2 ЭТАП. ОТРАБОТКА СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ ОИВ НА ПИЛОТНЫХ ПРОЕКТАХ

Результаты второго этапа:

1. Проводится отработка и утверждение методологии проектного управления в ОИВ на пилотных проектах.
2. Развивается мотивационный блок системы управления проектами: показатели проектной деятельности, положение о мотивации.
   
3. Развиваются сервисы проектного офиса, поддерживаются проекты «пилотного контура»: обеспечивается методологическая и административная поддержка на пилотных проектах.
   
4. Разрабатывается и внедряется первая очередь информационной системы управления проектами.
   
5. Проводится обучение руководящего состава и команд пилотных проектов работе в рамках методологии управления проектами.
   

В ходе второго этапа работ проводится последовательное наращивание и внедрение в практику методологических и организационных результатов первого этапа проекта, отрабатываются на практике и совершенствуются элементы создаваемой системы управления проектами ОИВ.

Организационная поддержка

Проектный офис обеспечивает административную и методологическую поддержку на проектах пилотного контура. Специалисты проектного офиса:

• помогают оформить, уточнить, согласовать и утвердить паспорта и планы проектов, поддерживают их в актуальном состоянии совместно с руководителями проектов и проектными командами; 
  
• обеспечивают поддержку проектного комитета: информируют кураторов проектов и членов проектного комитета о статусе проектов, разработанных паспортах и календарных планах проектов, ходе реализации проектов; 
  
• проводят для проектных команд разъяснения по положениям регламента управления проектами, в случае необходимости формируют предложения по внесению изменений в первую редакцию нормативно-регламентирующих документов;
• организуют обучение специалистов ОИВ проектным подходам, формируют план обучения проектной методологии и организуют его реализацию.
  

На втором и последующих этапах проектный офис выступает в качестве основной организационной структуры, поддерживающей процессы управления проектами и обеспечивающей работоспособность решений в рамках системы управления проектами ОИВ.

Роль проектного офиса

В отсутствие проектного офиса работы по внедрению проектных подходов в ОИВ имеют свойство «затухать» – организации склонны возвращаться к исторически сложившимся правилам, которые кажутся более привычными и знакомыми.

Поэтому важно выделить специалистов, целенаправленно занимающихся поддержанием проектной деятельности при административной поддержке ответственного за внедрение.

Методологическая поддержка

По результатам практической отработки на пилотных проектах в регламентирующую документацию вносятся улучшения:

• уточняется и детализируется форма паспорта проекта, корректируется типовая организационно-ролевая структура проекта, в которую при необходимости включаются типовые проектные роли: куратор проекта, руководитель проекта, методолог проекта, специалисты по техническому (технологическому), нормативному, финансовому обеспечению, эксперты;
• с учетом информации о реальных проектах формируется шаблон типового календарного плана проектов, в котором отражаются типовые вехи проектов: организационные мероприятия, контрактные вехи запуска и реализации конкурсных процедур, закрытия отдельных этапов, мероприятия регламентации и нормативного обеспечения проектов, другие типовые мероприятия;
• запускаются процессы мониторинга и контроля проектов, поддержанные соответствующими сервисами проектных офисов: сбор и формирование регулярной отчетности, мониторинг проектов по срокам, результатам, показателям, управление изменениями, рисками, организация и проведение совещаний, контроль исполнения проектных решений;
• по результатам отработки процессов вносятся корректировки в регламент управления проектами и шаблоны рабочих документов.
  

Формируются/уточняются показатели проектной деятельности – как в привязке к конкретным проектам, так и в целом в рамках проектного управления ОИВ. Параллельно разрабатывается проект положения о проектной мотивации.

На втором этапе целесообразно начинать разработку модели компетенций специалистов ОИВ в области проектного управления. Модель компетенций – это перечень компетенций, а также набор инструментов и методик, позволяющих проводить оценку и разрабатывать рекомендации по развитию (план развивающих мероприятий) этих компетенций.

Модель компетенций обычно разрабатывается кадровой службой ОИВ при методологической поддержке и координации со стороны проектного офиса. Обычно разработка модели компетенций специалистов ОИВ в области проектного управления длится от 3-х до 6-ти месяцев и может быть выбрана в качестве одного из пилотных проектов.

Технологическая поддержка

Проводится разработка и внедрение 1-й очереди ИСУП. Начинается опытная эксплуатация системы.

На первых этапах информационная система позволяет контролировать исполнительскую дисциплину и организацию проектов: наличие и статус паспортов и планов проектов, назначение обязательных проектных ролей, регулярность предоставления отчетов по проектами исполнение соответствующих процессов. 

Функциональность информационной системы также позволяет вести, актуализировать и контролировать планы по вехам, фиксировать проектные решения и осуществлять их мониторинг, поддерживать проектный документооборот.

По результатам реализации 1-й очереди информационной системы управления проектами может быть скорректирована методология управления проектами, поскольку работа системы позволяет оценить трудоемкость процессов, визуализировать основные показатели проектной деятельности, выявить ограничения методологических подходов, сформированных на первом этапе.

Обучение

Проводится обучение сотрудников методологии проектного управления, углубленное обучение по выделенным областям знаний (специализированные курсы) – календарное планирование, управление рисками и пр.

Начинается разработка модели компетенций, проводится оценка пилотной группы сотрудников (по итогам пилотного тестирования корректируется модель компетенций), разрабатываются планы обучения по управлению проектами на год.

В ходе второго этапа организация получает первые результаты применения проектных подходов: при поддержке проектного офиса формируется информация по проектам, которая на регулярной основе рассматривается проектным комитетом. Запускаются процедуры регулярного планирования (актуализации планов) и мониторинга проектов с использованием информационной системы управления проектами.

В ОИВ появляется понимание проектов – сформирован реестр проектов, по которым утверждены паспорта, планы, назначены ответственные. Не обязательно стараться описывать все проекты ОИВ. Наш опыт говорит, что паспортизация всей проектной деятельности и организация правильной работы по всем направлениям - это довольно длительный процесс, занимающий от 3-х до 6-ти месяцев. На этом этапе важно найти точки роста - проекты, демонстрирующие внятные эффекты от внедряемых правил управления: прозрачность текущей ситуации, возможность упреждающего мониторинга и контроля, принятие управленческих решений на базе объективной, регулярно поступающей информации.