Разработка и внедрение нормативно-регламентной базы и информационной системы управления проектами. Аутсорсинг функций проектного офиса

Холдинг «АДАМАС» - лидер российского ювелирного рынка, имеющий множество динамично развивающихся направлений и проектов развития. На сегодняшний день в России работает более 150 фирменных магазинов «АДАМАС». Оптовые поставки производятся более чем в 1000 ювелирных магазинов России, а так же в магазины Украины, Казахстана, Молдавии, Белоруссии, Латвии, Литвы, Эстонии, Англии, Германии, Канады.

В целях повышения эффективности управления проектами холдинга было принято решение о создании проектного офиса для управляющей компании.

Для реализации этой задачи в начале 2007 года была привлечена компания «ТЕКОРА-Консалтинг». Работы были разделены на 2 этапа:

1. подготовка и запуск проектного офиса;

2. аутсорсинг функций проектного офиса в пилотной зоне.

Такая организация работ позволила в минимальные сроки создать необходимую нормативно-методическую и программно-техническую базу для работы проектного офиса и на практике приступить к применению проектных инструментов.

В рамках первого этапа продолжительностью около 1,5 месяца были получены следующие результаты:

• подготовлены и утверждены регламент планирования, контроля и отчетности по проектам и альбом форм рабочих документов по управлению проектами;
• спроектирована и развернута на технической базе заказчика информационная система на базе Microsoft Enterprise Project Managment 2003.

В рамках 2-го этапа функции проектного офиса были преданы на аутсорсинг совместной команде сотрудников заказчика и специалистов компании «ТЕКОРА-Консалтинг». Подобный «симбиоз» позволил соединить в работе проектного офиса не только эффективные подходы в сфере управления проектами, но и компетенции в предметной области, знание специфики бизнеса заказчика.

В течение шести месяцев работы офиса происходило наращивание его «мощности» до фактически полного охвата проектов и программ управляющей компании, причем делалось это в большей степени силами персонала заказчика, без дополнительных затрат на внешний аутсорсинг. Достичь этого результата позволило такое взаимодействие между консультантами компании «ТЕКОРА-Консалтинг» и специалистами холдинга «АДАМАС», когда передача опыта осуществлялась как на «личном примере», так через мини-тренинги.

Стоит также отметить, что подготовка дополнительных нормативно-методических документов и разработка новых функциональных блоков информационной системы осуществлялась специалистами компании «ТЕКОРА-Консалтинг», продолжающих работать в составе проектного офиса в ходе выполнения аутсорсинговых работ. Это позволило более полно обеспечить необходимыми инструментами деятельность проектного офиса.

После полугода успешной работы офиса, исполнение его функций было полностью передано специалистам компании «АДАМАС».

В результате за счет разработки и применения на реальных проектах базовых процедур управления проектами, внедрения информационной системы, отладки деятельности проектного офиса управляющая компания «АДАМАС» получила работающий эффективный механизм реализации своих программ и проектов.