Переход на профиль в социальной сети          


Блог проектной практики

14.03.2019
В Мирнинском районе оценили первые итоги внедрения проектного управления
Мирнинский район стал одним из четырех пилотных районов по внедрению проектного управления. За это время проведена значительная организационная работа, но главным итогом стала успешная реализация трех проектов — «Бесплатное молоко первоклассникам», «Центр социального предпринимательства» и «Детский технопарк». Сейчас в районе […]

Организация и запуск проектного офиса в рамках реализации электронного документооборота в Москве

О заказчике:

Департамент информационных технологий города Москвы - функциональный орган исполнительной власти города Москвы, отвечающий за создание и эксплуатацию городских информационных систем, поставки компьютерной техники в бюджетные учреждения, разработку инструментов открытого правительства и перевод городских и муниципальных услуг в электронный вид

О проекте

Проект «Электронный документооборот Правительства Москвы» стартовал в декабре 2011 года, с целью перевода органов исполнительной власти города Москвы и их подведомственных учреждений на электронный документооборот, ради повышения качества работы с документацией, сокращения сроков рассмотрения заявок и их исполнения, а также сокращения затрат на работу с бумажными документами.

Проект включал следующие направления:

  • Внедрение внешней системы отчетности для органов исполнительной власти г. Москвы и Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
  • Подключение к электронному документообороту;
  • Развитие и сопровождение ЭДО;
  • Обращения граждан в ЭДО.

В рамках этих направлений необходимо было выполнить задачи:

  • автоматизировать процессы документооборота, контроля прохождения документов, контроля исполнения поручений;
  • автоматизировать процессы сбора и формирования отчетности;
  • подключить к ЭДО органы исполнительной власти и подведомственные им учреждения;
  • обеспечить возможность удаленной работы с документами (мобильный офис для руководителей);
  • усовершенствовать электронный документооборот (выпуск релизов, исправление ошибок, стабилизация, интеграция).

Этапы реализации проекта:

  1. 2011 г. Внедрение ЭДО в Аппарате Мэра и Правительства Москвы; разработка проектной и методологической документации по управлению проектом.

    Результат: подключено 33 учреждения и около 5 тыс. пользователей.

  2. 2012 г. Подключение к электронному документообороту Правительства Москвы органов исполнительной власти.

    Результат: подключено более 1 тыс. учреждений и около 25 тыс. пользователей.

  3. 2013 г. Подключение подведомственных учреждений органов исполнительной власти; интеграция с порталом «Наш город»; выпуск релиза 6.8 «Обращения граждан».

    Результат: подключено около 1800 учреждений и более 40 тыс. пользователей.

  4. 2014 г. Подключение подведомственных учреждений органов исполнительной власти; выпуск релиза 7.0; выпуск релиза 7.1; стабилизация ЭДО.

    Результат: подключено около 2 тыс. учреждений и более 50 тыс. пользователей.

Наша роль в проекте

Специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» были привлечены к работе над проектом в конце 2011 года, для организации и запуска проектного офиса.

Система управления проектами, разработанная нашими специалистами, включала три компонента:

1. Методологическая и регламентная база. В рамках проекта специалистами проектного офиса была разработана проектная документация, в том числе:

  • Устав проекта;
  • Положение по управлению проектом;
  • Комплект регламентной документации по планированию и мониторингу проекта, в том числе шаблоны основных рабочих документов.

2. Проектный офис. Персонал проектного офиса отвечал за информационно-аналитическую поддержку проекта, то есть за сбор данных о выполнении проекта, подготовку оперативной и информационно-аналитической отчетности для заказчика.

организационно-ролевая структура проектного офиса ЭДО

3. ИТ-решения. В рамках проекта технические специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» разработали и внедрили 2 информационных решения:

Проектный портал:

  • Единая информационная площадка для участников проекта;
  • Ведение календарных планов;
  • Мониторинг рисков, поручений и показателей;
  • Формирование аналитической отчетности по проекту;
  • Сбор, обработка и формирование отчетности по подключению пользователей к ЭДО;
  • Ведение архива документации по проекту.

Промо-сайт проекта (edo.dit.mos.ru):

  • Информационно-презентационные материалы по проекту;
  • Методические рекомендации и разъяснения по подключению к ЭДО;
  • Текущие показатели по проекту.

