Переход на профиль в социальной сети          

ПМ Форсайт. ЧАсто задаваемые ВОпросы

Интерфейс, персонализация, доступ
Как организован доступ в Систему? Можно ли получить доступ к Системе, находясь вне корпоративного контура?
Доступ к Системе может быть получен с любого устройства (компьютер, планшет, смартфон), имеющих подключение к сети Интернет. Обязательное условие – наличие у Вас логина и пароля для входа в систему.

Доступ к Системе Вы получите соответственно определенным для Вас или Вашей роли правами.

Ролевая модель и права доступа настраиваются функциональным администратором Системы от Вашей организации.
    Какой браузер необходимо использовать для работы с Системой?
    ПМ Форсайт имеет web-интерфейс, поддерживающий работу со всеми распространенными и наиболее популярными браузерами – Яндекс.Браузер, Google Chrome, Internet Explorer и пр.
    Можно ли в Системе как-то персонализировать рабочий стол пользователя?
    Вид главной страницы ПМ Форсайта может быть настроен под потребности пользователя и согласно его роли в системе. Настраивать вид главной страницы можно для групп пользователей и для каждого пользователя отдельно. Настройка предполагает выбор перечня виджетов, отображаемой в них информации, а также их оформления, формы, размера и места расположения на рабочем столе.

    Кроме того, для отдельных пользователей или ролей в Системе может быть предусмотрены специальные панели управления – например, панель руководителя портфеля проектов.
    Можно ли учесть в оформлении интерфейса ПМ Форсайта корпоративный стиль нашей Компании?
    Интерфейс Системы может быть настроен с учетом пожеланий Заказчика. В Системе можно разместить логотип компании и учесть цветовую гамму. При необходимости, можно рассмотреть возможность более глубокой настройки дизайна Системы.
    Можно ли работать с ПМ Форсайтом со смартфона? Есть ли какие-то ограничения по такой работе?
    ПМ Форсайт поддерживает адаптивную верстку и удобен в использовании в полнофункциональном режиме при работе со смартфона или планшета, подключенного к сети Интернет. Работа с Системой осуществляется через браузер.
    Паспортизация проекта
    По какому принципу определяется код проекта в Системе? Можно ли учесть специфику компании?
    Кодификация проектов может производиться Системой автоматически по единым правилам или в «ручном режиме». Правила кодификации и ее вариант («ручной» / «автоматический») определяются при внедрении Системы.
    Учитывает ли Система требования Постановления Правительства № 1288?
    ПМ Форсайт развивается уже много лет и успешно применяется как коммерческими компаниями, так и органами государственного управления. ПМ Форсайт имеет несколько вариантов реализации. Вариант ПМ Форсайт, разработанный специально для применения в государственном секторе, полностью соответствует требованиям, определенным Постановлением Правительства №1288, и учитывает в т.ч. требования к: ролевой структуре, структуре проектов (от национального уровня до уровня муниципалитета), к форме и наполнению ключевых проектных документов (паспорта, отчеты и пр.). При необходимости, Система может предусматривать возможность выгрузки, например, паспорта проекта в формате не только предусмотренном соответствующими федеральными методическими рекомендациями, но и принятом в конкретной организации.
    Карточка проекта содержит довольно много вкладок и полей для заполнения. Как повлияет на работу с Системой отсутствие части информации?
    Часть информации носит справочный характер, ее наличие или отсутствие не влияет на автоматизируемые процессы. В тоже время наличие такой информации может быть удобным при работе с проектом.

    Другая часть информации прямо влияет на возможность использования той или иной функциональности. Например, информация о результатах проекта позволяет организовать контроль проекта по показателям получения результатов.

    Отсутствие такой информации не критично с точки зрения работы с Системой, но может не позволить воспользоваться полезной для задач управления возможностью. В конечном итоге, решение о наполнении карточки проекта должно определяться принятой в Вашей организации методологией управления проектами.
    Чтобы получить пользу от Вашей Системы в нее надо заносить много информации. Из Вашего опыта, для этого необходимо ли увеличивать штатное расписание?
    Вся информация в Системе ведется участниками проектной деятельности. Для этого нет необходимости приглашать дополнительных людей. При реализации проектов всё равно приходится использовать массу разрозненных инструменты хранения и обмена информацией - Excel, электронная почта и др. ПМ Форсайт позволяет не увеличить, а уменьшить совокупные трудозатраты, которые тратятся на сбор и обмен актуальной информации по проектам.
    Отчетность, панель управления, работа с данными
    У нас принято готовить аналитические справки на бумаге по проекту по запросу руководителя. Функциональность, связанная с подготовкой статус отчетов, для нас излишняя. Можно ее «убрать» из Системы?
    Функциональность сбора статус-отчетов может быть «выключена», но по нашему опыту сбор аналитических справок "на бумаге" - не рекомендуемая нами практика, т.к. она приводит к утере информации и неэффективному расходованию усилий проектных команд. Мы крайне рекомендуем внедрить процесс регулярной статус отчетности, формируемой в существенной степени на основе информации из Системы. Это не только позволит руководству быть в курсе дел по проекту, но и косвенно будет стимулировать участников проектов работать с Системой. Кроме того, это позволит использовать информацию, ранее накопленную в Системе.
      Можно ли статус отчет формировать автоматически на основе данных в Системе?
      Система автоматически формирует статус-отчет по проекту на основе содержащихся в системе актуальных данных. Ответственному сотруднику необходимо лишь заполнить эскалируемую информацию и, при необходимости, прокомментировать значимую информацию.
      Можно ли с помощью Системы собирать информацию для статус-отчетности с внешних подрядчиков?
      Да, в ПМ Форсайте можно настроить формирование статус-отчетов на основе информации, вносимой в том числе внешними подрядными организациями.

