Организация и запуск проектного офиса в рамках реализации электронного документооборота в Москве

О заказчике:

Департамент информационных технологий города Москвы - функциональный орган исполнительной власти города Москвы, отвечающий за создание и эксплуатацию городских информационных систем, поставки компьютерной техники в бюджетные учреждения, разработку инструментов открытого правительства и перевод городских и муниципальных услуг в электронный вид

О проекте

Проект «Электронный документооборот Правительства Москвы» стартовал в декабре 2011 года, с целью перевода органов исполнительной власти города Москвы и их подведомственных учреждений на электронный документооборот, ради повышения качества работы с документацией, сокращения сроков рассмотрения заявок и их исполнения, а также сокращения затрат на работу с бумажными документами.

Проект включал следующие направления:

• Внедрение внешней системы отчетности для органов исполнительной власти г. Москвы и Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
• Подключение к электронному документообороту;
• Развитие и сопровождение ЭДО;
• Обращения граждан в ЭДО.

В рамках этих направлений необходимо было выполнить задачи:

• автоматизировать процессы документооборота, контроля прохождения документов, контроля исполнения поручений;
• автоматизировать процессы сбора и формирования отчетности;
• подключить к ЭДО органы исполнительной власти и подведомственные им учреждения;
• обеспечить возможность удаленной работы с документами (мобильный офис для руководителей);
• усовершенствовать электронный документооборот (выпуск релизов, исправление ошибок, стабилизация, интеграция).

Этапы реализации проекта:

1. 2011 г. Внедрение ЭДО в Аппарате Мэра и Правительства Москвы; разработка проектной и методологической документации по управлению проектом.
   
   Результат: подключено 33 учреждения и около 5 тыс. пользователей.
   
   
2. 2012 г. Подключение к электронному документообороту Правительства Москвы органов исполнительной власти.
   
   Результат: подключено более 1 тыс. учреждений и около 25 тыс. пользователей.
   
   
3. 2013 г. Подключение подведомственных учреждений органов исполнительной власти; интеграция с порталом «Наш город»; выпуск релиза 6.8 «Обращения граждан».
   
   Результат: подключено около 1800 учреждений и более 40 тыс. пользователей.
   
   
4. 2014 г. Подключение подведомственных учреждений органов исполнительной власти; выпуск релиза 7.0; выпуск релиза 7.1; стабилизация ЭДО.
   
   Результат: подключено около 2 тыс. учреждений и более 50 тыс. пользователей.

Наша роль в проекте

Специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» были привлечены к работе над проектом в конце 2011 года, для организации и запуска проектного офиса.

Система управления проектами, разработанная нашими специалистами, включала три компонента:

1. Методологическая и регламентная база. В рамках проекта специалистами проектного офиса была разработана проектная документация, в том числе:

• Устав проекта;
• Положение по управлению проектом;
• Комплект регламентной документации по планированию и мониторингу проекта, в том числе шаблоны основных рабочих документов.

2. Проектный офис. Персонал проектного офиса отвечал за информационно-аналитическую поддержку проекта, то есть за сбор данных о выполнении проекта, подготовку оперативной и информационно-аналитической отчетности для заказчика.

3. ИТ-решения. В рамках проекта технические специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» разработали и внедрили 2 информационных решения:

Проектный портал:

• Единая информационная площадка для участников проекта;
• Ведение календарных планов;
• Мониторинг рисков, поручений и показателей;
• Формирование аналитической отчетности по проекту;
• Сбор, обработка и формирование отчетности по подключению пользователей к ЭДО;
• Ведение архива документации по проекту.

Промо-сайт проекта (edo.dit.mos.ru):

• Информационно-презентационные материалы по проекту;
• Методические рекомендации и разъяснения по подключению к ЭДО;
• Текущие показатели по проекту.

