facebook Проектная ПРАКТИКА youtube Проектная ПРАКТИКА  Вконтакте Проектная ПРАКТИКА   инстаграм Проектная ПРАКТИКА    


Блог проектной практики

14.04.2021
БЕРЕЖЛИВОЕ УПРАВЛЕНИЕ ПРОГРАММАМИ ПРОЕКТОВ. Часть 2. Определение ключевых элементов системы управления программами. Организационное оформление программ проектов.
Выстраивая СУПД, мы всегда стремимся найти оптимальный баланс между затратами на создание и поддержание решений по СУПД и выгодами — положительными эффектами, получаемыми организацией вследствие ее применения. Подходы к управлению программами не являются исключением.

Portfolio Management

The Standart For Portfolio management

Стандарт PMI по управлению портфелями проектов продолжает интегрированную линейку взаимосвязанных стандартов Института управления проектами PMI, в которую входят PMBOK Guide, The Standard For Program Management и OPM3. Он расширяет Свод знании по управлению проектами и дополняет их описанием общепринятых процессов, связанных с управлением портфелем проектов и программ организации безотносительно их отраслевой специализации.

Важное значение в Стандарте придается установлению связей со стратегией организации, возможностям отслеживания достижения целей через процессы интегрированного управления программами и проектами. Раскрывается взаимосвязь с функциональными областями управления: финансами, маркетингом, корпоративными коммуникациями, управлением персоналом.

Общая информация о стандарте

Разработчик:

Project Management Institute, Inc.
Four Campus Boulevard
Newtown Square, Pennsylvania 19073-3299 USA /
США
Тел: +610-356-4600
Факс: +610-356-4647
E-mail: pmihq@pmi.org
Интернет: www.pmi.org

Год издания:

2005г.

Версия:

драфт, англ.

Где можно приобрести:

Обеспечен доступ на ресурсе PMI в Internet: http://www.pmi.org для ознакомления и всех желающих высказать замечания и предложения по его доработке

Цель стандарта:

  • разработка системы управления портфелем программ, проектов, а также работ операционной деятельности организации:
    • О описание подхода к увязке процессов стратегического планирования организации с процессами системы управления портфелем;
    • О формулирование понятийного пространства и идентификация объекта управления портфелем;
    • О определение типовых процессов и их результатов в области управления портфелем без привязки к отраслевым особенностям бизнеса;
    • О описание ключевых ролей управления портфелем, зон их ответственности и полномочий

Структура:

ГЛАВА 1: ВВЕДЕНИЕ В ПОРТФЕЛЬНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

1.1 Цель стандарта Управление портфелем
Аудитория
1.2 Что является портфелем
1.3 Что является управлением портфелем
1.4 Связь с корпоративной стратегией
1.5 Связь управления портфелем с корпоративным управлением
1.6 Связь управления портфелем с операционной деятельностью
Финансы Маркетинг Корпоративные коммуникации Управление персоналом
1.7 Связь управления портфелем с управлением проектами и программами
1.8 Роль менеджера портфеля
Реализация выгод
Методы и техники управления программами и проектами
Развитие процессов и непрерывное совершенствование Общие навыки управления
1.9 Метрики управления портфелем
1.10 Отчетность в управлении портфелем
Отчетность о программах/программах предприятия
Финансовая отчетность предприятия

ГЛАВА 2: ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ И ОРГАНИЗАЦИЯ

2.1 Обзор процессов управления портфелем
2.2 Роли владельцев процессов в управлении портфелем и их обязанности
2.3 Влияние организации

ГЛАВА 3: ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ

 
Группы процессов управления портфелем
Взаимосвязь процессов управления портфелем
3.1 Идентификация
3.2 Категоризация
3.3 Оценка
3.4 Отбор
3.5 Приоритизация

3.6 Балансировка портфеля
3.7 Авторизация

3.8 Периодическая отчетность и обзор управления портфелем

3.9 Стратегическое изменение

ГЛОССАРИЙ

1.     Ключевые термины и определения

Под портфелем в Стандарте понимается набор независимых/взаимосвязанных проектов и/или программ, сгруппированных для повышения эффективности достижения стратегических целей.

Управление портфелем рассматривается как централизованное управление одним или несколькими портфелями, реализующим следующие функции: идентификацию, категоризацию, оценку, отбор, расстановку по приоритетам, обеспечение сбалансированности портфеля, формирование обзоров и периодической отчетности, поручение и контроль, руководство проектами, программами и другими связанными работами (портфельными компонентами) для достижения ключевых индикаторов стратегического плана организации.

2.     Система управления портфелем

На рисунке представлены место и взаимосвязи управления портфелем со стратегией организации и деятельностью, направленной на создание новой стоимости.

При этом рассматривается как операционный, так и проектный аспект деятельности. Эффективность с позиции управления портфелем оценивается как получение оптимальных результатов выполнения программ, проектов, работ, определяемых величиной прироста стоимости, с минимальными усилиями и ресурсами. Последовательность и взаимосвязь процессов управления портфелем с процессами организации разработчики Стандарта видят в следующей интерпретации:


2.1           Роли в управлении портфелем

Связь управления портфелем с управлением программами и проектами устанавливается через реализацию следующих функций менеджера портфеля:

  • выравнивание компонентов в соответствии со стратегией;
  • обеспечение сбалансированности и устойчивости компонентов как частей портфеля, основанных на ключевых индикаторах;
  • оценка стоимости и взаимосвязей компонентов портфеля;
  • определение доступности ресурсов и расстановка приоритетов;
  • включение и исключение портфельных компонентов.

