализу проекта;
  • определение методологии управления изменениями, рисками, поручениями;
  • при необходимости привлечение консультантов для решения сложных методических вопросов;
  • консультационная поддержка участников проектов по применению разработанной методологии.

3. Технологическое обеспечение
  • разработка функциональных требований к ИТ-решениям;
  • участие во внедрении автоматизированных систем;
  • сопровождение эксплуатации созданных автоматизированных систем.

4. Развитие и обучение персонала
  • формирование адаптированных под специфику проектов заказчика программ обучения;
  • организация обучения (своими силами и силами привлеченных компаний);
  • формирование и ведение кадрового резерва, аттестация и сертификация персонала;
  • рекомендации по формированию проектных команд;
  • популяризация проектного управления в компании, проведение тематических семинаров.

Если заказчику требуется организация работы проектного офиса в длительной перспективе, то наши специалисты могут помочь с запуском его работы и затем постепенно передать необходимые компетенции представителям заказчика и далее, при необходимости, выполнять функции по консультационно-методическому сопровождению.

 

Технология взаимодействия с Заказчиком


Существует два варианта формирования проектного офиса по аутсорсинговой схеме:

  • проектный офис полностью сформирован из сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА», которые задействованы в работе до окончания работ по проекту;
  • в проектном офисе работает совместная команда сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и сотрудников компании-Заказчика. В этом случае по мере обучения Ваших сотрудников функциям специалистов проектного офиса и плановой постепенной передачи компетенций от специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА» Вашим специалистам, число наших сотрудников в проектом офисе постепенно сокращается.

 

Результаты


Действующий проектный офис, обеспечивающий эффективную реализацию всех проектов компании в рамках единой методологии и автоматизированной системы.

Организованный силами специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА», проектный офис позволяет:

  • руководителям проектов и высшему менеджменту компании обладать актуальной и достоверной информацией о ходе реализации проектов, возникающих проблемах и отклонениях, получать возможность принятия взвешенных и обоснованных решений;
  • всем участникам проектной деятельности понимать зону своей ответственности и, при необходимости, получать методологическую поддержку по всем вопросам управления проектами.

В общем случае проектный офис – это элемент корпоративной системы управления проектами организации (КСУП), который:

  • располагает соответствующей нормативно-регламентной базой по процессам управления проектами, определяющей его функции и полномочия, шаблонами, методиками и пр.
  • использует необходимые инструменты автоматизации в виде специализированной информационной системы,
  • состоит из квалифицированных специалистов, обеспечивающих поддержку процессов управления проектами организации.

У ГК «Проектная ПРАКТИКА» накоплен широкий опыт и компетенции решения вопросов аутсорсинга, организации, запуска, поддержки проектных офисов с учетом любой специфики и вопросов, которые стоят перед организацией в области управления проектами. В числе наших клиентов, использующих формат проектного офиса, ведущие и крупнейшие коммерческие структуры и государственные организации.

Решения по проектному офису соответствую российским и международным стандартам в области проектного управления (ГОСТ Р 54869-2011, ГОСТ Р 54870-2011, ГОСТ Р 54871-2011, НТК, PMBoK и др.), а также Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти (утв. Распоряжением Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. №26Р-АУ). Это подтверждается многолетней эффективной практикой организации систем управления проектами в интересах коммерческих организаций, проектных офисов в органах исполнительной власти федерального и муниципального уровня.

На сегодняшний день самыми востребованными услугами, предоставляемыми группой компаний «Проектная ПРАКТИКА» в рамках организации проектных офисов, являются:

  • предоставление (аутсорсинг) проектного офиса, в этом случае заказчику предоставляются сотрудники (руководители, администраторы и методологи проектного офиса), выстраиваются и регламентируются процессы проектного управления, в соответствии с конфигурацией проектов и спецификой заказчика, разворачивается информационная система управления проектами и обеспечивается поддержка процессов управления проектом на всем цикле от запуска до завершения проекта. В этом случае Проектный Офис наполняется специалистами ГК «ПП» и обеспечивает функции административного, методического и технологического сопровождения проектной деятельности компании-заказчика.
  • организация и запуск проектного офиса, в этом случае в проектный офис входят сотрудники заказчика, при этом исполнителем проводится обучение сотрудников заказчика, выстраиваются и регламентируются процессы проектного управления, в соответствии с конфигурацией проектов и спецификой заказчика, разворачивается информационная система управления проектами, а также осуществляется консультационная поддержка сотрудников заказчика до выхода на уровень самостоятельной работы.

 

Ваши потребности


Комплексная услуга аутсорсинга Проектного Офиса (организации работы и поддержка) доказала свою эффективность как для решения задач систематизации всей проектной деятельности компании, так и задач мониторинга выделенного крупного проекта или программы.

Это решение может быть полезно как для коммерческих компаний, так и для органов государственной власти.

Организация Проектного Офиса позволяет:

  • систематизировать информационный обмен в рамках проекта;
  • обеспечить контроль реализуемых проектов;
  • своевременно информировать руководство о ходе проектов;
  • унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами;
  • снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями.

