Создание корпоративного порталаОткрытое акционерное общество «ТГК-1» было учреждено в ходе реформирования российской энергетической отрасли. В марте 2005 года учредителями ОАО «ТГК-1» выступили ОАО «Ленэнерго», ОАО «Колэнерго» и ОАО «Карелэнергогенерация». Бурное развитие компании в последние годы, участие федеральной реформе, реализация значительного числа проектов поставили ее перед необходимостью автоматизации внутренних процессов и предоставлении дополнительных информационных сервисов и в перспективе – создания единого информационного пространства всей корпорации. Наиболее подходящим инструментом решения этих многочисленных задач стал портал, который было решено создать на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007. С целью выбора внешнего подрядчика ведения проекта в июне 2007 года в ОАО «ТГК-1» был проведен тендер. Победителем была признана компания «Центр Внедрения «ТЕКОРА», входящая в группу компаний «Проектная ПРАКТИКА» и являющаяся рекомендованным партнером Microsoft в области разработки порталов на базе Microsoft Office SharePoint Server. Поскольку создание портала в ОАО «ТГК-1» ставило своей целью оптимизировать целый комплекс бизнес-процессов, его структура включила ряд узлов – главный узел, разделы департаментов, филиалов, узлы проектов, систему управления совещаниями, сервисы, позволяющие получать отчеты потребителям энергии и т.д. Портал, таким образом, стал информационным решением, предназначенным и для руководителей различных уровней, и для рядового персонала компании, и для клиентов и потребителей. «Корпоративный портал за полтора года прошел путь от небольшого макета до полномасштабной системы, которую эффективно используют более 1500 сотрудников. Сегодня это не только единая информационная площадка, но один из важных инструментов управления компанией, который позволяет существенно повысить эффективность целого ряда важных бизнес-процессов. Портал интегрирован с другими информационными системами ОАО «ТГК-1», что дает возможность поэтапно создавать единое информационное пространство компании». Столяров Александр Георгиевич, заместитель генерального директора по сбытовой деятельности ОАО «ТГК-1» Система управления совещаниями Важной задачей для правления компании и руководства подразделений была оптимизация процессов подготовки и проведения совещаний и обмена информации по их результатам. После разработки регламента и наложения его на инструментарий портала практика организации совещаний в ОАО «ТГК-1» и знакомство сотрудников с их результатами стала проходить быстрее и проще. Теперь, согласно регламенту, ответственный за совещание создает на портале раздел совещания и формирует список участников. Рассылка приглашений участникам происходит автоматически. При этом на портале отображается информация о том, подтверждено участие или нет. В процессе подготовки в том же самом разделе ответственными лицами ведется работа над задачами по организации совещания: резервируется помещение, публикуются необходимые документы.
«Портал предоставляет возможности он-лайн знакомства с ходом совещания. Организаторы уже в процессе совещания могут формировать протокол с помощью электронной формы Microsoft InfoPath Services, что позволяет всем быстро познакомиться с принятыми на совещании решениями, с поставленными задачами и с ответственными за их исполнение» Свистунов Алексей, Руководитель департамента ИТ-решений, ГК «Проектная ПРАКТИКА» Справочник организационно-штатной структуры и общие сервисы Достаточно важным сервисом портала ОАО «ТГК-1» стал электронный справочник штатной структуры, в котором была консолидирована информация о подразделениях компании и более чем полутора тысячах сотрудниках. В справочнике представлены имена, должности сотрудников, их фотографии, а так же контактная информация. «Если для небольших предприятий электронный справочник представляется достаточно банальным сервисом, то в сложноорганизованных и территориально-распределенных компаниях его создание требует значительных усилий. Ручное заполнение таблиц с данными о сотрудниках, работающих в различных филиалах, структурных подразделениях и дочерних организациях, в каждой из которых есть свои собственные независимые кадровые службы, просто не представляется возможным. Сделать доступным такой необходимый сервис как телефонный справочник нам позволила интеграция портала с системой Active Directory и с кадровыми системами предприятий. Результат - возможность быстро и легко находить информацию о номерах телефонов, адресах электронных почт и днях рождениях сотрудников, находящихся за сотни километров друг от друга» Саркисян Саркис, Руководитель проекта, ГК «Проектная ПРАКТИКА» Необходимыми инструментами портала стали сервисы обратной связи для пользователей. В специальном «Окне пожеланий» сотрудники могут оставлять пожелания или замечания по различным вопросам, которые обрабатываются