Переход на профиль в социальной сети      
ВЫБРАТЬ КУРС И ЗАПИСАТЬСЯ ONLINE ПОЗВОНИТЬЗАКАЗАТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ СПЕЦИАЛИСТА


БЛОГ ПРОЕКТНОЙ ПРАКТИКИ

12.12.2017
Представители Якутии и Санкт-Петербурга в Смольном обсудили вопросы внедрения системы управления проектной деятельностью
Внедрение системы управления проектной деятельностью в органах государственной власти 8 декабря обсудили в Смольном представители Якутии и города федерального значения Санкт-Петербург. Мероприятие состоялось в рамках Дней Якутии в Санкт-Петербурге. В работе «круглого стола» приняли участие представители Администрации Проектного управления – […]

Организация и запуск проектного офиса в рамках реализации электронного документооборота в Москве

О заказчике:

Департамент информационных технологий города Москвы - функциональный орган исполнительной власти города Москвы, отвечающий за создание и эксплуатацию городских информационных систем, поставки компьютерной техники в бюджетные учреждения, разработку инструментов открытого правительства и перевод городских и муниципальных услуг в электронный вид

О проекте

Проект «Электронный документооборот Правительства Москвы» стартовал в декабре 2011 года, с целью перевода органов исполнительной власти города Москвы и их подведомственных учреждений на электронный документооборот, ради повышения качества работы с документацией, сокращения сроков рассмотрения заявок и их исполнения, а также сокращения затрат на работу с бумажными документами.

Проект включал следующие направления:

  • Внедрение внешней системы отчетности для органов исполнительной власти г. Москвы и Аппарата Мэра и Правительства Москвы;
  • Подключение к электронному документообороту;
  • Развитие и сопровождение ЭДО;
  • Обращения граждан в ЭДО.

В рамках этих направлений необходимо было выполнить задачи:

  • автоматизировать процессы документооборота, контроля прохождения документов, контроля исполнения поручений;
  • автоматизировать процессы сбора и формирования отчетности;
  • подключить к ЭДО органы исполнительной власти и подведомственные им учреждения;
  • обеспечить возможность удаленной работы с документами (мобильный офис для руководителей);
  • усовершенствовать электронный документооборот (выпуск релизов, исправление ошибок, стабилизация, интеграция).

Этапы реализации проекта:

  1. 2011 г. Внедрение ЭДО в Аппарате Мэра и Правительства Москвы; разработка проектной и методологической документации по управлению проектом.

    Результат: подключено 33 учреждения и около 5 тыс. пользователей.

  2. 2012 г. Подключение к электронному документообороту Правительства Москвы органов исполнительной власти.

    Результат: подключено более 1 тыс. учреждений и около 25 тыс. пользователей.

  3. 2013 г. Подключение подведомственных учреждений органов исполнительной власти; интеграция с порталом «Наш город»; выпуск релиза 6.8 «Обращения граждан».

    Результат: подключено около 1800 учреждений и более 40 тыс. пользователей.

  4. 2014 г. Подключение подведомственных учреждений органов исполнительной власти; выпуск релиза 7.0; выпуск релиза 7.1; стабилизация ЭДО.

    Результат: подключено около 2 тыс. учреждений и более 50 тыс. пользователей.

Наша роль в проекте

Специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» были привлечены к работе над проектом в конце 2011 года, для организации и запуска проектного офиса.

Система управления проектами, разработанная нашими специалистами, включала три компонента:

1. Методологическая и регламентная база. В рамках проекта специалистами проектного офиса была разработана проектная документация, в том числе:

  • Устав проекта;
  • Положение по управлению проектом;
  • Комплект регламентной документации по планированию и мониторингу проекта, в том числе шаблоны основных рабочих документов.

2. Проектный офис. Персонал проектного офиса отвечал за информационно-аналитическую поддержку проекта, то есть за сбор данных о выполнении проекта, подготовку оперативной и информационно-аналитической отчетности для заказчика.

организационно-ролевая структура проектного офиса ЭДО

3. ИТ-решения. В рамках проекта технические специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» разработали и внедрили 2 информационных решения:

Проектный портал:

  • Единая информационная площадка для участников проекта;
  • Ведение календарных планов;
  • Мониторинг рисков, поручений и показателей;
  • Формирование аналитической отчетности по проекту;
  • Сбор, обработка и формирование отчетности по подключению пользователей к ЭДО;
  • Ведение архива документации по проекту.