Основные процессы, выполняемые проектным офисом

• Актуализация планов, показателей, реестров проблем и рисков, поручений;
• Организация проведения оперативных совещаний, рабочих групп по направлениям и протоколирование;
• Ежедневное консультирование по подключению к ЭДО;
• Мониторинг поручений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и подготовка проектов ответов;
• Мониторинг и сбор фактических данных о ходе реализации проекта, формирование отчетности;
• Анализ и принятие решений по изменениям.

Операционная деятельность проектного офиса в рамках основных процессов управления проектами

• Оформление календарных планов направлений и показателей проекта;
• Мониторинг и предупреждение срывов сроков выполнения задач проекта и достижения показателей;
• Формирование и ведение реестра проблем и рисков проекта;
• Подготовка аналитической отчетности по проекту, достаточной для принятия управленческих решений, в необходимых разрезах, для всех уровней участников проекта;
• Организация совещаний, их документирование и согласование протоколов;
• Контроль исполнения поручений;
• Обеспечение процесса сбора, консолидации, анализа информации и поддержки пользователей по подключению к ЭДО;
• Ведение проекта в АСУ ПРИЗ;
• Обеспечение функционирования проектного портала ЭДО;
• Обеспечение проектного документооборота и согласование проектных документов.

Специализированная деятельность проектного офиса

• Разработка проектов писем – ответы на запросы и поручения и их мониторинг по протоколам Аппарата Мэра и Правительства Москвы
• Формирование разнорядок по поставкам сканеров в органы исполнительной власти города Москвы и их подведомственные учреждения
• Подключение пользователей Департамента информационных технологий города Москвы, назначение курсов СДО (выполнение роли локального администратора департамента – замещение при необходимости)
• Участие в разработке и организация согласования предметных регламентов взаимодействия по ЭДО и обеспечение их соблюдения