Основные процессы, выполняемые проектным офисом

  • Актуализация планов, показателей, реестров проблем и рисков, поручений;
  • Организация проведения оперативных совещаний, рабочих групп по направлениям и протоколирование;
  • Ежедневное консультирование по подключению к ЭДО;
  • Мониторинг поручений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и подготовка проектов ответов;
  • Мониторинг и сбор фактических данных о ходе реализации проекта, формирование отчетности;
  • Анализ и принятие решений по изменениям.

Операционная деятельность проектного офиса в рамках основных процессов управления проектами

  • Оформление календарных планов направлений и показателей проекта;
  • Мониторинг и предупреждение срывов сроков выполнения задач проекта и достижения показателей;
  • Формирование и ведение реестра проблем и рисков проекта;
  • Подготовка аналитической отчетности по проекту, достаточной для принятия управленческих решений, в необходимых разрезах, для всех уровней участников проекта;
  • Организация совещаний, их документирование и согласование протоколов;
  • Контроль исполнения поручений;
  • Обеспечение процесса сбора, консолидации, анализа информации и поддержки пользователей по подключению к ЭДО;
  • Ведение проекта в АСУ ПРИЗ;
  • Обеспечение функционирования проектного портала ЭДО;
  • Обеспечение проектного документооборота и согласование проектных документов.

Специализированная деятельность проектного офиса

  • Разработка проектов писем – ответы на запросы и поручения и их мониторинг по протоколам Аппарата Мэра и Правительства Москвы
  • Формирование разнорядок по поставкам сканеров в органы исполнительной власти города Москвы и их подведомственные учреждения
  • Подключение пользователей Департамента информационных технологий города Москвы, назначение курсов СДО (выполнение роли локального администратора департамента – замещение при необходимости)
  • Участие в разработке и организация согласования предметных регламентов взаимодействия по ЭДО и обеспечение их соблюдения

Наш вклад в общий успех

Основные достижения

Сервисы проектного офиса

Развитие и сопровождение ЭДО

Выпуск релизов по ЭДО

  • Формирование план-графика и еженедельный мониторинг выполнения подрядчиками работ по нему;
  • Еженедельный мониторинг ключевых показателей работы системы с фиксацией отклонений от плановых показателей с дальнейшим выяснением причин отклонений и информированием руководства;
  • Проведен анализ заявок (обращений) пользователей в службу технической поддержки за период с 2011 года (более 2000 заявок с высоким приоритетом), по результатам анализа разработан список с приоритетностью заявок для включения в релизы;
  • Проведен анализ и выверка списков заявленных доработок, полученных от разработчика, к реализации в конкретные релизы, и списков доработок, реализованных разработчиками ЭДО (каждый релиз анализируется порядка 100 доработок).

Что позволило:

  • Своевременно и в полном объеме составить перечень первоочередных заявок для включения в релизы;
  • Добиться исправления выявленных эффектов

Подключение к электронному документообороту

Подключено более 48 тыс. пользователей и более 1960 учреждений

  • С 2012 года собраны, проверены и переданы на реализацию более 7800 форм на подключение;
  • Составление списков на очное обучение в Московском городском университете управления, а также на дистанционное обучение;
  • Мониторинг выполнения план-графика по подключению, ликвидации отклонений;
  • Ежедневное консультирование пользователей по всем вопросам, связанным с ЭДО (обучение, подключение и т.д.).

Разработан информационно -аналитический сервис по подключению

  • Специалистами ГК «Проектная Практика» разработан и успешно внедрен информационно-аналитический сервис на проектном Портале ЭДО, позволяющий в автоматическом режиме обрабатывать заявки на подключение к ЭДО;
  • С ноября 2013 года с помощью сервиса обработано заявок на подключение к ЭДО от более чем 350 подведомственных учреждений органов исполнительной власти города Москвы и 2000 пользователей;
  • Оказываются услуги по технической поддержке и сопровождению пользователей на портале (горячая линия по вопросам заполнения форм на подключение и технические вопросы).