разными центрами ответственности в зависимости от типа. Система позволяет отслеживать состояние обработки и решение по каждому вопросу. В числе прочих сервисов специалистами ГК «Проектная ПРАКТИКА» были автоматизированы такие неотъемлемые составляющие корпоративной жизни любой организации как процессы заказа визиток, резервирования помещений, оформления заявок на техническое обслуживание. Автоматизация позволила исключить бумажный документооборот и сократить время согласования и исполнения заявок. «Корпоративный портал в ОАО «ТГК-1» является эффективным инструментом поддержки и развития корпоративной культуры. С появлением портала «ТГК-1» переходит на качественно новый уровень информационного взаимодействия между сотрудниками и подразделениями». Федоров Андрей Алексеевич, заместитель генерального директора по общим вопросам ОАО «ТГК-1» «Корпоративный портал позволяет информировать сотрудников обо всех значимых событиях внутри и извне ТГК-1. Пресс-служба активно использует данный инструмент для PR внутри компании». Шумовский Валентин Андреевич, заместитель начальника департамента по связям с общественностью, руководитель пресс-службы ОАО «ТГК-1» Узлы проектов Поскольку в ОАО «ТГК-1» реализуется значительное число масштабных инвестиционных проектов, была необходимость создать отдельный раздел с информацией по проектам. Инструментарий Microsoft SharePoint позволил консолидировать информацию о ходе выполнения проектов, обеспечить совместную работу с проектной документацией, вести коммуникацию между членами проектной команды. Решение, предложенное специалистами ГК «Проектная ПРАКТИКА», которое позволило сделать портал еще и мощным инструментом в руках руководителей проектов, – это создание системы он-лайн видеонаблюдения за объектами инвестиционного строительства. В результате руководители и кураторы проектов получили возможность сопоставлять данные календарных графиков с реальной картиной на строительных площадках и принимать своевременные меры, находясь за сотни километров от объекта.
Система дистанционного обучения Важным подразделом стала система интерактивных обучающих курсов для подразделений компании. Специалистами ГК «Проектная ПРАКТИКА» была разработана и внедрена на портале система E-learning. Все сотрудники подразделений ОАО «ТГК-1» проходят обучение в системе, последовательно просматривая видеокурсы, с последующей сдачей тестирования. Итоговая аттестация сотрудника осуществляется автоматически системой. В планах компании – использовать систему для прохождения сотрудниками производственных курсов. «Дистанционное обучение имеет массу преимуществ. Каждый человек работает в своем режиме - сам проходит задание, сдает зачет, и в результате весь процесс обучения проходит быстрее. Система дистанционного обучения дает возможность использовать корпоративный портал в ОАО «ТГК-1» с еще большей эффективностью, а сам портал помогает повысить информированность каждого сотрудника о жизни компании, о новостях, а так же снизить бюрократию в ознакомлении с рядом документов». Плотникова Виктория, заместитель начальника департамента управления персоналом ОАО «ТГК-1» Дополнительные сервисы Значительно расширить круг решаемых задач дал возможность раздел портала, предназначенный для потребителей тепловой энергии. После авторизации пользователь может познакомиться с отчетами по тепловой энергии и с информацией о ходе работ по заключению договоров теплоснабжения. Таким образом, портал позволяет также выстраивать отношения с потребителями на более высоком уровне, быстрее решать возникающие проблемы.
Интеграция системы с другими информационными системами и развитие портала Одной из основных задач, которые должен решать портал, - объединение различных функциональных систем в единое информационное пространство. В ходе проекта портал был интегрирован с системой управления поставками и запасами (СУПиЗ), которая функционирует в ОАО «ТГК-1». Благодаря этому сотрудники компании смогли получить доступ к показателям материально-технического обеспечения предприятий. Также была произведена интеграция с системой электронного документооборота – АСЭД «ИСИДА», с системой исполнения договорных обязательств – ИС «КИДО». «В ближайших планах компании - создание на портале персонифицированных «рабочих мест» для каждого сотрудника. «Рабочее место» предполагает отображение всей необходимой информации для конкретного сотрудника. Таким образом, руководящий состав компании, заходя на портал, будет видеть информацию по своим задачам, а так же задачам своего департамента или отдела. Аналогично будет устроено место рядовых сотрудников. После интеграции с другими информационными системами у сотрудников появится возможность выгружать информацию по своим задачам непосредственно на «рабочее место». Дмитрий Захаренков, Директор дирекции корпоративных систем управления ОАО «ТГК-1» К списку проектов
|
