ПМ Форсайт. ЧАсто задаваемые ВОпросы

Доступ к Системе может быть получен с любого устройства (компьютер, планшет, смартфон), имеющих подключение к сети Интернет. Обязательное условие – наличие у Вас логина и пароля для входа в систему.

Доступ к Системе Вы получите соответственно определенным для Вас или Вашей роли правами.

Ролевая модель и права доступа настраиваются функциональным администратором Системы от Вашей организации.

ПМ Форсайт имеет web-интерфейс, поддерживающий работу со всеми распространенными и наиболее популярными браузерами – Яндекс.Браузер, Google Chrome, Internet Explorer и пр.

Вид главной страницы ПМ Форсайта может быть настроен под потребности пользователя и согласно его роли в системе. Настраивать вид главной страницы можно для групп пользователей и для каждого пользователя отдельно. Настройка предполагает выбор перечня виджетов, отображаемой в них информации, а также их оформления, формы, размера и места расположения на рабочем столе.

Кроме того, для отдельных пользователей или ролей в Системе может быть предусмотрены специальные панели управления – например, панель руководителя портфеля проектов.

Интерфейс Системы может быть настроен с учетом пожеланий Заказчика. В Системе можно разместить логотип компании и учесть цветовую гамму. При необходимости, можно рассмотреть возможность более глубокой настройки дизайна Системы.

ПМ Форсайт поддерживает адаптивную верстку и удобен в использовании в полнофункциональном режиме при работе со смартфона или планшета, подключенного к сети Интернет. Работа с Системой осуществляется через браузер.

Кодификация проектов может производиться Системой автоматически по единым правилам или в «ручном режиме». Правила кодификации и ее вариант («ручной» / «автоматический») определяются при внедрении Системы.

ПМ Форсайт развивается уже много лет и успешно применяется как коммерческими компаниями, так и органами государственного управления. ПМ Форсайт имеет несколько вариантов реализации. Вариант ПМ Форсайт, разработанный специально для применения в государственном секторе, полностью соответствует требованиям, определенным Постановлением Правительства №1288, и учитывает в т.ч. требования к: ролевой структуре, структуре проектов (от национального уровня до уровня муниципалитета), к форме и наполнению ключевых проектных документов (паспорта, отчеты и пр.). При необходимости, Система может предусматривать возможность выгрузки, например, паспорта проекта в формате не только предусмотренном соответствующими федеральными методическими рекомендациями, но и принятом в конкретной организации.

Часть информации носит справочный характер, ее наличие или отсутствие не влияет на автоматизируемые процессы. В тоже время наличие такой информации может быть удобным при работе с проектом.

Другая часть информации прямо влияет на возможность использования той или иной функциональности. Например, информация о результатах проекта позволяет организовать контроль проекта по показателям получения результатов.

Отсутствие такой информации не критично с точки зрения работы с Системой, но может не позволить воспользоваться полезной для задач управления возможностью. В конечном итоге, решение о наполнении карточки проекта должно определяться принятой в Вашей организации методологией управления проектами.

Вся информация в Системе ведется участниками проектной деятельности. Для этого нет необходимости приглашать дополнительных людей. При реализации проектов всё равно приходится использовать массу разрозненных инструменты хранения и обмена информацией - Excel, электронная почта и др. ПМ Форсайт позволяет не увеличить, а уменьшить совокупные трудозатраты, которые тратятся на сбор и обмен актуальной информации по проектам.

Функциональность сбора статус-отчетов может быть «выключена», но по нашему опыту сбор аналитических справок "на бумаге" - не рекомендуемая нами практика, т.к. она приводит к утере информации и неэффективному расходованию усилий проектных команд. Мы крайне рекомендуем внедрить процесс регулярной статус отчетности, формируемой в существенной степени на основе информации из Системы. Это не только позволит руководству быть в курсе дел по проекту, но и косвенно будет стимулировать участников проектов работать с Системой. Кроме того, это позволит использовать информацию, ранее накопленную в Системе.

