Проектный офис

Проектный офис – элемент корпоративной системы управления проектами организации (КСУП), который располагает соответствующей нормативно-регламентной базой по процессам управления проектами, определяющей его функции и полномочия, располагающий необходимыми инструментами в виде информационной системы (например, ПМ Форсайт), шаблонов, методик и пр. и состоящий из квалифицированных специалистов, обеспечивающих поддержку процессов управления проектами организации.

Говоря простым языком – это компетентные люди, работающие по определенным правилам, использующие ИТ-инструмент для поддержки процессов управления проектами организации.

Проектный офис может быть организован как в модели аутсорсинга так и непосредственно создан в компании на ресурсах компании Заказчика.

Решения по проектному офису соответствую российским и международным стандартам в области проектного управления (ГОСТ Р 54869-2011, ГОСТ Р 54870-2011, ГОСТ Р 54871-2011, НТК, PMBoK и др.), а также Методическим рекомендациям по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти (утв. Распоряжением Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 г. №26Р-АУ). Это подтверждается многолетней эффективной практикой организации систем управления проектами в интересах коммерческих организаций, проектных офисов в органах исполнительной власти федерального и муниципального уровня.

1. Нормативно-регламентная база проектного офиса

Нормативно-регламентная база (НРБ) проектного офиса – набор взаимоувязанных документов, определяющих правила работы проектного офиса и всех участников проектов, регулирующие процессы управления проектами (с участием проектного офиса). Основные документы НРБ это:

• Положение о проектном офисе – документ, определяющий организационно-ролевую структуру проектного офиса, зону полномочий, функции и задачи, которые он решает;
• Регламент(ы) процессов управления проектами – документ или документы, описывающие процессы управления проектами, правила работы проектного офиса и взаимодействия участников проектной деятельности;
• Шаблоны – типовые формы проектных документов, шаблоны календарных планов, отчетов, реестров и пр., которые используются проектным офисом и другими участниками проектной деятельности в своей работе;
• Методические рекомендации по управлению проектами – документы, которые разъясняют и уточняют описания процессов, которые даны в регламенте(ах) процессов управления проектами.

Мы готовы предложить вам наши компетенции и опыт в разработке и внедрении НРБ для функционирования проектного офиса.

2. Информационная система проектного офиса

Информационная система проектного офиса (проектный портал) – это ключевой инструмент, используемый проектным офисом для сбора, накопления, анализа, обработки и подготовки информации о проектах или программах, на основании которой принимаются управленческие решения участниками проектной деятельности.

Используемая информационная система должна учитывать существующий ИТ-ландшафт организации, синергетично дополнять имеющиеся ресурсы, быть удобной, надежной и результативной в использовании.

ГК «Проектная ПРАКТИКА» имеет значительный опыт эффективного применения проектного портала как в модели аутсорсинга проектного офиса для Заказчика, так и в модели запуска проектного офиса, когда основной костяк проектного офиса составляют специалисты.

В качестве базового решения для проектного офиса рекомендуется использование ПМ ФОРСАЙТ в конфигурации Основное решение.

3. Специалисты проектного офиса

Специалисты проектного офиса являются ключевым ресурсом, основным элементом проектного офиса, обеспечивающим поддержку процессов управления проектами.

Специалисты проектного офиса обеспечивают функционирование проектного офиса с тем, чтобы в результате их работы у участников проекта была вся необходимая информация для принятия решений по проекту. Своевременно. На основании актуальных данных. С учетом влияния на все параметры проекта.

Квалифицированные кадры, составляющие проектный офис, должны иметь соответствующий опыт и образование, владеть базовой терминологией и методологией проектного управления для оказания качественной поддержки процессов управления проектами.