Построение системы управления проектамиНалоговый комитет Министерства финансов Республики Казахстан является ведомством Министерства финансов Республики Казахстан, осуществляющим в пределах компетенции центрального исполнительного органа реализационные и контрольные функции в сфере обеспечения полноты и своевременности поступлений налогов и других обязательных платежей в бюджет, полноты и своевременности перечисления обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды и социальных отчислений в Государственный фонд социального страхования, производства и оборота этилового спирта и алкогольной продукции, производства и оборота табачных изделий, производства и оборота отдельных видов нефтепродуктов. Развитие экономики Республики Казахстан требует применения новых эффективных механизмов во всех ее областях. Уже сейчас многие частные компании и государственные органы внедряют и используют на практике принципы и подходы такой важной дисциплины, как управление проектами. Учитывая, что в рамках Налогового Комитета Министерства Финансов Республики Казахстан ежегодно реализуется большое количество сложных проектов, было принято решение о разработке и внедрении Корпоративной системы управления проектами, предназначенной в первую очередь для управления ИТ-проектами. «Налоговый комитет Республики Казахстан реализует значительное число ИТ-проектов, позволяющих сделать работу комитета более эффективной, современной, отвечающей запросам налогоплательщиков и Правительства республики. Создание единой системы управления ИТ-проектами, на наш взгляд, позволит более точно планировать результаты проектов, осуществлять контроль, принимать качественные решения на основе оперативной информации» Хамзина С.Р., руководитель проекта от Налогового Комитета Корпоративная система управления проектами (КСУП) представляет собой комплекс организационных, методических, технических и программных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами в организации. Создание эффективной корпоративной системы управления проектами предполагает совместное развитие трех ее компонентов:
Система управления проектами призвана решить проблемы верхнего уровня управления проектами, связанные с отсутствием регламентированной системы управления проектами, которые приводят к несоответствию полномочий и ответственности участников проектной деятельности, отсутствию выделенных уровней управления проектами и неформализованным процессам управления проектами. В качестве подрядчиков по разработке корпоративной системы управления проектами была привлечена компания «ТЕКОРА-Консалтинг» (ГК «Проектная ПРАКТИКА»). Решение 1. Нормативно-регламентная и методическая база системы управления проектами (НРБ). На первом этапе проекта по созданию и внедрению КСУП был разработан Корпоративный Стандарт управления проектами Налогового Комитета. Стандарт управления проектами включил нескольких частей, которые описывают основные требования к проектам (их классификацию, жизненный цикл и пр.), организационную структуру управления проектами, и, кроме того, он содержит детальное описание основных процессов управления проектами и шаблоны основных проектных документов. В дополнение к Стандарту в Налогового Комитета были разработаны документы нормативно-регламентной базы управления проектами, определяющие и описывающие процессы по отдельным областям знаний управления проектами, порядок и сроки выполнения управленческих задач, распределение обязанностей между участниками этих процессов, состав, формы и содержание различных проектных документов, и другие обязательные для исполнения требования. В частности, для ИТ-проектов были разработаны методические рекомендации и регламенты, охватывающие следующие области управления проектами:
Разработанная нормативно-регламентная и методическая база позволила планировать не только работы подрядчиков, но и работы, выполняемые в рамках проекта сотрудниками Налогового Комитета. Это дало возможность сократить время подготовку предпроектных документов, и в целом сократить сроки реализации проектов. Кроме того, подходы к календарному планированию, заложенные в НРБ, дали возможность экономить трудозатраты при планировании аналогичных проектов. «Особо следует отметить, что в НРБ была закреплена структура и схема премиальных выплат за участие в реализации ИТ-проектов. Премии по результатам проекта будут распределяться не только между сотрудниками Управления Информационных Технологий, но также и среди сотрудников других подразделений НК МФ РК, которые были задействованы на проекте. Теперь каждый сотрудник НК МФ сможет понять, каким образом он будет поощрен по результатам его работы на конкретном проекте». Герун А.В., Руководитель Управления информационных технологий 2. Информационная система управления проектами Еще одним немаловажным компонентом КСУП стала Информационная система управления проектами (ИСУП), созданная на базе семейства продуктов Microsoft Enterprise Project Management. ИСУП НК МФ РК представляет собой систему календарного планирования, функционирующую совместно с подсистемой проектных коммуникаций, таким образом, ИСУП позволяет упростить создание календарных планов проектов, назначение ответственных за работы, сбор информации об исполнении работ, управление рисками, централизованное хранение любой релевантной информации по проектам, а также создание и согласование (в электронном виде) различных проектных документов. «Информационная система создана как система, функциональность которой зависит от проектной роли использующего ее сотрудника Налогового Комитета. Так, например, руководитель проекта может создавать и редактировать календарные планы, по работам которых в дальнейшем в электронном виде отчитываются члены команды проекта, причем каждый из них видит только свои работы» Шевченко Денис, Руководитель проекта со стороны ГК «Проектная ПРАКТИКА»
Разработанная в составе ИСУП подсистема проектных коммуникаций позволяет упросить и ускорить процедуры разработки и согласования различных проектных документов. В настоящее время в систему введены шаблоны основных документов, на основании которых участники проекта могут легко и быстро разработать документы по своему проекту. Сформированный документ отправляется на согласование в электронном виде. Куратор проекта, Заказчик и прочие заинтересованные стороны автоматически получают по электронной почте предложения рассмотреть и согласовать созданные в ИСУП проектные документы по подотчетным им проектам. Вся информация о ходе согласования доступна в ИСУП в реальном времени. Еще одной немаловажной составляющей ИСУП является архив проектной документации. Фактически ИСУП содержит в себе хранилище документов, относящихся к размещенным в ней проектам. Использование хранилища документов ИСУП позволит создать полноценную Базу знаний по проектам, которая будет служить ценным источником информации для планирования и реализации новых ИТ-проектов. 3. Обучение Наличие квалифицированных кадров – одно из обязательных условий эффективного функционирования любой Корпоративной Системы управления проектами. Поэтому в рамках разработки и внедрения КСУП было предусмотрено обучение сотрудников комитета, которое позволило им эффективно управлять проектами с учетом разработанной нормативно-регламентной базы и с использованием информационной системы. «Из нашего опыта мы знаем, что неэффективно просто рассказывать о правильных подходах к управлению проектом. Основные вопросы начинают возникать в момент практической работы, когда необходимо принимать решения. Именно поэтому много времени было уделено обучению на рабочих местах, коучингу на реальных примерах» Шестопалов П. Л., Ведущий преподаватель ГК «Проектная ПРАКТИКА» Разработка и создание корпоративной системы управления проектами в Налоговом Комитете Министерства Финансов Республики Казахстан шло с сентября 2007 по сентябрь 2008 года. За относительно небольшой период работы в режиме промышленной эксплуатации система стала давать ожидаемые эффекты. К списку проектов
|
