Отраслевые решения и специальные проекты

Подготовка внедрения системы управления проектами в органе исполнительной власти

Внедрение системы управления проектами в органе исполнительной власти целесообразно выполнять в виде самостоятельного проекта с выделенными этапами. В этом случае принимаемые решения оформляются в виде проектных документов - паспорта проекта по внедрению системы управления проектами и плана по вехам на разработку и внедрение системы (дорожной карты внедрения системы). Обычно в ОИВ принимаемые решения фиксируются нормативным документом, например, приказом (распоряжением) по организации с приложениями в виде паспорта проекта и дорожной карты внедрения (плана по вехам).

Разбиение работы на 4 этапа (не обязательно кварталы), как это сделано в методических рекомендациях, логично, и позволяет выделить отдельные значимые для ОИВ результаты.

Работы по внедрению СУП могут быть выделены в отдельные направления (блоки):

организационная поддержка: формирование организационно-ролевой модели СУП, назначение ответственных за проекты, определение функций, ответственности и полномочий руководителя проекта, куратора проекта, создание проектного комитета и проектного офиса в ОИВ;
методологическая поддержка: разработка регламентов процессов управления проектами, положений системы управления проектами ОИВ и других нормативно-регламентирующих документов;
технологическая поддержка: разработка и внедрение информационной системы управления проектами, интеграция системы с другими информационными системами, поддерживающими функциональную деятельность ОИВ,
обучение: создание модели компетенций в области проектного управления, оценка компетенций, обучение специалистов методологии проектного управления, создание системы развития компетенций.

До начала реализации всех мероприятий проекта необходимо осуществить ряд подготовительных работ – подготовительный этап проекта. По результатам подготовки и запуска проекта утверждается паспорт проекта и дорожная карта внедрения системы управления проектами.

В первую очередь в ОИВ необходимо назначить ответственное лицо, наделенное полномочиями и ресурсами для осуществления внедрения системы. Обычно в качестве такого ответственного обычно выступает заместитель руководителя ОИВ, ответственный за стратегическое/организационное развитие, ключевые проекты или программы. В нашей практике встречались случаи, когда в качестве ответственного за внедрение проектных подходов выступали руководители, отвечающие за кадровое обеспечение ОИВ, юридическую или контрактную работу, финансово-экономический блок.

В рамках подготовительных работ формулируется и обсуждается предварительное видение целевого состояния системы управления проектами: пилотные проекты, организационные структуры (блоки) ОИВ, которые включаются в систему управления проектами на пилотных проектах, основные процессы управления проектами, прорабатываемые в первую очередь. Целесообразно укрупненно определить работы по созданию системы управления проектами (организация, методология, ИТ, обучение), ответственных за них, промежуточные сроки и результаты.

На подготовительном этапе не требуется детальная проработка решений. Целевое состояние системы обсуждается на уровне рабочей группы или экспертного совета при руководителе ОИВ. Предварительное видение может быть уточнено на последующих этапах.