Внедрение проектного управления – это не формальность «для галочки», а мощный инструмент структурирования сложной работы

Система управления проектной деятельностью (СУПД) в Ульяновской области реализована при участии экспертов ведущей компании в области проектного консалтинга в России - ГК «Проектная ПРАКТИКА». Сегодня в новой информационной системе осуществляется управление приоритетными региональными и ведомственными проектами, завершается подготовка к управлению региональными составляющими национальных проектов, реализация которых начнется в 2019 году.

Мы поговорили с Николаем Глинкиным, руководителем Центра управления реформами администрации Губернатора Ульяновской области и его коллегами, Евгением Сухопаровым (начальником департамента проектов развития) и Сергеем Прозоровым (начальником департамента реализации управленческой инициативы) об опыте перехода на проектное управление и автоматизации процессов управления проектной деятельностью о том, с какими трудностями пришлось столкнуться и какие перспективы развития намечены на ближайшее время.

Существует расхожее мнение, что проектное управление (ПУ) – это дань моде. Вы как считаете?

Сегодня проектная деятельность не только становится одним из повседневных инструментов госуправления на национальном уровне, но и рассматривается, как новый этап развития всей системы управления. Этот факт стал очевиден задолго до появления национальных проектов. Именно поэтому внедрение проектного управления стало одним из ключевых шагов программы комплексного реформирования системы государственного управления Ульяновской области – «Региональной управленческой инициативы».

Почему мы так считаем?

Во-первых, проектный подход – это жизненная необходимость, которая позволяет в условиях бюджетных ограничений нацелить работу органов власти на достижение конкретных результатов в пределах фиксированных ресурсов и сроков. Да, вначале трудно было начинать работу. Однако уже сегодня, спустя почти два года, ведомства и люди в них начали взаимодействовать по-новому, а работа пошла быстрее и эффективнее.

Во-вторых, проекты четко обозначают и фиксируют приоритеты. А это четкий сигнал – как бизнесу и обществу, так и внутри органов власти. Безусловно, национальные проекты и региональные проекты, сформированные в рамках нацпроектов обеспечены и приоритетным финансированием.

В-третьих, проектная деятельность становится нашей реальностью и с точки зрения пристального контроля со стороны федерального центра. Ульяновская область как часть России, нацелена на полное и безусловное достижение национальных целей и решение стратегических задач, поставленных Президентом РФ, а это означает, что мы должны работать в рамках новой парадигмы. Ключевым же фактором, который повлиял на решение о внедрении проектного управления в регионе, является осознание простого факта: внедрение проектного управления – это не формальность «для галочки», а мощный инструмент структурирования сложной работы.

Формирование экосистемы и государственной политики как предмет проектного управления на региональном уровне.

Заимствовали ли вы практики ПУ в других регионах? Если да, вам полезен был диалог с коллегами на этапе становления проектного управления в Ульяновской области?

Общение с коллегами, изучение практик не только других регионов, но и других стран – это всегда полезно. Причем это важно не только на этапе внедрения проектного управления – и постоянно, в рамках его развития. Главное здесь – это наличие площадок для обмена опытом и презентации лучших практик, а также институтов, которые способствуют этому. Одной из таких площадок стала проводившаяся в Ульяновской области в июле 2018 года международная конференция «Управление проектами – 2018: государство, цифровая экономика, инфраструктура». Ее участниками стали эксперты и профессионалы из 9 стран, от Японии и Китая до Бразилии и Мексики. Российский опыт представляло более 20 регионов, почти два десятка федеральных структур. И мы очень признательный нашим партнерам из Центра проектного менеджмента РАНХиГС, Ассоциации управления проектами СОВНЕТ, Аналитического центра при Правительстве РФ, ГК «Проектная ПРАКТИКА», Центра оценки и развития проектного управления за помощь в организации и участие в конференции. Именно эти структуры – вместе с Корпоративным Университетом Ульяновской области и являются теми самими институтами, которые обеспечивают поиск и распространение лучших практик и идей в регионе.

Результаты вашей работы в 2018 году высоко оценили эксперты конкурса «Проектный Олимп». Какие 3 составляющие успеха внедрения проектного управления в регионе вы можете выделить?

Успех внедрения проектного управления за столь короткий срок обусловлен сразу несколькими факторами, в том числе и предшествующим опытом работы, но если выделить из них три главных, то получится следующая картина.

