Внедрение информационной системы управления проектами на базе Microsoft EPM 2007

«ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» является головной организацией по информационно-технологическому обеспечению деятельности Группы «ЛУКОЙЛ». В его задачи входит разработка, внедрение и сопровождение интегрированных систем управления в вертикально-интегрированной нефтяной компании «ЛУКОЙЛ», систем управления производством и технологическими процессами, обеспечение корпоративной информационной безопасности, развитие и обслуживание телекоммуникационной инфраструктуры. «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» - один из крупнейших операторов связи России на информационно-технологическом рынке услуг, сотрудничающий с ведущими мировыми компаниями в этой области.

В 2006 году в «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» был создан отдел организации управления проектами, перед которым была поставлена задача построения эффективной системы управления проектами.

Исторически управление проектами в разных подразделениях «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» осуществлялось различными способами – отсутствовала единая методология и информационная платформа для управления проектами. Например, календарные планы проектов велись как в файлах Microsoft Project различных версий, так и в файлах Excel. Для организации совместной работы планы пересылались по электронной почте, что приводило к потере актуальных версий, невозможности оперативно отслеживать изменения и проводить анализ по всей совокупности одновременно реализующихся проектов. Эти и другие проблемы стали причиной запуска процесса создания Корпоративной системы управления проектами (КСУП).

Были сформулированы следующие первоочередные задачи проекта:

• формализация и стандартизация объектов и процессов управления, процедур и форм документов по управлению проектами в виде стандарта управления проектами;
• обучение персонала, задействованного в управлении проектами, выполнению своих обязанностей в соответствии с разработанным стандартом;
• создания и внедрения информационной системы поддержки процессов управления проектами, портфелем проектов компании.

При выборе возможных вариантов решения задачи специалисты «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» выработали ряд критериев, которым должна была удовлетворять будущая система:

• Наличие функций календарного планирования;
• Ориентированность на совместную работу через web, включая работу удаленных филиалов;
• Простота освоения и наличие стандартного интерфейса, «легкость» системы во внедрении;
• Наличие на рынке квалифицированного поставщика по развертыванию системы, консалтингу, обучению персонала;
• Возможность получить практические результаты от внедрения системы в кратчайшие сроки.

Изучая опыт российских и зарубежных компаний по решению подобных задач, руководство «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» остановило свой выбор на платформе Microsoft EPM 2007. Немаловажным фактором в пользу решения Microsoft было наличие у специалистов «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» значительного использования продуктов семейства Microsoft Office в своей повседневной работе.

«В «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» уже несколько лет используется Microsoft Project как основной инструмент разработки календарных планов проектов. Использование Microsoft EPM позволило объединить разрозненную информацию по проектам в единое хранилище и централизованно ей управлять».

Олег Рыков, начальник отдела организации управления проектами «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ».

На первом этапе создания системы был выделен пилотный полигон, в состав которого вошли 4 управления «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ». Силами совместной команды специалистов заказчика и консультантов компании «ТЕКОРА-Консалтинг», входящей в ГК «Проектная ПРАКТИКА», был разработан корпоративный стандарт по управлению проектами, подготовлено техническое задание на первую очередь системы, в соответствии с которым предусматривалась автоматизация следующих процессов:

• календарное планирование;
• консолидация информации о выполнении календарных планов проектов для формирования отчетности и проведения анализа;
• контроль сроков реализации мероприятий проекта;
• контроль целевых показателей проекта;
• ведение библиотеки шаблонов проектных документов;
• планирование и отслеживание использования ресурсов на проектах;
• учет затрат в разбивке по работам проектов.

На выделенном сервере было развернуто решение на базе Microsoft EPM. Система была сконфигурирована в соответствии с ТЗ. Помимо стандартных настроек форм ввода и просмотра информации, специалистами ГК «Проектная ПРАКТИКА» был разработан ряд специализированных отчетов по использованию рабочего времени сотрудников и подрядчиков «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» на проектах. После проведения обучения сотрудников, развернутый прототип был подвергнут функциональному и нагрузочному тестированию. По результатам тестирования в систему были внесены незначительные изменения и в настоящее время система сдана в промышленную эксплуатацию.

Ввод в эксплуатацию первой очереди системы позволил достичь следующих результатов:

• Информация по проектам загружена в единое хранилище (Microsoft Project Server);
• Создан корпоративный пул ресурсов (более 400 сотрудников) и инструменты анализа занятости персонала на проектах;
• Подключен один из удаленных филиалов «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» (г. Пермь);
• Разработан инструмент создания библиотеки типовых календарных планов по реализации проектов.

«Использование корпоративного решения по управлению проектами Microsoft Enterprise Project Management в «ЛУКОЙЛ-ИНФОРМ» показало возможность успешного применения таких решений для управления проектами в крупных территориально распределенных компаниях, но при этом необходимо понимать, что Microsoft Project – это всего лишь инструмент, который должен накладываться на эффективно функционирующие организационные процессы».

Микушкин Роман, руководитель проекта внедрения со стороны  ГК «Проектная ПРАКТИКА»