Аутсорсинг проектного офиса – это передача управления проектом или части функций управления внешнему подрядчику. При этом ключевые решения по проекту в любом случае остаются у организации-Заказчика.
Аутсорсинг хорошо применим тогда, когда у организации не хватает собственных ресурсов для качественной поддержки процессов управления проектами, или не достает компетенций в области управления проектами для эффективного быстрого старта проекта с участием проектного офиса.
Подробнее
Агентный проектный офис нового поколения
Новый подход к управлению проектами: автономные агенты собирают данные, отслеживают сроки и контролируют поручения. Руководитель получает чистую аналитику и время на то, что действительно важно — стратегию.
Преимущества аутсорсинга для заказчика:
- наличие высококвалифицированных, опытных, компетентных специалистов;
- быстрое формирование проектного офиса «с первого дня запуска проекта»;
- заменяемость специалистов и возможность выбора конкретных персоналий в случае необходимости;
- опыт и экспертный потенциал ГК Проектная Практика».
Ваши потребности
Вам не хватает собственных специалистов для качественной поддержки процессов управления и достижения целей проекта?
Вам необходимо быстро запустить проект и сформировать сильную команду с необходимыми компетенциями, опытом и способностью эффективно выстраивать процессы управления?
Ваша цель - краткосрочный проект по непрофильной деятельности (внедрение ИТ-систем, масштабный переезд, реорганизация компании), для организации управления которым не хотелось бы отвлекать предметных специалистов?
Вы хотели бы привлечь независимую сторону для организации и отладки процессов управления проектом взаимодействия между большим количеством участников проекта?
Наше решение
Мы предлагаем услугу аутсорсинга Проектного офиса или отдельных специалистов для решения Ваших выделенных задач.
Проектный офис, в зависимости от конфигурации, может выполнять следующие функции:
1. Управленческие
- поддержка процессов управления проектом, обеспечение принятия управленческих решений.
2. Методологические
- разработка и поддержка в актуальном состоянии базовых управленческих документов (с учетом принятых у Заказчика правил управления проектами): устав проекта, регламенты процессов управления проектом в рамках проекта, шаблоны ключевых документов и др.;
- определение метрик для оценки качества процессов управления. Контроль качества и выработка мероприятий для повышения качества процессов управления.
3. Экспертно-консультативные
- экспертная и консультативная поддержка специалистов Заказчика.
4. Стратегические
- организация разработки и актуализация рабочих и высокоуровневых директивно-координационных планов проектов;
- выявление и оценка рисков. Ведение реестра рисков. Анализ влияния рисков на реализацию проекта. Выработка мероприятий реагирования;
- мониторинг достижения показателей проекта (целевые показатели, контрольные показатели, индикаторы реализации проекта).
5. Административные
- организация подготовки и проведение совещаний (участники, повестка, помещения, материалы к совещанию), подготовка и согласование протоколов;
- ведение реестра поручений (проектных решений), контроль их исполнения, формирование аналитики по исполнению поручений;
- сбор отчетности с участников проекта, консолидация и формирование сводных отчетов. Формирование аналитических отчетов о ходе реализации проекта;
- организация процедур согласования проектных документов, ведение структурированного хранения документов, обеспечение своевременного выполнения процедур, связанных с контрактным документооборотом;
- организация взаимодействия на проекте, обеспечение всех участников проекта необходимой информацией.
Технология взаимодействия с Заказчиком
Непосредственно с момента принятия решения о запуске Проектного офиса, наши специалисты начинают работать на Вашей территории для обеспечения поддержки процессов управления проектами.
Это возможно также и в том случае, если процессы управления проектами в Вашей компании четко не определены – ввиду соответствующей квалификации и опыта наших специалистов, готовности оперативно запустить поддержку процессов управления проектами в рамках базовой модели. Базовая модель – это ключевой набор функций (сервисов) Проектного офиса, необходимых для оперативного старта проекта с участием Проектного офиса.
Параллельно реализуется процесс уточнения функций (развития базовой модели), которые необходимо брать на аутсорсинг, уточнение процессов управления проектом, количества сотрудников и уровня их компетенций.
После уточнения потребностей начинается этап корректировки и развития базовой модели. В результате определяется конфигурация Проектного офиса, его место в организации, распределение функций и полномочий в рамках проектов, порядок взаимодействия. Все это фиксируется в Положении о Проектном офисе. При поддержке Проектного офиса разрабатываются/уточняются уставы проектов, регламент календарного планирования и мониторинга и другие документы, необходимые для эффективной реализации проекта.
В течение 5 дней с момента начала работ настраивается и вводится в работу типовая (базовая) версия проектного портала, в которой силами Проектного офиса начинает накапливаться, подвергаться анализу и обрабатываться информация о проекте. В дальнейшем с учетом разработанной нормативно-регламентной базы проектный портал адаптируется и развивается.
При необходимости, для специалистов Заказчика, которые будут взаимодействовать с Проектным офисом, проводится обучение основам управления проектами и работе на проектном портале.
Возможные варианты сотрудничества
В зависимости от ваших потребностей вы можете в рамках аутсорсинга привлечь одного или группу выделенных специалистов (менеджера Проектного офиса и/или администратора Проектного офиса).
По нашему опыту наиболее действенным является запуск комплексного Проектного офиса, решающего основной спектр вопросов поддержки проектов: разработки и запуска методологии процессов управления проектами с участием Проектного офиса, разворачивание специализированного ИТ решения (проектного портала), формирование комплексной команды специалистов с привлечением методологов, менеджеров и администраторов Проектного офиса.
Результаты
Какие результаты Вы сможете получить, передав управление проектом или части функций управления внешнему подрядчику?
- действующий Проектный офис, обеспечивающий эффективную реализацию всех проектов компании, поддержку процессов управления проектами;
- «быстрый старт» поддержки процессов управления проектами при участии Проектного офиса или проектных специалистов.