Проектный офис по исполнению функций Дирекции Государственной программы города Москвы «Информационный город» на 2012-2018 годы

В рамках госпрограммы, в частности, предполагается:

• перевести в электронную форму 100% госуслуг, которые могут оказываться в электронном виде; 
• довести до 70% долю объектов городского хозяйства, мониторинг состояния которых осуществляется с помощью ИКТ;
• внедрить в образование электронные образовательные ресурсы, электронные дневники и журналы, системы мониторинга и оценки образовательных достижений; 
• создать единый электронный центр приема обращений жителей города в области городского хозяйства; 
• довести до 1700 количество светофоров, управляемых в составе «Интеллектуальной транспортной системы» и т.д. 

Для координации, разработки электронных проектов в различных областях городской жизни и их внедрения, создания инфраструктуры Информационного города ДИТ создал Дирекцию государственной программы Москвы «Информационный город». Предполагалось, что Дирекция Программы будет обеспечивать непротиворечивую увязку вновь создаваемых и действующих информационных систем и ресурсов, в т.ч. за счет определения наиболее эффективных способов и механизмов внедрения средств ИКТ в процессы управления отраслями городского хозяйства города Москвы. 

Для эффективного операционного управления реализацией государственной программы «Информационный город» в 2012 году сотрудниками ГК «Проектная ПРАКТИКА» в интересах Заказчика был организован Проектный офис. Особенностью Проектного офиса стало то, что за время работы на разных этапах в него входило от 25 до 40 специалистов разной квалификации и компетенций, среди которых были администраторы, методологи и руководитель Проектного офиса. 

Цели, определенные Заказчиком для Проектного офиса, выглядели следующим образом:

• обеспечение целостности модели управления реализацией Программы и единства архитектуры создаваемых информационных систем;
• обеспечение прозрачности и управляемости реализацией Программы;
• обеспечение соответствия целей создания отдельных информационно-коммуникационных систем целям реализации Программы;
• обеспечение эффективности создания и эксплуатации создаваемых информационных систем (эффективности инвестиций в создаваемые информационные системы). 

Задачи, поставленные перед сотрудниками Проектного офиса, сводились к:

• администрированию реализации проектов;
• ведению проектного документооборота; 
• ведению плановых и фактических графиков работ в разрезе конкретных исполнителей; 
• сбору фактических данных;
• формированию отчетности по выполнению Рабочих планов и государственных контрактов, мониторингу выполнения планов и целевых индикаторов проектов и Программы;
• информационному обеспечению и организации взаимодействия участников проектов; 
• организации рабочих совещаний по управлению проектами;
• управлению рисками.

Следует отметить, что с течением времени были выявлены специфичные задачи, которые были выделены в приоритет на 2014 год, в частности:

• автоматизация процессов внутренней текущей деятельности ДИТ на стыках отраслевого, правового блока, блока технической политики;
• стандартизация процедур управления типовыми проектами; 
• расширение процедур экспертизы на весь жизненный цикл проектов информатизации. 

Для успешного решения поставленных задач специалисты Проектного офиса оказывали следующие сервисы:

• организация и проведение совещаний, протоколирование;
• контроль исполнения проектных решений;
• формирование и мониторинг календарных планов;
• подготовка статус-отчетов по выполнению проектных решений и работ календарного плана;
• формирование реестров рисков по проектам;
• мониторинг достижения целевых показателей проектов;
• наполнение проектного портала информацией по проектам;
• наполнение ИС Заказчика (АСУ ПРИЗ);
• ведение проектного документооборота;
• разработка и актуализация Регламентов и шаблонов документов по проектному управлению;
• организация экспертизы отчетной документации (техническая, отраслевая, нормоконтроль).

Проектным офисом был разработан и использовался ряд документов, необходимых для осуществления эффективного проектного управления:

• Регламент проведения совещаний;
• Регламент контроля исполнения проектных решений; 
• Регламент формирования КП;
• Регламент формирования и заполнения статус-отчета;
• Регламент планирования и мониторинга выполнения целевых показателей проекта;
• Регламент управления рисками и проблемами;
• Регламент организационного обеспечения экспертизы материалов, связанных с реализацией Программы
• Набор шаблонов и форм документов (приложения к регламентам):
• повестки совещания; o протокола совещания; o календарного плана;
• статус-отчета; 
• реестра и отчета о достижении показателей; 
• реестра рисков. 

Уже в первый год работы специалисты Проектного офиса в короткие сроки смогли успешно запустить сервисы организации совещаний, протоколирования, КИПР. Кроме того благодаря привлечению бизнес-аналитиков и разработчиков был организован Проектный портал, который, как и АСУ ПРИЗ (ИС Заказчика), своевременно наполнялся актуальной информацией (протоколы совещаний, календарные планы, реестры рисков), осуществлялся сбор замечаний и пожеланий по улучшению работы портала, был создан глоссарий по проектам. 

Следует отметить, что первоначально не все сотрудники Заказчика принимали новые для себя методы проектного управления. Однако, с течением времени проектные сервисы показали свою востребованность. Например, уже в 2013 формирование календарных планов (далее – КП) вышло на новый уровень в рамках проектов: велась гораздо более активная работа с РП ДИТ и Исполнителями по формированию КП и их последующему мониторингу. Для сравнения – в 2012 году мониторинг КП и показателей практически не проводился РП ДИТ. Кроме того, многие РП стали активно использовать календарное планирование в своей текущей деятельности по реализации проектов. 

Стоит отметить, что сроки подготовки документов также улучшились. В частности, план информатизации на 2013 год был окончательно сформирован только в феврале 2013 года, а вот план на 2014 – уже в октября 2013. 

В 2013 году в дополнение к стандартному набору сервисов был запущен мониторинг промежуточных показателей по 6 пилотным проектам (совместно с McKinsey и РИА Новости). В результате сервис мониторинга промежуточных показателей показал эффективность и стал востребован по 3 проектам, в остальных "не прижился". 

Помимо этого, важным моментом стало то, что в 2013 году начался процесс утверждения формируемых Уставов проектов сразу тремя сторонами – Государственным заказчиком, Функциональным заказчиком и Исполнителем.

К 2014 году удалось добиться того, что календарные планы были разработаны почти по всем сопровождаемым проектам и загружены в ИС Заказчика (АСУ ПРИЗ) на MS Project Server. Помимо этой работы были созданы новые шаблоны и представления для повышения информативности и функциональности системы. 

Проектный офис Дирекции показал высокие результаты своей работы: в среднем каждый год специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» сопровождали около 150 государственных контрактов по 80 проектам, реализуемых в рамках программы «Информационный город».

Всего же за время работы Проектного офиса с 2012 года количество сопровождаемых проектов составило около 200, что говорит как о масштабности программы «Информационный город», так и о большой вовлеченности Проектного офиса и заинтересованности Заказчика в оказываемых сервисах, которые способствовали эффективной реализации этой программы. 

Нельзя не отметить, что благодаря активности Проектного офиса было принято около 13 000 проектных решений (около 26 в день), которые обеспечивали своевременное решение поставленных задач и достижение обозначенных целей.