Что позволило:

  • Ускорить скорость обработки заявок на подключение более чем в 20 раз;
  • Повысить качество первичной информации, поступающей из заявок на подключение (отсутствие некорректных данных);
  • Формировать аналитические отчеты в различных разрезах о ходе подключения.

Внедрение внешней системы отчетности для ОИВ г. Москвы и Аппарата Мэра и Правительства Москвы

Во внешней системе отчетности реализован инструмент формирования преднастроенных отчетов и создания собственных отчетов (конструктор отчетов)

  • Формирование план-графика и еженедельный мониторинг выполнения подрядчиками работ по нему;
  • Организация процесса обучения пользователей работе во внешней системе отчетности и последующего сопровождения пользователя;
  • Работа с пользователями системы: сбор замечаний и пожеланий по системе, формирование общего списка замечаний и требований, контроль за устранением выявленных замечаний.

Проведено ознакомительное обучение сотрудников органов исполнительной власти города Москвы с возможностями внешней системы отчетности

  • Разработана документация, регламентирующая процедуру подключение новых пользователей к внешней системе отчетности;
  • Организация процесса обучения пользователей, а также налаживание обратной связи, для сбора замечаний и пожеланий по доработке системы, консолидация сведений и формирование сводного отчета для разработчиков системы.

Разработана отчетность для Департамента культурного наследия, Департамента развития новых территорий; а также ГБУ МФЦ

  • Сопровождение ключевых пользователей органов исполнительной власти города Москвы – заказчиков отчетности: сбор пожеланий и замечаний по отчетности, организация обратной связи по удобству работы пользователей с системой;
  • Контроль за соблюдением разработчиками заявленных требований к отчету;
  • Организация процесса обучения пользователей работе во внешней системе отчетности и последующего сопровождения пользователя.

Обращения граждан в ЭДО

Проведено обучение сотрудников всех органов исполнительной власти города Москвы по работе с новым блоком «Обращения граждан»

  • Организация проведения обучения;
  • Сбор, анализ и подготовка списков на обучение из всех органов исполнительной власти;
  • Формирование и актуализация графиков обучения для всех сотрудников;
  • Ежедневное консультирование пользователей по поводу предстоящего обучение.

Что позволило:

  • Повысить уровень знаний пользователей ЭДО в части блока «Обращения граждан»;
  • Обеспечить корректную работу пользователей в новом блоке «Обращения граждан».

Продвижение проекта

Спроектирован и разработан промо-сайт проекта ЭДО

http://edo.dit.mos.ru/

  • Организация разработки сайта: разработана концепция сайта, техническое задание, контент (презентация проекта ЭДО, новостная и аналитическая информация, содержательная информация - инструкции, методические рекомендации и т.д.);
  • Мониторинг выполнения подрядчиком работ по разработке сайта, оперативное решение и согласование спорных вопросов;
  • С момента запуска сайта (февраль 2014 г.) по июль 2014 г. зафиксировано более 12 000 просмотров, ежедневно на сайте фиксируется порядка 100 просмотров, порядка 2000 пользователей посетили сайт.

Что позволило:

  • Обеспечить пользователям удобный доступ к актуальной информации о проекте и о подключении к электронному документообороту, а также к информационно-методическим материалам.

Результаты проекта

Новый сервис пришел на смену первому поколению систем, действовавших разрозненно в разных ведомствах.

Новый ЭДО Правительства Москвы стал большим технологическим шагом вперёд по сравнению с предыдущими решениями: во-первых, городские органы власти получили единый инструмент для взаимодействия друг с другом и внешними контрагентами, во-вторых, была разработана полноценная система документооборота, включавшая делопроизводство и ведение отчётности. Таким образом, ЭДО стал первым опытом полностью автоматизированного документооборота.

В результате сроки обмена документами между органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им учреждениями приблизились к реальному времени. При этом руководители ведомств получили возможность работать с документами в режиме 24/7 благодаря выпуску версии ЭДО для мобильных устройств.

С введением ЭДО органы власти впервые получили возможность отказаться от печати документов и услуг курьерской службы. На сегодняшний день к документообороту подключены 56 органов городской власти, 11 префектур и 125 управ, более 2 тыс. бюджетных организаций. В среднесрочной перспективе на новую систему документооборота перейдут все городские структуры.

К списку проектов