В общем случае проектный офис – это элемент корпоративной системы управления проектами организации (КСУП), который:
- располагает соответствующей нормативно-регламентной базой по процессам управления проектами, определяющей его функции и полномочия, шаблонами, методиками и пр.
- использует необходимые инструменты автоматизации в виде специализированной информационной системы,
- состоит из квалифицированных специалистов, обеспечивающих поддержку процессов управления проектами организации.
Подробнее
Агентный проектный офис нового поколения
Новый подход к управлению проектами: автономные агенты собирают данные, отслеживают сроки и контролируют поручения. Руководитель получает чистую аналитику и время на то, что действительно важно — стратегию.
У ГК «Проектная ПРАКТИКА» накоплен широкий опыт и компетенции решения вопросов аутсорсинга, организации, запуска, поддержки проектных офисов с учетом любой специфики и вопросов, которые стоят перед организацией в области управления проектами. В числе наших клиентов, использующих формат проектного офиса, ведущие и крупнейшие коммерческие структуры и государственные организации.
Решения по проектному офису соответствую российским и международным стандартам в области проектного управления (ГОСТ Р 54869-2011, ГОСТ Р 54870-2011, ГОСТ Р 54871-2011, НТК, PMBoK и др.), а также Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти (утв. Распоряжением Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. №26Р-АУ). Это подтверждается многолетней эффективной практикой организации систем управления проектами в интересах коммерческих организаций, проектных офисов в органах исполнительной власти федерального и муниципального уровня.
На сегодняшний день самыми востребованными услугами, предоставляемыми группой компаний «Проектная ПРАКТИКА» в рамках организации проектных офисов, являются:
- предоставление (аутсорсинг) проектного офиса, в этом случае заказчику предоставляются сотрудники (руководители, администраторы и методологи проектного офиса), выстраиваются и регламентируются процессы проектного управления, в соответствии с конфигурацией проектов и спецификой заказчика, разворачивается информационная система управления проектами и обеспечивается поддержка процессов управления проектом на всем цикле от запуска до завершения проекта. В этом случае Проектный Офис наполняется специалистами ГК «ПП» и обеспечивает функции административного, методического и технологического сопровождения проектной деятельности компании-заказчика.
- организация и запуск проектного офиса, в этом случае в проектный офис входят сотрудники заказчика, при этом исполнителем проводится обучение сотрудников заказчика, выстраиваются и регламентируются процессы проектного управления, в соответствии с конфигурацией проектов и спецификой заказчика, разворачивается информационная система управления проектами, а также осуществляется консультационная поддержка сотрудников заказчика до выхода на уровень самостоятельной работы.
Ваши потребности
Комплексная услуга аутсорсинга Проектного Офиса (организации работы и поддержка) доказала свою эффективность как для решения задач систематизации всей проектной деятельности компании, так и задач мониторинга выделенного крупного проекта или программы.
Это решение может быть полезно как для коммерческих компаний, так и для органов государственной власти.
Организация Проектного Офиса позволяет:
- систематизировать информационный обмен в рамках проекта;
- обеспечить контроль реализуемых проектов;
- своевременно информировать руководство о ходе проектов;
- унифицировать управленческие процедуры и повысить уровень зрелости корпоративной системы управления проектами;
- снизить непроизводственную нагрузку на ключевых специалистов организации, связанную с планированием, отчетностью и другими операциями.
Наше решение
При организации работы Проектного Офиса в компании Заказчика мы обычно предлагаем выделить следующие основные этапы:
1. Разработка нормативно-регламентного обеспечения
- организационная структура проектного офиса и его место в организации;
- распределение функций и полномочий в рамках проектов;
- порядок взаимодействия участников проектной деятельности;
- разработка уставов, календарных планов, планов управления по рискам, при необходимости, разработка бюджетов.
2. Аутсорсинг функций проектного офиса
Формирование команды из числа сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и выполнение требуемых функций Проектного офиса.
3. При необходимости - разработка и внедрение Проектного Портала, IT-компонента комплескного решения.
В условиях временных ограничений существует возможность использовать типовое IT-решение "Проектный Портал" по принципу SaaS (software as a service) - программное обеспечение, как услуга. Суть модели сводится к тому, что Заказчик не покупает программное обеспечение и не размещает софт на своих серверах, а получает доступ к необходимому типовому решению на сервере постащика (ГК "Проектная ПРАКТИКА), что позволяет в минимальные сроки (1-2 недели!) внедрить программу на предприятии.
1. Административное обеспечение
- разработка паспортов проектов, определение границ проектов;
- ведение календарных планов, реестров контролируемых показателей;
- выдача задействованным подразделениям и ответственным лицам заданий на выполнение задач проекта в соответствии с разработанным планом проекта;
- сбор отчетности, в т.ч. фактической информации о выполнении задач проекта, финансовых показателях, трудозатратах, фактических значениях других показателей;
- консолидация отчетности, подготовка отчетности по отдельному проекту и представление необходимой аналитической информации о ходе проекта руководству, проектной команде и другим заинтересованным сторонам, прогнозирование хода выполнения проекта;
- подготовка и проведение рабочих совещаний, ведение протоколов совещаний, ведение реестров поручений, контроль исполнения решений и поручений;
- контроль соблюдения установленных регламентов, форм документов;
- координация работ по изменениям, экспертиза предлагаемых изменений, доведение информации о принятых решениях до проектной команды;
- идентификация и оценка рисков, ведение реестров рисков;
- разработка необходимых организационно-распорядительных документов.
- разработка нормативно-регламентных документов по планированию, мониторингу, отчетности и анализу проекта;
- определение методологии управления изменениями, рисками, поручениями;
- при необходимости привлечение консультантов для решения сложных методических вопросов;
- консультационная поддержка участников проектов по применению разработанной методологии.
- разработка функциональных требований к ИТ-решениям;
- участие во внедрении автоматизированных систем;
- сопровождение эксплуатации созданных автоматизированных систем.
- формирование адаптированных под специфику проектов заказчика программ обучения;
- организация обучения (своими силами и силами привлеченных компаний);
- формирование и ведение кадрового резерва, аттестация и сертификация персонала;
- рекомендации по формированию проектных команд;
- популяризация проектного управления в компании, проведение тематических семинаров.
Технология взаимодействия с Заказчиком
Существует два варианта формирования проектного офиса по аутсорсинговой схеме:
-
проектный офис полностью сформирован из сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА», которые задействованы в работе до окончания работ по проекту;
-
в проектном офисе работает совместная команда сотрудников ГК «Проектная ПРАКТИКА» и сотрудников компании-Заказчика. В этом случае по мере обучения Ваших сотрудников функциям специалистов проектного офиса и плановой постепенной передачи компетенций от специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА» Вашим специалистам, число наших сотрудников в проектом офисе постепенно сокращается.
Результаты
Действующий проектный офис, обеспечивающий эффективную реализацию всех проектов компании в рамках единой методологии и автоматизированной системы.
Организованный силами специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА», проектный офис позволяет:
- руководителям проектов и высшему менеджменту компании обладать актуальной и достоверной информацией о ходе реализации проектов, возникающих проблемах и отклонениях, получать возможность принятия взвешенных и обоснованных решений;
- всем участникам проектной деятельности понимать зону своей ответственности и, при необходимости, получать методологическую поддержку по всем вопросам управления проектами.