Разработка системы управления Программой развития университета

Уральский федеральный университет — крупнейший ВУЗ Урала, ведущий научно-образовательный центр региона и один из крупнейших ВУЗов Российской Федерации 

7 октября 2010 года распоряжением Правительства Российской Федерации № 1693-р была одобрена Программа развития федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Уральский федеральный университет имени первого Президента России Б.Н.Ельцина» на 2010 – 2020 годы. Целью программы является создание к 2020 г. научного и образовательного центра в Уральском федеральном округе, обеспечение вхождения университета в число ведущих мировых образовательных и интеллектуальных центров. В связи с этим у руководства университета возникла необходимость правильно и эффективно выстроить систему управления реализацией Программы, усовершенствовать навыки проектного управления участников Программы. После проведения тендера для выполнения данных работ была приглашена ГК «Проектная ПРАКТИКА», специалисты которой обладают большим опытом в построении эффективного управления проектами в частных компаниях и государственных организациях. 

Решение, предложенное заказчику, состояло из четырех взаимосвязанных направлений работ: 

• экспертиза двух подпрограмм Программы развития и формирование рекомендаций по их доработке; 
• разработка методологии управления Программой; 
• консультативно-методическое сопровождение Программы; 
• обучение сотрудников Заказчика. 

В рамках выполнения проекта консультанты ГК «Проектная ПРАКТИКА» провели экспертизу двух подпрограмм, разработанных самостоятельно руководителями подпрограмм Уральского федерального университета. Экспертиза проводилась в соответствии с международными стандартами управления проектами IPMA и PMI, по следующим параметрам: 

• стратегическое видение; 
• цели; 
• результаты; 
• показатели эффективности;
• основные задачи; 
• проекты программы; 
• бюджет; 
• разграничение ответственности. 

В ходе экспертизы подпрограмм консультанты ГК «Проектная ПРАКТИКА» в тесном взаимодействии с заказчиком проанализировали сильные и слабые стороны текущей системы управления проектами в университете, что позволило разработать детальные рекомендации по доработке паспортов подпрограмм, а впоследствии адаптировать принципы проектного управления к конкретной ситуации заказчика. 

Разработка методологии управления Программой развития проводилась в соответствии с международными стандартами управления проектами: IPMA и PMI. Консультантами ГК «Проектная ПРАКТИКА» была обоснована необходимость создания стратегического проектного офиса Программы развития, разработан пакет нормативно-методических документов Программы развития, включающий: 

• положение о Проектном офисе УрФУ.  
• регламент календарного планирования при выполнении Программы, регламент отчетности в рамках Программы  
• альбом форм основных документов, используемых при управлении Программой. 

В рамках консультативно-методического обеспечения Программы развития консультанты принимали непосредственное участие в разработке рабочих документов Программы развития, осуществляли внедрение разработанных нормативно-методических документов, консультировали сотрудников заказчика. 

Также в рамках проекта преподаватели учебного центра «Проектная ПРАКТИКА» провели тренинги по управлению проектами для топ-менеджеров университета и руководителей проектов. Участники тренинга ознакомились и отработали практическое использование подходов и инструментов управления, предложенных консультантами ГК «Проектная ПРАКТИКА». Все работы (в т.ч. подготовка отчетов) осуществлялись консультантами ГК «Проектная ПРАКТИКА» в тесном взаимодействии с представителями Заказчика. Всего было проведено 52 организационных мероприятия, в т.ч. 8 установочных интервью и 9 совещаний по согласованию отчетных документов. Это, совместно с проведением обучающих тренингов, обеспечило глубокое понимание сотрудниками заказчика содержания отчетных документов проекта. 

По результатам проведенных работ были подготовлены следующие отчеты: 

Отчет «Анализ подпрограмм и рекомендации по доработке подпрограмм», включающий:

• анализ сильных и слабых сторон двух Подпрограмм; 
• рекомендации по доработке этих Подпрограмм; 
• общие требования к подпрограммам как к элементу Программы развития; 
• шаблон формы подпрограммы с правилами заполнения; 
• описание процедуры разработки и согласования подпрограмм и проектов, входящих в подпрограммы. 

Отчет «Рекомендации по содержанию ключевых разделов и оформлению документов», включающий: 

• Положение о Проектном офисе;
• Регламент календарного планирования и отчетности;
• Альбом форм основных документов. 

В ходе проекта также были разработаны рабочие документы (уставы проектов и паспорта Подпрограмм), а также сформированы знания и навыки сотрудников заказчика – в процессе согласования документов и обучения. Все результаты были представлены и одобрены на Дирекции Программы развития университета.