Переход на профиль в социальной сети          


Блог проектной практики

14.03.2019
В Мирнинском районе оценили первые итоги внедрения проектного управления
Мирнинский район стал одним из четырех пилотных районов по внедрению проектного управления. За это время проведена значительная организационная работа, но главным итогом стала успешная реализация трех проектов — «Бесплатное молоко первоклассникам», «Центр социального предпринимательства» и «Детский технопарк». Сейчас в районе […]

Проектный офис по исполнению функций Дирекции Государственной программы города Москвы «Информационный город» на 2012-2018 годы

В 2012 году Департаментом информационных технологий г. Москвы (далее – ДИТ) был дан старт масштабной программы «Информационный город», целью которой является существенное повышение качества жизни москвичей за счет широкого внедрения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в различные сферы городской жизни. 

В рамках госпрограммы, в частности, предполагается:
  • перевести в электронную форму 100% госуслуг, которые могут оказываться в электронном виде; 
  • довести до 70% долю объектов городского хозяйства, мониторинг состояния которых осуществляется с помощью ИКТ;
  • внедрить в образование электронные образовательные ресурсы, электронные дневники и журналы, системы мониторинга и оценки образовательных достижений; 
  • создать единый электронный центр приема обращений жителей города в области городского хозяйства; 
  • довести до 1700 количество светофоров, управляемых в составе «Интеллектуальной транспортной системы» и т.д. 

Для координации, разработки электронных проектов в различных областях городской жизни и их внедрения, создания инфраструктуры Информационного города ДИТ создал Дирекцию государственной программы Москвы «Информационный город». Предполагалось, что Дирекция Программы будет обеспечивать непротиворечивую увязку вновь создаваемых и действующих информационных систем и ресурсов, в т.ч. за счет определения наиболее эффективных способов и механизмов внедрения средств ИКТ в процессы управления отраслями городского хозяйства города Москвы. 

Для эффективного операционного управления реализацией государственной программы «Информационный город» в 2012 году сотрудниками ГК «Проектная ПРАКТИКА» в интересах Заказчика был организован Проектный офис. Особенностью Проектного офиса стало то, что за время работы на разных этапах в него входило от 25 до 40 специалистов разной квалификации и компетенций, среди которых были администраторы, методологи и руководитель Проектного офиса. 

Цели, определенные Заказчиком для Проектного офиса, выглядели следующим образом:
  • обеспечение целостности модели управления реализацией Программы и единства архитектуры создаваемых информационных систем;
  • обеспечение прозрачности и управляемости реализацией Программы;
  • обеспечение соответствия целей создания отдельных информационно-коммуникационных систем целям реализации Программы;
  • обеспечение эффективности создания и эксплуатации создаваемых информационных систем (эффективности инвестиций в создаваемые информационные системы). 

Задачи, поставленные перед сотрудниками Проектного офиса, сводились к:
  • администрированию реализации проектов;
  • ведению проектного документооборота; 
  • ведению плановых и фактических графиков работ в разрезе конкретных исполнителей; 
  • сбору фактических данных;
  • формированию отчетности по выполнению Рабочих планов и государственных контрактов, мониторингу выполнения планов и целевых индикаторов проектов и Программы;
  • информационному обеспечению и организации взаимодействия участников проектов; 
  • организации рабочих совещаний по управлению проектами;
  • управлению рисками.

Следует отметить, что с течением времени были выявлены специфичные задачи, которые были выделены в приоритет на 2014 год, в частности:
  • автоматизация процессов внутренней текущей деятельности ДИТ на стыках отраслевого, правового блока, блока технической политики;
  • стандартизация процедур управления типовыми проектами; 
  • расширение процедур экспертизы на весь жизненный цикл проектов информатизации. 