Система автоматически формирует статус-отчет по проекту на основе содержащихся в системе актуальных данных. Ответственному сотруднику необходимо лишь заполнить эскалируемую информацию и, при необходимости, прокомментировать значимую информацию.

Да, в ПМ Форсайте можно настроить формирование статус-отчетов на основе информации, вносимой в том числе внешними подрядными организациями.

Для таких случаев потребуется определить права доступа в Систему для таких внешних участников проекта.

В ПМ Форсайте предусмотрена как регулярная отчетность, так и отчетность по требованию руководства (внеплановая отчетность).

В Системе могут быть реализованы отчеты, позволяющие оценить динамику выполнения показателей.

Система хранит все статус-отчеты в хронологическом порядке, что позволяет отслеживать динамику отчетных показателей по проекту.

В рамках статус отчетов руководителю видна информация по прогнозу рисков, связанных с ключевыми показателями на текущую дату и на дату предыдущего отчета.

В Системе предусмотрен стандартный отчет, показывающий загрузку всех участников проектной деятельности в разрезе всех видов активностей.

В ПМ Форсайте предусмотрен ряд механизмов, позволяющих повысить степень доверия к информации. Это верификация информации уполномоченным лицом, встречная проверка информации из разных источников, сверка плановых и фактических данных, документарное подтверждение (прикладывание сканов документов) и пр. Для каждого конкретного случая при внедрении Системы определяется свой набор решений, позволяющих обеспечить достоверность используемой информации.

ПМ Форсайт позволяет изучать проблему "сверху-вниз" путем рассмотрения всей связанной информации. В Системе реализован подход «drill-down» или постепенной детализации информации по запросу - обычно для получения всей необходимой информации требуется не более 3-х кликов.

Это решается обычно в момент внедрения, также доступ к информации может быть настроен администратором Системы.

Да, в ПМ Форсайт можно настроить панели управления для разных руководителей, в т.ч. отвечающих за реализацию портфелей проектов или за поддержку проектной деятельности.

Для работы в режиме офф-лайн удобнее работать с использованием мобильного приложения, которое можно приобрести дополнительно к стандартной поставке Системы. По нашему опыту этот формат работы в последнее время становится все менее и менее востребованным.

Исполнитель по поручению видит все свои поручения с помощью специальных информационных виджетов на рабочем столе. В Системе также предусмотрены почтовые уведомления, которые могут быть «включены» по отдельному запросу.

В ПМ Форсайте предусмотрена широкая функциональность, поддерживающая подготовку и проведение совещаний, а также действия выполняемые по итогам совещания. В частности, можно прямо в ходе совещания зафиксировать договоренности, автоматически сформировать протокол в принятом в организации формате в виде документа «.doc» и выгрузить его из Системы для дальнейшей работы. В Системе также может быть настроено согласование протокола и его «разборка» по поручениям с привязкой к конкретным исполнителям.

В Системе предусмотрено несколько уровней контроля исполнения поручений.

Может быть, например, принят порядок, требующий: подтверждения о выполнении со стороны контролера; прикладывать подтверждающие артефакты; «закрытие» поручения после устного доклада в ходе последующего совещания и т.д.

В любом случае, невыполненные в срок поручения будут видны как инициатору поручения, так и исполнителю с помощью виджетов на рабочем столе и специальных отчетов.

Обычно информация о невыполнении поручения видна всем участникам проекта, в рамках которого данное поручение выдано. Отдельно предусмотрены уведомления для инициатора и контролера поручения. Кроме того, предусмотрена специальная отчетность по исполнению поручений, которая обычно используется проектным офисом и руководителями разных уровней (РП, Куратор проекта, Руководитель портфеля и др. роли).

Да, в Системе к совещанию могут прикрепляться любые документы, которые должны использовать участниками совещания. Более того, такие документы могут прикрепляться к отдельным вопросам совещания и могут быть доступны участникам до совещания, на момент формирования его повестки.

ПМ Форсайт можно эффективно использовать в рамках общепринятой нормативно-регламентной базы в области проектного управления. Если в Вашей организации не приняты нормативные документы такого свойства, мы можем помочь с их разработкой.