 

Наше решение


При организации работы Проектного Офиса в компании Заказчика мы обычно предлагаем выделить следующие основные этапы:


1. Разработка нормативно-регламентного обеспечения

2. Аутсорсинг функций проектного офиса

Формирование команды из числа сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и выполнение требуемых функций Проектного офиса.

3. При необходимости - разработка и внедрение Проектного Портала, IT-компонента комплескного решения.

Кастомизация типового IT решения, основанного на лучших практиках проектного управления, накопленных ГК "Проектная ПРАКТИКА", позволяет эффективно организовать проектное взаимодействие в условиях участия в проекте представителей нескольких организаций (Заказчика, Пользователей, Поставщиков, Исполнителей). Обеспечивает решение задач календарного планирования и контроля, управления рисками, проблемами, изменениями. Реализуется на базе Microsoft Office SharePoint Server, возможна интеграция с информационной системой управления проектами.

В условиях временных ограничений существует возможность использовать типовое IT-решение "Проектный Портал" по принципу SaaS (software as a service) - программное обеспечение, как услуга. Суть модели сводится к тому, что Заказчик не покупает программное обеспечение и не размещает софт на своих серверах, а получает доступ к необходимому типовому решению на сервере постащика (ГК "Проектная ПРАКТИКА), что позволяет в минимальные сроки (1-2 недели!) внедрить программу на предприятии.

Основные функции проектного офиса, обычно передаваемые на аутсорсинг:

1. Административное обеспечение
  • разработка паспортов проектов, определение границ проектов;
  • ведение календарных планов, реестров контролируемых показателей;
  • выдача задействованным подразделениям и ответственным лицам заданий на выполнение задач проекта в соответствии с разработанным планом проекта;
  • сбор отчетности, в т.ч. фактической информации о выполнении задач проекта, финансовых показателях, трудозатратах, фактических значениях других показателей;
  • консолидация отчетности, подготовка отчетности по отдельному проекту и представление необходимой аналитической информации о ходе проекта руководству, проектной команде и другим заинтересованным сторонам, прогнозирование хода выполнения проекта;
  • подготовка и проведение рабочих совещаний, ведение протоколов совещаний, ведение реестров поручений, контроль исполнения решений и поручений;
  • контроль соблюдения установленных регламентов, форм документов;
  • координация работ по изменениям, экспертиза предлагаемых изменений, доведение информации о принятых решениях до проектной команды;
  • идентификация и оценка рисков, ведение реестров рисков;
  • разработка необходимых организационно-распорядительных документов.

2. Методическое обеспечение
  • разработка нормативно-регламентных документов по планированию, мониторингу, отчетности и анализу проекта;
  • определение методологии управления изменениями, рисками, поручениями;
  • при необходимости привлечение консультантов для решения сложных методических вопросов;
  • консультационная поддержка участников проектов по применению разработанной методологии.

3. Технологическое обеспечение
  • разработка функциональных требований к ИТ-решениям;
  • участие во внедрении автоматизированных систем;
  • сопровождение эксплуатации созданных автоматизированных систем.

4. Развитие и обучение персонала
  • формирование адаптированных под специфику проектов заказчика программ обучения;
  • организация обучения (своими силами и силами привлеченных компаний);
  • формирование и ведение кадрового резерва, аттестация и сертификация персонала;
  • рекомендации по формированию проектных команд;
  • популяризация проектного управления в компании, проведение тематических семинаров.

Если заказчику требуется организация работы проектного офиса в длительной перспективе, то наши специалисты могут помочь с запуском его работы и затем постепенно передать необходимые компетенции представителям заказчика и далее, при необходимости, выполнять функции по консультационно-методическому сопровождению.

 

Технология взаимодействия с Заказчиком


Существует два варианта формирования проектного офиса по аутсорсинговой схеме:

  • проектный офис полностью сформирован из сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА», которые задействованы в работе до окончания работ по проекту;
  • в проектном офисе работает совместная команда сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и сотрудников компании-Заказчика. В этом случае по мере обучения Ваших сотрудников функциям специалистов проектного офиса и плановой постепенной передачи компетенций от специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА» Вашим специалистам, число наших сотрудников в проектом офисе постепенно сокращается.

 

Результаты


Действующий проектный офис, обеспечивающий эффективную реализацию всех проектов компании в рамках единой методологии и автоматизированной системы.

Организованный силами специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА», проектный офис позволяет:

  • руководителям проектов и высшему менеджменту компании обладать актуальной и достоверной информацией о ходе реализации проектов, возникающих проблемах и отклонениях, получать возможность принятия взвешенных и обоснованных решений;
  • всем участникам проектной деятельности понимать зону своей ответственности и, при необходимости, получать методологическую поддержку по всем вопросам управления проектами.



На Ваши вопросы готов
ответить наш эксперт:
Ким Юрий Владимирович
Руководитель направления Проектный офис
+7 (495) 258-06-68
consulting@pmpractice.ru






Повышение эффективности планирования и контроля реализации проекта


Создание проектного офиса для управляющих компании

Выполнение необходимых процедур управления


Создание и сопровождение проектного офиса ПНП и построения системы мониторинга

Мониторинг реализации проекта