      Для таких случаев потребуется определить права доступа в Систему для таких внешних участников проекта.
      Может ли руководитель, работая в Системе запросить внеплановый отчет?
      В ПМ Форсайте предусмотрена как регулярная отчетность, так и отчетность по требованию руководства (внеплановая отчетность).
      Может ли руководитель с помощью ПМ Форсайт оценить динамику выполнения показателей по проекту? Может ли определить, предупреждал ли его руководитель проекта о рисках ранее?
      В Системе могут быть реализованы отчеты, позволяющие оценить динамику выполнения показателей.

      Система хранит все статус-отчеты в хронологическом порядке, что позволяет отслеживать динамику отчетных показателей по проекту.

      В рамках статус отчетов руководителю видна информация по прогнозу рисков, связанных с ключевыми показателями на текущую дату и на дату предыдущего отчета.
      Можно ли в ПМ Форсайте контролировать уровень загрузки участников проектов? Можно ли оценить число проектов или задач, за которые отвечает тот или иной участник проекта?
      В Системе предусмотрен стандартный отчет, показывающий загрузку всех участников проектной деятельности в разрезе всех видов активностей.
      Как в Системе обеспечивается достоверность предоставляемой исполнителями информации?
      В ПМ Форсайте предусмотрен ряд механизмов, позволяющих повысить степень доверия к информации. Это верификация информации уполномоченным лицом, встречная проверка информации из разных источников, сверка плановых и фактических данных, документарное подтверждение (прикладывание сканов документов) и пр. Для каждого конкретного случая при внедрении Системы определяется свой набор решений, позволяющих обеспечить достоверность используемой информации.
      Личный кабинет и панель руководителя содержат укрупненную информацию. Может ли руководитель быстро найти первичную информацию – причины проблем, ответственного за отклонение, подтверждающий документ и пр.?
      ПМ Форсайт позволяет изучать проблему "сверху-вниз" путем рассмотрения всей связанной информации. В Системе реализован подход «drill-down» или постепенной детализации информации по запросу - обычно для получения всей необходимой информации требуется не более 3-х кликов.
      Может ли участник проекта узнать, какая информация о его работе будет видна и использована руководителем.
      Это решается обычно в момент внедрения, также доступ к информации может быть настроен администратором Системы.
      Можно ли в ПМ Форсайте сформировать панель управления для нескольких разных руководителей? Например, для нескольких руководителей портфелей проектов и для руководителя проектного офиса?
      Да, в ПМ Форсайт можно настроить панели управления для разных руководителей, в т.ч. отвечающих за реализацию портфелей проектов или за поддержку проектной деятельности.
      Можно ли подгрузить данные, имея подключение к сети интернет, а затем работать с Системой в режиме офф-лайн без подключения к интернету?
      Для работы в режиме офф-лайн удобнее работать с использованием мобильного приложения, которое можно приобрести дополнительно к стандартной поставке Системы. По нашему опыту этот формат работы в последнее время становится все менее и менее востребованным.
      Поручения, совещания
      Как будет проинформирован участник проекта, если в Системе для него будет создано поручение?
      Исполнитель по поручению видит все свои поручения с помощью специальных информационных виджетов на рабочем столе. В Системе также предусмотрены почтовые уведомления, которые могут быть «включены» по отдельному запросу.
        Можно ли с помощью ПМ Форсайта формировать протоколы совещаний?
        В ПМ Форсайте предусмотрена широкая функциональность, поддерживающая подготовку и проведение совещаний, а также действия выполняемые по итогам совещания. В частности, можно прямо в ходе совещания зафиксировать договоренности, автоматически сформировать протокол в принятом в организации формате в виде документа «.doc» и выгрузить его из Системы для дальнейшей работы. В Системе также может быть настроено согласование протокола и его «разборка» по поручениям с привязкой к конкретным исполнителям.
          Как контролируется выполнение поручения в Системе?
          В Системе предусмотрено несколько уровней контроля исполнения поручений.

          Может быть, например, принят порядок, требующий: подтверждения о выполнении со стороны контролера; прикладывать подтверждающие артефакты; «закрытие» поручения после устного доклада в ходе последующего совещания и т.д.

          В любом случае, невыполненные в срок поручения будут видны как инициатору поручения, так и исполнителю с помощью виджетов на рабочем столе и специальных отчетов.
            Если исполнитель не выполнит поручение, то кто об это узнает?
            Обычно информация о невыполнении поручения видна всем участникам проекта, в рамках которого данное поручение выдано. Отдельно предусмотрены уведомления для инициатора и контролера поручения. Кроме того, предусмотрена специальная отчетность по исполнению поручений, которая обычно используется проектным офисом и руководителями разных уровней (РП, Куратор проекта, Руководитель портфеля и др. роли).
              Предусмотрена ли в рамках функциональности работы с совещаниями возможность использования документов, презентаций и других материалов?
              Да, в Системе к совещанию могут прикрепляться любые документы, которые должны использовать участниками совещания. Более того, такие документы могут прикрепляться к отдельным вопросам совещания и могут быть доступны участникам до совещания, на момент формирования его повестки.
              Разное
              Требуется ли для работы с Вашей Системой разрабатывать специальные нормативные документы?
              ПМ Форсайт можно эффективно использовать в рамках общепринятой нормативно-регламентной базы в области проектного управления. Если в Вашей организации не приняты нормативные документы такого свойства, мы можем помочь с их разработкой.
                Сертификация по управлению проектами