Проектный офис проекта по организации предоставления государственных и муниципальных услуг с использованием универсальной электронной карты

Проект по организации предоставления государственных и муниципальных услуг с использованием универсальной электронной карты был инициирован Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. В 2010 году был принят Федеральный закон №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», шестая глава которого полностью посвящена организации деятельности по выпуску, выдаче и обслуживанию универсальных карт. 

Цель проекта УЭК – облегчить доступ граждан к государственным и муниципальным услугам на территории РФ, создав пластиковую карту, которая объединила бы в себе документ, удостоверяющий личность и позволяющий получать различные государственные и муниципальные услуги, полис обязательного медицинского страхования, страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования, а также платежную банковскую карту. 

В ходе реализации проекта в 2010 году был организован проектный офис, функционирование и поддержку работы которого обеспечивали специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА». 

В частности, сотрудники ГК «Проектная ПРАКТИКА» занимались:

• Разработкой и внедрением методологии управления проектом, включающей основные регламентирующие документы по процессам управления Проектом, шаблоны и формы;
• Повышением точности планирования состава работ и сроков исполнения Проекта за счет применения специальных процедур, методик и инструментальных средств календарного планирования;
• Созданием эффективной системы управления изменениями по проекту, обеспечивающей возможность выявления негативных тенденций в ходе реализации Проекта и принятия обоснованных корректирующих решений на ранних стадиях;
• Повышением оперативности и качества контроля проектной деятельности со стороны руководства Проекта за счет стандартизации форм и автоматизации процедур отчетности, а также разработки иерархической системы показателей;
• Обеспечением упреждающего контроля, прогнозирования изменения параметров Проекта (сроков, состава работ и др.) на ранних стадиях;
• Формированием системы управления коммуникациями по Проекту между организациями – его участниками (ФОИВ, ОИВ, банками-участниками системы универсальной электронной карты и др.), систематизация информационного обмена в рамках Проекта;
• Внедрением методов управления рисками при реализации Проекта;
• Снижением непроизводственной нагрузки на ключевых специалистов Заказчика, связанной с планированием, отчетностью и другими операциями;
• Обеспечением возможности использования командой Заказчика специализированного ИТ-решения поддержки процессов управления проектами; 

Результатом проведенных работ в части календарного планирования стали:

• директивно-координационный план (далее – ДКП) и План внедрения универсальных электронных карт;
• актуализация ДКП и Плана внедрения УЭК по требованию участников проекта с учётом процедур согласования в федеральных органах власти и доведение до ответственных исполнителей;
• формирование и доведение до ответственных исполнителей шаблонов календарных планов для пилотных и непилотных субъектов (на основании проекта ДКП);
• мониторинг проекта, сбор информации о ходе проекта от участников, в т.ч. анализ и подготовка предложений от субъектов РФ, в т.ч. по выполнению мероприятий ДКП; 
• регулярная подготовка отчетов о ходе проекта (с использованием ИС) и рассылка участникам проекта;
• подготовка предложений и доведение информации по рискам и проблемам проекта; 
• анкетирование субъектов.

По вопросу координации и информирования участников были обеспечены:

• организация переписки по всем текущим вопросам между участниками проекта, в т. ч. между субъектами РФ и Проектным офисом;
• предоставление "по запросам" консультационной поддержки:
• уточнение и разъяснение процедур, описанных в нормативно-методических документах в рамках проекта (посредством электронной переписки и телефонной связи), 
• консультации по всем текущим вопросам проекта (посредством электронной переписки и телефонной связи),
• выработка предложений по организационным вопросам проекта;
• проведение экспертизы и анализа материалов, предоставленных субъектами в Проектный офис, методическая поддержка представителей субъектов РФ проекта (посредством электронной переписки и телефонной связи);
• администрирование специализированного веб - серверного программного обеспечения управления Проектом - настройка прав пользователей, настройка необходимых отчетов и форм информационной системы;
• регулярная доработка разделов портала мониторинга проекта внедрения УЭК по требованию ФУО:
• анализ, экспертиза и размещение оперативного плана, предоставленного Сбербанком России, для демонстрации возможностей портала;
• размещение на портале раздела «Паспорт проекта».

В соответствии с утвержденным регламентом Проектный офис в ежемесячном режиме готовил отчёт о ходе внедрения проекта, который включал в себя в числе прочих:

• раздел о выполнении мероприятий ДКП с указанием положительных и отрицательных тенденций и вариантами решения возникающих проблем;
• раздел «Обеспечение работ по внедрению универсальных электронных карт в субъектах РФ» с перечнем типовых причин (неблагоприятных факторов) в субъектах РФ и вариантами их решения;
• раздел «Текущие риски и проблемы проекта», в котором описывались риски проекта, возможные последствия реализации риска и варианты недопущения. 

С целью обеспечения согласования, утверждения и принятия рабочих планов субъектов РФ по разработке и внедрению УЭК, проектным офисом ФУО ОАО «УЭК» велась экспертная поддержка и согласование рабочих планов проектов по внедрению УЭК в субъекте РФ.