Переход на профиль в социальной сети          


Блог проектной практики

14.03.2019
В Мирнинском районе оценили первые итоги внедрения проектного управления
Мирнинский район стал одним из четырех пилотных районов по внедрению проектного управления. За это время проведена значительная организационная работа, но главным итогом стала успешная реализация трех проектов — «Бесплатное молоко первоклассникам», «Центр социального предпринимательства» и «Детский технопарк». Сейчас в районе […]

Проектный офис внедрения системы электронного документооборота. ОАО «Электронная Москва»

О заказчике:

ОАО «Электронная Москва» было создано в 2002 году с целью внедрения информационно-коммуникационных технологий в городском управлении и социальной сфере. 

К настоящему моменту «Электронной Москвой» поддерживается работа более 200 различных общегородских информационных систем — это московский портал госуслуг и единая городская медицинская информационно-аналитическая система, электронная запись в первый класс и общегородской электронный дневник, единая почтовая система и система юридически значимого электронного документооборота Правительства Москвы, которые формируют, хранят и обрабатывают большой объем информации различного типа и в различном формате. 

О проекте:

Во исполнение Распоряжения Мэра Москвы от 10.07.2012 № 552-РМ «О работе с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы» между Правительством Москвы в лице Департамента информационных технологий города Москвы и ОАО «Электронная Москва» был заключен государственный контракт. Согласно нему ОАО «Электронная Москва» оказывает услуги по обеспечению доступа органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им учреждений к единому электронному документообороту (ЭДО). 

Целью проекта является переход органов исполнительной власти города Москвы и их подведомственных учреждений на электронный документооборот для повышения качества работы с документацией, сокращения сроков рассмотрения и их исполнения, а также сокращения затрат на работу с бумажными документами. 

Руководством проекта был определен ряд целевых показателей:
  • Подключить к системе ЭДО все (60) органов исполнительной власти города Москвы;
  • Подключить к системе ЭДО все управы и территориальные подразделения органов исполнительной власти города Москвы;
  • Обеспечить к 2014 году долю подключенных к системе электронного документооборота пользователей Правительства Москвы в размере не менее 60%;
  • Снизить к 2014 году среднее время обработки документа до 3 дней.

Задачи проекта, поставленные Заказчиком перед Исполнителем по Государственному контракту:
  • Автоматизация процессов документооборота, контроля прохождения документов, контроля исполнения поручений
  • Автоматизация процессов сбора и формирования отчетности
  • Подключение к ЭДО органов исполнительной власти и подведомственных им учреждений
  • Обеспечение возможности удаленной работы с документами
  • Развитие электронного документооборота (выпуск релизов, исправление ошибок, стабилизация, интеграции).

Наша роль в проекте:

В целях эффективного управления Проектом ЭДО специалистами ГК «Проектная ПРАКТИКА» с 2012 по 2014 год был организован Проектный офис, сотрудники которого оказывали следующие сервисы:
  • Формирование календарного и сводного планов;
  • Планирование подключения учреждений к ЭДО;
  • Мониторинг хода реализации оказания услуг, консолидация и формирование отчетности;
  • Управление рисками и проблемами;
  • Управление изменениями; 
  • Управление качеством услуг, процессов управления и реализации Проекта и задействованных в ней ресурсов различных видов;
  • Управление коммуникациями, включая контроль исполнения поручений, организацию и проведение совещаний, ведение протоколов и контроль протокольных решений;
  • Управление качеством конечного и промежуточных результатов Проекта. 

К задачам, решаемым сотрудниками Проектного офиса ЭДО в еженедельном режиме, относились:
  • Актуализация планов, показателей, реестров проблем и рисков, поручений;
  • Организация проведения оперативных совещаний, рабочих групп по направлениям и протоколирование;
  • Ежедневное консультирование по подключению к ЭДО;
  • Подготовка аналитической отчетности по проекту достаточной для принятия управленческих решений, в необходимых разрезах для всех уровней участников проекта;
  • Мониторинг и сбор фактических данных о ходе реализации проекта, формирование отчетности;
  • Анализ и принятие решений по изменениям. 

Иные профильные активности Проектного офиса ЭДО выглядели следующим образом:
  • Оформление календарных планов направлений и показателей проекта;
  • Мониторинг и предупреждение срывов сроков выполнения задач проекта и достижения показателей;
  • Контроль исполнения поручений;
  • Обеспечение процесса сбора, консолидации, анализа информации и поддержки пользователей по подключению к ЭДО;
  • Ведение проекта в АСУ ПРИЗ;
  • Обеспечение функционирования проектного портала ЭДО;
  • Обеспечение проектного документооборота и согласование проектных документов. 

Принимая во внимание существенный объем оказываемых сервисов, а также большое количество участников и заинтересованных сторон, для эффективного решения поставленных задач Проектным офисом были разработаны:
  • Положение по управлению проектами;
  • Устав проекта, включавший среди прочего иерархическую структуру работ и организационную структуру управления проектом;
  • Реестр рисков проекта. 

Для обеспечения оперативного доступа сотрудников ДИТ к имеющейся по проекту информации были реализованы ИТ-решения, в частности, проектный портал и промо-сайт проекта. 

В процессе работы командой Проектного офиса были составлены и использовались в работе шаблоны различных документов: Уведомлений о риске или проблеме, Запросов на предоставление информации/внесение изменений, Планов управления рисками, Реестров проблем и рисков и т.д.. 

Создание и функционирование Проектного офиса для управления проектом ЭДО позволило внести существенный вклад в реализацию задуманного и эффективно проводить работы по ряду направлений внутри проекта, в частности:
  • Работы, проведенные в направлении Выпуска релизов, обеспечили своевременное и полное определение перечня первоочередных заявок на включение;
  • Работы в части создания информационно-аналитического сервиса по подключению позволили увеличить скорость обработки заявки (~ в 20 раз) и повысить качество первичной информации, поступающей для формирования заявки. 

В результате тесного сотрудничества сотрудников Проектного офиса ЭДО с Исполнителем по Государственному контракту по состоянию на 2014 год удалось обеспечить:
  • подключение к системе ЭДО более 25 000 государственных служащих в 1 800 учреждениях, в том числе во всех органах исполнительной власти г. Москвы, их территориальных подразделениях и управах;
  • пользование системой более 45 000 человек;
  • ежедневное создание в ЭДО более 56 000 документов;
  • сокращение среднего времени обработки документа до 2 дней.
К списку проектов