Промо-сайт проекта (edo.dit.mos.ru):

  • Информационно-презентационные материалы по проекту;
  • Методические рекомендации и разъяснения по подключению к ЭДО;
  • Текущие показатели по проекту.

Основные процессы, выполняемые проектным офисом

  • Актуализация планов, показателей, реестров проблем и рисков, поручений;
  • Организация проведения оперативных совещаний, рабочих групп по направлениям и протоколирование;
  • Ежедневное консультирование по подключению к ЭДО;
  • Мониторинг поручений Аппарата Мэра и Правительства Москвы и подготовка проектов ответов;
  • Мониторинг и сбор фактических данных о ходе реализации проекта, формирование отчетности;
  • Анализ и принятие решений по изменениям.

Операционная деятельность проектного офиса в рамках основных процессов управления проектами

  • Оформление календарных планов направлений и показателей проекта;
  • Мониторинг и предупреждение срывов сроков выполнения задач проекта и достижения показателей;
  • Формирование и ведение реестра проблем и рисков проекта;
  • Подготовка аналитической отчетности по проекту, достаточной для принятия управленческих решений, в необходимых разрезах, для всех уровней участников проекта;
  • Организация совещаний, их документирование и согласование протоколов;
  • Контроль исполнения поручений;
  • Обеспечение процесса сбора, консолидации, анализа информации и поддержки пользователей по подключению к ЭДО;
  • Ведение проекта в АСУ ПРИЗ;
  • Обеспечение функционирования проектного портала ЭДО;
  • Обеспечение проектного документооборота и согласование проектных документов.

Специализированная деятельность проектного офиса

  • Разработка проектов писем – ответы на запросы и поручения и их мониторинг по протоколам Аппарата Мэра и Правительства Москвы
  • Формирование разнорядок по поставкам сканеров в органы исполнительной власти города Москвы и их подведомственные учреждения
  • Подключение пользователей Департамента информационных технологий города Москвы, назначение курсов СДО (выполнение роли локального администратора департамента – замещение при необходимости)
  • Участие в разработке и организация согласования предметных регламентов взаимодействия по ЭДО и обеспечение их соблюдения

Наш вклад в общий успех

Основные достижения

Сервисы проектного офиса

Развитие и сопровождение ЭДО

Выпуск релизов по ЭДО

  • Формирование план-графика и еженедельный мониторинг выполнения подрядчиками работ по нему;
  • Еженедельный мониторинг ключевых показателей работы системы с фиксацией отклонений от плановых показателей с дальнейшим выяснением причин отклонений и информированием руководства;
  • Проведен анализ заявок (обращений) пользователей в службу технической поддержки за период с 2011 года (более 2000 заявок с высоким приоритетом), по результатам анализа разработан список с приоритетностью заявок для включения в релизы;
  • Проведен анализ и выверка списков заявленных доработок, полученных от разработчика, к реализации в конкретные релизы, и списков доработок, реализованных разработчиками ЭДО (каждый релиз анализируется порядка 100 доработок).

Что позволило:

  • Своевременно и в полном объеме составить перечень первоочередных заявок для включения в релизы;
  • Добиться исправления выявленных эффектов

Подключение к электронному документообороту

Подключено более 48 тыс. пользователей и более 1960 учреждений

  • С 2012 года собраны, проверены и переданы на реализацию более 7800 форм на подключение;
  • Составление списков на очное обучение в Московском городском университете управления, а также на дистанционное обучение;
  • Мониторинг выполнения план-графика по подключению, ликвидации отклонений;
  • Ежедневное консультирование пользователей по всем вопросам, связанным с ЭДО (обучение, подключение и т.д.).

Разработан информационно -аналитический сервис по подключению

  • Специалистами ГК «Проектная Практика» разработан и успешно внедрен информационно-аналитический сервис на проектном Портале ЭДО, позволяющий в автоматическом режиме обрабатывать заявки на подключение к ЭДО;
  • С ноября 2013 года с помощью сервиса обработано заявок на подключение к ЭДО от более чем 350 подведомственных учреждений органов исполнительной власти города Москвы и 2000 пользователей;
  • Оказываются услуги по технической поддержке и сопровождению пользователей на портале (горячая линия по вопросам заполнения форм на подключение и технические вопросы).

