Проектный офис внедрения системы электронного документооборота. ОАО «Электронная Москва»

ОАО «Электронная Москва» было создано в 2002 году с целью внедрения информационно-коммуникационных технологий в городском управлении и социальной сфере. 

К настоящему моменту «Электронной Москвой» поддерживается работа более 200 различных общегородских информационных систем — это московский портал госуслуг и единая городская медицинская информационно-аналитическая система, электронная запись в первый класс и общегородской электронный дневник, единая почтовая система и система юридически значимого электронного документооборота Правительства Москвы, которые формируют, хранят и обрабатывают большой объем информации различного типа и в различном формате. 

Во исполнение Распоряжения Мэра Москвы от 10.07.2012 № 552-РМ «О работе с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы» между Правительством Москвы в лице Департамента информационных технологий города Москвы и ОАО «Электронная Москва» был заключен государственный контракт. Согласно нему ОАО «Электронная Москва» оказывает услуги по обеспечению доступа органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им учреждений к единому электронному документообороту (ЭДО). 

Целью проекта является переход органов исполнительной власти города Москвы и их подведомственных учреждений на электронный документооборот для повышения качества работы с документацией, сокращения сроков рассмотрения и их исполнения, а также сокращения затрат на работу с бумажными документами. 

Руководством проекта был определен ряд целевых показателей:

• Подключить к системе ЭДО все (60) органов исполнительной власти города Москвы;
• Подключить к системе ЭДО все управы и территориальные подразделения органов исполнительной власти города Москвы;
• Обеспечить к 2014 году долю подключенных к системе электронного документооборота пользователей Правительства Москвы в размере не менее 60%;
• Снизить к 2014 году среднее время обработки документа до 3 дней.

Задачи проекта, поставленные Заказчиком перед Исполнителем по Государственному контракту:

• Автоматизация процессов документооборота, контроля прохождения документов, контроля исполнения поручений
• Автоматизация процессов сбора и формирования отчетности
• Подключение к ЭДО органов исполнительной власти и подведомственных им учреждений
• Обеспечение возможности удаленной работы с документами
• Развитие электронного документооборота (выпуск релизов, исправление ошибок, стабилизация, интеграции).

В целях эффективного управления Проектом ЭДО специалистами ГК «Проектная ПРАКТИКА» с 2012 по 2014 год был организован Проектный офис, сотрудники которого оказывали следующие сервисы:

• Формирование календарного и сводного планов;
• Планирование подключения учреждений к ЭДО;
• Мониторинг хода реализации оказания услуг, консолидация и формирование отчетности;
• Управление рисками и проблемами;
• Управление изменениями; 
• Управление качеством услуг, процессов управления и реализации Проекта и задействованных в ней ресурсов различных видов;
• Управление коммуникациями, включая контроль исполнения поручений, организацию и проведение совещаний, ведение протоколов и контроль протокольных решений;
• Управление качеством конечного и промежуточных результатов Проекта. 

К задачам, решаемым сотрудниками Проектного офиса ЭДО в еженедельном режиме, относились:

• Актуализация планов, показателей, реестров проблем и рисков, поручений;
• Организация проведения оперативных совещаний, рабочих групп по направлениям и протоколирование;
• Ежедневное консультирование по подключению к ЭДО;
• Подготовка аналитической отчетности по проекту достаточной для принятия управленческих решений, в необходимых разрезах для всех уровней участников проекта;
• Мониторинг и сбор фактических данных о ходе реализации проекта, формирование отчетности;
• Анализ и принятие решений по изменениям. 

Иные профильные активности Проектного офиса ЭДО выглядели следующим образом:

• Оформление календарных планов направлений и показателей проекта;
• Мониторинг и предупреждение срывов сроков выполнения задач проекта и достижения показателей;
• Контроль исполнения поручений;
• Обеспечение процесса сбора, консолидации, анализа информации и поддержки пользователей по подключению к ЭДО;
• Ведение проекта в АСУ ПРИЗ;
• Обеспечение функционирования проектного портала ЭДО;
• Обеспечение проектного документооборота и согласование проектных документов. 

Принимая во внимание существенный объем оказываемых сервисов, а также большое количество участников и заинтересованных сторон, для эффективного решения поставленных задач Проектным офисом были разработаны:

• Положение по управлению проектами;
• Устав проекта, включавший среди прочего иерархическую структуру работ и организационную структуру управления проектом;
• Реестр рисков проекта. 

Для обеспечения оперативного доступа сотрудников ДИТ к имеющейся по проекту информации были реализованы ИТ-решения, в частности, проектный портал и промо-сайт проекта. 

В процессе работы командой Проектного офиса были составлены и использовались в работе шаблоны различных документов: Уведомлений о риске или проблеме, Запросов на предоставление информации/внесение изменений, Планов управления рисками, Реестров проблем и рисков и т.д.. 

Создание и функционирование Проектного офиса для управления проектом ЭДО позволило внести существенный вклад в реализацию задуманного и эффективно проводить работы по ряду направлений внутри проекта, в частности:

• Работы, проведенные в направлении Выпуска релизов, обеспечили своевременное и полное определение перечня первоочередных заявок на включение;
• Работы в части создания информационно-аналитического сервиса по подключению позволили увеличить скорость обработки заявки (~ в 20 раз) и повысить качество первичной информации, поступающей для формирования заявки. 

В результате тесного сотрудничества сотрудников Проектного офиса ЭДО с Исполнителем по Государственному контракту по состоянию на 2014 год удалось обеспечить:

• подключение к системе ЭДО более 25 000 государственных служащих в 1 800 учреждениях, в том числе во всех органах исполнительной власти г. Москвы, их территориальных подразделениях и управах;
• пользование системой более 45 000 человек;
• ежедневное создание в ЭДО более 56 000 документов;
• сокращение среднего времени обработки документа до 2 дней.