Для успешного решения поставленных задач специалисты Проектного офиса оказывали следующие сервисы:
  • организация и проведение совещаний, протоколирование;
  • контроль исполнения проектных решений;
  • формирование и мониторинг календарных планов;
  • подготовка статус-отчетов по выполнению проектных решений и работ календарного плана;
  • формирование реестров рисков по проектам;
  • мониторинг достижения целевых показателей проектов;
  • наполнение проектного портала информацией по проектам;
  • наполнение ИС Заказчика (АСУ ПРИЗ);
  • ведение проектного документооборота;
  • разработка и актуализация Регламентов и шаблонов документов по проектному управлению;
  • организация экспертизы отчетной документации (техническая, отраслевая, нормоконтроль).

Проектным офисом был разработан и использовался ряд документов, необходимых для осуществления эффективного проектного управления:
  • Регламент проведения совещаний;
  • Регламент контроля исполнения проектных решений; 
  • Регламент формирования КП;
  • Регламент формирования и заполнения статус-отчета;
  • Регламент планирования и мониторинга выполнения целевых показателей проекта;
  • Регламент управления рисками и проблемами;
  • Регламент организационного обеспечения экспертизы материалов, связанных с реализацией Программы
  • Набор шаблонов и форм документов (приложения к регламентам):
    • повестки совещания; o протокола совещания; o календарного плана;
    • статус-отчета; 
    • реестра и отчета о достижении показателей; 
    • реестра рисков. 

Уже в первый год работы специалисты Проектного офиса в короткие сроки смогли успешно запустить сервисы организации совещаний, протоколирования, КИПР. Кроме того благодаря привлечению бизнес-аналитиков и разработчиков был организован Проектный портал, который, как и АСУ ПРИЗ (ИС Заказчика), своевременно наполнялся актуальной информацией (протоколы совещаний, календарные планы, реестры рисков), осуществлялся сбор замечаний и пожеланий по улучшению работы портала, был создан глоссарий по проектам. 

Следует отметить, что первоначально не все сотрудники Заказчика принимали новые для себя методы проектного управления. Однако, с течением времени проектные сервисы показали свою востребованность. Например, уже в 2013 формирование календарных планов (далее – КП) вышло на новый уровень в рамках проектов: велась гораздо более активная работа с РП ДИТ и Исполнителями по формированию КП и их последующему мониторингу. Для сравнения – в 2012 году мониторинг КП и показателей практически не проводился РП ДИТ. Кроме того, многие РП стали активно использовать календарное планирование в своей текущей деятельности по реализации проектов. 

Стоит отметить, что сроки подготовки документов также улучшились. В частности, план информатизации на 2013 год был окончательно сформирован только в феврале 2013 года, а вот план на 2014 – уже в октября 2013. 

В 2013 году в дополнение к стандартному набору сервисов был запущен мониторинг промежуточных показателей по 6 пилотным проектам (совместно с McKinsey и РИА Новости). В результате сервис мониторинга промежуточных показателей показал эффективность и стал востребован по 3 проектам, в остальных "не прижился". 

Помимо этого, важным моментом стало то, что в 2013 году начался процесс утверждения формируемых Уставов проектов сразу тремя сторонами – Государственным заказчиком, Функциональным заказчиком и Исполнителем.

К 2014 году удалось добиться того, что календарные планы были разработаны почти по всем сопровождаемым проектам и загружены в ИС Заказчика (АСУ ПРИЗ) на MS Project Server. Помимо этой работы были созданы новые шаблоны и представления для повышения информативности и функциональности системы. 

Проектный офис Дирекции показал высокие результаты своей работы: в среднем каждый год специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» сопровождали около 150 государственных контрактов по 80 проектам, реализуемых в рамках программы «Информационный город».

Всего же за время работы Проектного офиса с 2012 года количество сопровождаемых проектов составило около 200, что говорит как о масштабности программы «Информационный город», так и о большой вовлеченности Проектного офиса и заинтересованности Заказчика в оказываемых сервисах, которые способствовали эффективной реализации этой программы. 

Нельзя не отметить, что благодаря активности Проектного офиса было принято около 13 000 проектных решений (около 26 в день), которые обеспечивали своевременное решение поставленных задач и достижение обозначенных целей.
К списку проектов