Во-первых, ключевым условием является единство методологии во всех исполнительных органах государственной власти и институтах развития Ульяновской области, а также в муниципальных образованиях. Мы взяли федеральную методологию и адаптировали её к своим реалиям и задачам. И это отличает систему проектной работы от предшествующего опыта.

Второе – это работа с командами, их обучение и развитие. И в случае с проектом «Развитие отрасли информационных технологий в Ульяновской области» именно это вывело его в лидеры – региональный проектный офис погружён глубоко внутрь этого флагманского проекта, так как куратором его является Губернатор Ульяновской области.

Третий фактор, который нельзя не выделить, – это сильное лидерство. И глава региона и члены правительства вовлечены в проектное управление. Региональный проектный офис области занял достойное место в российском профессиональном сообществе. Есть свои «движки» и на уровне руководителей и участников проектов, особенно это видно на примерах победителей «Проектного Олимпа».

Насколько сама информационная система (АИС УП) помогает в решении задач на проектах? Есть примеры?

Безусловно, внедрение АИС значительно помогает в оптимизации целого ряда рутинных процессов – от сбора информации о ходе реализации проектов до организации совещаний и фиксации их итогов. Отдельный и важный вопрос – это дашборды для руководителей и кураторов проектов, которые позволяют быстро понять, насколько нормально идет реализация проекта и что с ним не так.

Отдельным значимым результатом для нас стала автоматизация процесса оценки рейтингования проектов с точки зрения успешности их реализации – и исходя из этого, с учетом качества проектной деятельности и личного вклада участников – расчет персональных премий для каждого из нескольких сотен участников проектной деятельности в регионе. То, что раньше требовало десятков часов кропотливого труда со стороны регионального проектного офиса сейчас делается буквально несколькими нажатиями кнопок.

Планируете ли интеграцию АИС УП с существующими в Администрации области информационными системами?

Да, на сегодня мы понимаем для себя потребность в интеграции региональной системы управления проектами с системой электронного документооборота, с системой ситуационного центра Губернатора области. В то же время, понятна задача развития системы с точки зрения необходимости интеграции региональной АИС с федеральной системой «Электронный бюджет».

Как удалось масштабировать решение на муниципалитеты? Или они им еще не пользуются?

Для нас одним из ключевых критериев при формировании требований к автоматизированной информационной системе проектной деятельности была возможность подключения широкой сети учреждений и организаций, органов власти и местного самоуправления. На данный момент с помощью системы управляются проекты развития в моногородах, сейчас идет подключение пилотных муниципальных образований.

К середине 2019 года мы рассчитываем окончательно перевести все муниципальные проекты на управление через автоматизированную информационную систему.

Как вы считаете - можно ли сэкономить на ИТ составляющей в проектном управлении?

При внедрении любой информационной системы возникает вопрос – насколько эти затраты оправданы? Мы считаем, что здесь правильно двигаться небольшими шагами, постоянно приоритезируя расходы – и дорабатывая и развивая систему под нужды текущего момента.
Когда мы сформировали техническое задание на ту систему, которая нам была нужна год назад – мы не знали, что появятся национальные проекты, и что потребуемся доработка именно под них. Однако уже тогда было понятно, что какие-то изменения потребуются. Поэтому наш подход – постоянные и непрерывные улучшения информационной системы с тем, чтобы она была максимально эффективна и всегда соответствовала потребности текущего дня.
Вариант «вложиться один раз как следует и пользоваться полученным решением без изменений несколько лет подряд», как показывает практика, нежизнеспособен.

Как было организовано взаимодействие специалистов Проектной ПРАКТИКИ и заказчика во время реализации проекта? Какие были риски внедрения СУПД (если были) и как их удалось нивелировать?

Внедрение автоматизированной информационной системы управления проектной деятельностью в Ульяновской области велось в тесном и непрерывном контакте с исполнителями.
Рисков было много – от непринятия отдельными участниками проектной деятельности самой идеи прозрачной и жестко структурированной информационной системы, которая беспристрастно оценивает реализацию проекта – до банального непонимания, что в этой системе надо делать. Но в целом, благодаря постоянному взаимодействию проектных команд, подавляющее большинство рисков так и остались лишь гипотетическими идеями, зафиксированными в проекте под названием «Внедрение АИСПД Ульяновской области».

К списку проектов