Система управления портфелем для эффективной поддержки выполения представленных функций предусматривает вовлечение следующих ключевых ролей и подразделений в управление портфелем:

  • Наблюдательный совет управления портфелем;
  • Клиенты;
  • Спонсоры;
  • Исполнительные директоры;
  • Менеджеры программ;
  • Офис управления программами и проектами;
  • Функциональные менеджеры;
  • Финансовые менеджеры;
  • Участники команды проекта.

В отдельном разделе кратко рассмотрены их взаимодействие и влияние на управление компонентами портфеля.

При идентификации ключевой роли в управлении портфелем проектов – менеджера портфеля - выявлены следующие дополнительные функции, определяющие отличительные признаки портфельного управления:

  • расстановка приоритетов и выравнивание компонентов управления портфелем в соответствии со стратегическими целям;
  • обеспечение ключевых акционеров своевременными результатами оценки, ранней идентификации воздействий на выполнение работ компонентов портфеля;
  • измерение стоимости организации с помощью инвестиционных инструментов, таких как: ROI, NPV, PP.

2.2 Процессы управления портфелем

Корпоративные процессы организации оказывают воздействие и влияют на эффективность управления портфелем через слудующие факторы:

  • организационную культуру (уровень зрелости и готовность к изменениям);
  • экономическое давление (повышение процента успешной реализации проектов);
  • организационные воздействия (противоречия с функциональными областями).

Процессы управления портфелем представлены двумя группами:

  • Группа процессов выравнивания - включает элементы управления портфелем, относимых к категориям и тем компонентам, которые подвергаются оценке с целью их включения/ исключения в состав портфеля;
  • Группа процессов мониторинга и контроля – основана на индикаторах деятельности, с помощью которых периодически выравниваются компоненты портфеля относительно стратегических целей.

Группа процессов выравнивания обеспечивает текущей информацией программную/проектную деятельность, направленную на достижение стратегических целей в той мере, в какой это относится и к операционной, позволяя оценивать компоненты и управлять ими. Данная группа процессов активизируется на время актуализации стратегических целей организации в рамках формирования годовых/квартальных бюджетов и планов организации на ближайшую перспективу или в случае изменения деловой конъюнктуры.

Группа процессов мониторинга и контроля обеспечивает выполнение действий в рамках управления портфелем согласно метрикам прогресса, определенных организацией. Такие показатели как ROI и NPV могут отслеживаться путем агрегирования информации по метрикам прогресса выполнения действий портфеля.

В общем виде процессы управления портфелем и их взаимосвязи со стратегическим планом, определяющими факторами и процессами управления компонентами можно разработчиками представлены следующим образом:

Последовательность и результаты выполнения процессов можно отследить по следующим наиболее информативным входам/выходам, представленным в таблице:

Процесс управления портфелем

вход

выход

Идентификация

• стратегический план
• определение компонента
• основные описания компонента
шаблоны

• перечень компонентов
• основные описания каждого компонента
• перечень отклоненных компонентов

Категоризация

• перечень компонентов
• основные описания компонентов
• категории

• перечень категоризированных компонентов

Оценка

• стратегический план
• перечень категоризированных компонентов
• основные описания компонента

• перечень категоризированных и оцененных компонентов
• стоимостная оценка каждого компонента
• визуальные представления
• рекомендации

Отбор

• стратегический план
• перечень категоризированных и оцененных компонентов
• стоимостная оценка каждого компонента
• визуальные представления
• рекомендации по результатам оценки

• перечень категоризированных, оцененных и отобранных компонентов
• рекомендации

Приоритизация

• перечень категоризированных, оцененных и отобранных компонентов
• рекомендации

• перечень категоризированных компонентов в соответствии со стратегической категорией

Балансировка портфеля

• перечень категоризированных компонентов в соответствии со стратегической категорией
• критерий управления портфелем
• метрики прогресса управления портфелем
• ограничения способности
• рекомендации по перегруппировке портфеля на основе обзора и отчетности

• перечень одобренных компонентов портфеля
• конечный актуализированный перечень основных альтернатив
• распределение актуализированных/ улучшенных компонентов портфеля

Авторизация

• перечень улучшенных компонентов портфеля
• требования к бюджету компонента
• требования к ресурсам компонента
• перечень одобренных компонентов

• дополнения к списку компонентов
• актуализация ожиданий
• бюджет улучшенного компонента и исключения
• ресурсы улучшенного компонента и исключения
• исключенные компоненты
вехи управления портфелем

Периодическая отчетность и обзор управления портфелем

• данные
• ресурсное распределение и способность
• ограничения окружения
• корпоративные стандарты управления и контроля, ограничения
• критерий оценки и отбора
• актуализированные KPI’s
• стратегические цели и стратегия
• критерий управления портфелем

• указания относительно компонентов
• рекомендации по перегруппировке портфеля
• рекомендации для бизнеса
• критерий отбора
• актуализированные ключевые индикаторы
• отчет о достижении цели

Стратегическое изменение

• периодическая отчетность и обзор
• актуализированный стратегический план

• новый критерий

Пояснения и описание элементов таблицы приведены в стандарте и в дальнейшем предполагают уточнение и содержательное раскрытие в объеме, необходимом для представления интересующимися о месте и роли управления портфелем в организации.

Сертификация по управлению проектами