Что позволило:

  • Ускорить скорость обработки заявок на подключение более чем в 20 раз;
  • Повысить качество первичной информации, поступающей из заявок на подключение (отсутствие некорректных данных);
  • Формировать аналитические отчеты в различных разрезах о ходе подключения.

Внедрение внешней системы отчетности для ОИВ г. Москвы и Аппарата Мэра и Правительства Москвы

Во внешней системе отчетности реализован инструмент формирования преднастроенных отчетов и создания собственных отчетов (конструктор отчетов)

  • Формирование план-графика и еженедельный мониторинг выполнения подрядчиками работ по нему;
  • Организация процесса обучения пользователей работе во внешней системе отчетности и последующего сопровождения пользователя;
  • Работа с пользователями системы: сбор замечаний и пожеланий по системе, формирование общего списка замечаний и требований, контроль за устранением выявленных замечаний.

Проведено ознакомительное обучение сотрудников органов исполнительной власти города Москвы с возможностями внешней системы отчетности

  • Разработана документация, регламентирующая процедуру подключение новых пользователей к внешней системе отчетности;
  • Организация процесса обучения пользователей, а также налаживание обратной связи, для сбора замечаний и пожеланий по доработке системы, консолидация сведений и формирование сводного отчета для разработчиков системы.

Разработана отчетность для Департамента культурного наследия, Департамента развития новых территорий; а также ГБУ МФЦ

  • Сопровождение ключевых пользователей органов исполнительной власти города Москвы – заказчиков отчетности: сбор пожеланий и замечаний по отчетности, организация обратной связи по удобству работы пользователей с системой;
  • Контроль за соблюдением разработчиками заявленных требований к отчету;
  • Организация процесса обучения пользователей работе во внешней системе отчетности и последующего сопровождения пользователя.

Обращения граждан в ЭДО

Проведено обучение сотрудников всех органов исполнительной власти города Москвы по работе с новым блоком «Обращения граждан»

  • Организация проведения обучения;
  • Сбор, анализ и подготовка списков на обучение из всех органов исполнительной власти;
  • Формирование и актуализация графиков обучения для всех сотрудников;
  • Ежедневное консультирование пользователей по поводу предстоящего обучение.

Что позволило:

  • Повысить уровень знаний пользователей ЭДО в части блока «Обращения граждан»;
  • Обеспечить корректную работу пользователей в новом блоке «Обращения граждан».

Продвижение проекта

Спроектирован и разработан промо-сайт проекта ЭДО

http://edo.dit.mos.ru/

  • Организация разработки сайта: разработана концепция сайта, техническое задание, контент (презентация проекта ЭДО, новостная и аналитическая информация, содержательная информация - инструкции, методические рекомендации и т.д.);
  • Мониторинг выполнения подрядчиком работ по разработке сайта, оперативное решение и согласование спорных вопросов;
  • С момента запуска сайта (февраль 2014 г.) по июль 2014 г. зафиксировано более 12 000 просмотров, ежедневно на сайте фиксируется порядка 100 просмотров, порядка 2000 пользователей посетили сайт.

Что позволило:

  • Обеспечить пользователям удобный доступ к актуальной информации о проекте и о подключении к электронному документообороту, а также к информационно-методическим материалам.

Результаты проекта

Новый сервис пришел на смену первому поколению систем, действовавших разрозненно в разных ведомствах.

Новый ЭДО Правительства Москвы стал большим технологическим шагом вперёд по сравнению с предыдущими решениями: во-первых, городские органы власти получили единый инструмент для взаимодействия друг с другом и внешними контрагентами, во-вторых, была разработана полноценная система документооборота, включавшая делопроизводство и ведение отчётности. Таким образом, ЭДО стал первым опытом полностью автоматизированного документооборота.

В результате сроки обмена документами между органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им учреждениями приблизились к реальному времени. При этом руководители ведомств получили возможность работать с документами в режиме 24/7 благодаря выпуску версии ЭДО для мобильных устройств.

С введением ЭДО органы власти впервые получили возможность отказаться от печати документов и услуг курьерской службы. На сегодняшний день к документообороту подключены 56 органов городской власти, 11 префектур и 125 управ, более 2 тыс. бюджетных организаций. В среднесрочной перспективе на новую систему документооборота перейдут все городские структуры.

К списку проектов  
Корзина0 товаров на сумму 0.00 руб