Наш вклад в общий успех

Основные достижения	Сервисы проектного офиса
Развитие и сопровождение ЭДО
Выпуск релизов по ЭДО	Формирование план-графика и еженедельный мониторинг выполнения подрядчиками работ по нему; Еженедельный мониторинг ключевых показателей работы системы с фиксацией отклонений от плановых показателей с дальнейшим выяснением причин отклонений и информированием руководства; Проведен анализ заявок (обращений) пользователей в службу технической поддержки за период с 2011 года (более 2000 заявок с высоким приоритетом), по результатам анализа разработан список с приоритетностью заявок для включения в релизы; Проведен анализ и выверка списков заявленных доработок, полученных от разработчика, к реализации в конкретные релизы, и списков доработок, реализованных разработчиками ЭДО (каждый релиз анализируется порядка 100 доработок).
	Что позволило: Своевременно и в полном объеме составить перечень первоочередных заявок для включения в релизы; Добиться исправления выявленных эффектов
Подключение к электронному документообороту
Подключено более 48 тыс. пользователей и более 1960 учреждений	С 2012 года собраны, проверены и переданы на реализацию более 7800 форм на подключение; Составление списков на очное обучение в Московском городском университете управления, а также на дистанционное обучение; Мониторинг выполнения план-графика по подключению, ликвидации отклонений; Ежедневное консультирование пользователей по всем вопросам, связанным с ЭДО (обучение, подключение и т.д.).
Разработан информационно -аналитический сервис по подключению	Специалистами ГК «Проектная Практика» разработан и успешно внедрен информационно-аналитический сервис на проектном Портале ЭДО, позволяющий в автоматическом режиме обрабатывать заявки на подключение к ЭДО; С ноября 2013 года с помощью сервиса обработано заявок на подключение к ЭДО от более чем 350 подведомственных учреждений органов исполнительной власти города Москвы и 2000 пользователей; Оказываются услуги по технической поддержке и сопровождению пользователей на портале (горячая линия по вопросам заполнения форм на подключение и технические вопросы).
	Что позволило: Ускорить скорость обработки заявок на подключение более чем в 20 раз; Повысить качество первичной информации, поступающей из заявок на подключение (отсутствие некорректных данных); Формировать аналитические отчеты в различных разрезах о ходе подключения.
Внедрение внешней системы отчетности для ОИВ г. Москвы и Аппарата Мэра и Правительства Москвы
Во внешней системе отчетности реализован инструмент формирования преднастроенных отчетов и создания собственных отчетов (конструктор отчетов)	Формирование план-графика и еженедельный мониторинг выполнения подрядчиками работ по нему; Организация процесса обучения пользователей работе во внешней системе отчетности и последующего сопровождения пользователя; Работа с пользователями системы: сбор замечаний и пожеланий по системе, формирование общего списка замечаний и требований, контроль за устранением выявленных замечаний.
Проведено ознакомительное обучение сотрудников органов исполнительной власти города Москвы с возможностями внешней системы отчетности	Разработана документация, регламентирующая процедуру подключение новых пользователей к внешней системе отчетности; Организация процесса обучения пользователей, а также налаживание обратной связи, для сбора замечаний и пожеланий по доработке системы, консолидация сведений и формирование сводного отчета для разработчиков системы.
Разработана отчетность для Департамента культурного наследия, Департамента развития новых территорий; а также ГБУ МФЦ	Сопровождение ключевых пользователей органов исполнительной власти города Москвы – заказчиков отчетности: сбор пожеланий и замечаний по отчетности, организация обратной связи по удобству работы пользователей с системой; Контроль за соблюдением разработчиками заявленных требований к отчету; Организация процесса обучения пользователей работе во внешней системе отчетности и последующего сопровождения пользователя.
Обращения граждан в ЭДО
Проведено обучение сотрудников всех органов исполнительной власти города Москвы по работе с новым блоком «Обращения граждан»	Организация проведения обучения; Сбор, анализ и подготовка списков на обучение из всех органов исполнительной власти; Формирование и актуализация графиков обучения для всех сотрудников; Ежедневное консультирование пользователей по поводу предстоящего обучение.
	Что позволило: Повысить уровень знаний пользователей ЭДО в части блока «Обращения граждан»; Обеспечить корректную работу пользователей в новом блоке «Обращения граждан».
Продвижение проекта
Спроектирован и разработан промо-сайт проекта ЭДО http://edo.dit.mos.ru/	Организация разработки сайта: разработана концепция сайта, техническое задание, контент (презентация проекта ЭДО, новостная и аналитическая информация, содержательная информация - инструкции, методические рекомендации и т.д.); Мониторинг выполнения подрядчиком работ по разработке сайта, оперативное решение и согласование спорных вопросов; С момента запуска сайта (февраль 2014 г.) по июль 2014 г. зафиксировано более 12 000 просмотров, ежедневно на сайте фиксируется порядка 100 просмотров, порядка 2000 пользователей посетили сайт.
	Что позволило: Обеспечить пользователям удобный доступ к актуальной информации о проекте и о подключении к электронному документообороту, а также к информационно-методическим материалам.

Результаты проекта

Новый сервис пришел на смену первому поколению систем, действовавших разрозненно в разных ведомствах.

Новый ЭДО Правительства Москвы стал большим технологическим шагом вперёд по сравнению с предыдущими решениями: во-первых, городские органы власти получили единый инструмент для взаимодействия друг с другом и внешними контрагентами, во-вторых, была разработана полноценная система документооборота, включавшая делопроизводство и ведение отчётности. Таким образом, ЭДО стал первым опытом полностью автоматизированного документооборота.

В результате сроки обмена документами между органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им учреждениями приблизились к реальному времени. При этом руководители ведомств получили возможность работать с документами в режиме 24/7 благодаря выпуску версии ЭДО для мобильных устройств.

С введением ЭДО органы власти впервые получили возможность отказаться от печати документов и услуг курьерской службы. На сегодняшний день к документообороту подключены 56 органов городской власти, 11 префектур и 125 управ, более 2 тыс. бюджетных организаций. В среднесрочной перспективе на новую систему документооборота перейдут все городские структуры.

К списку проектов