Переход на профиль в социальной сети      
ВЫБРАТЬ КУРС И ЗАПИСАТЬСЯ ONLINE ПОЗВОНИТЬЗАКАЗАТЬ КОНСУЛЬТАЦИЮ СПЕЦИАЛИСТА


БЛОГ ПРОЕКТНОЙ ПРАКТИКИ

13.12.2017
Воронежскому проектному офису подберут правильный софт
Внедрению проектного управления в Воронеже мешает отсутствие единого программного обеспечения, отметил мэр Александр Гусев на планерке в горадминистрации в понедельник, 11 декабря. Если ситуация не разрешится к концу I квартала 2018 года, городу придется «решать вопрос с закупкой» необходимых программ. […]

Проектный офис внедрения системы электронного документооборота

О заказчике:

ОАО «Электронная Москва» было создано в 2002 году с целью внедрения информационно-коммуникационных технологий в городском управлении и социальной сфере. 

К настоящему моменту «Электронной Москвой» поддерживается работа более 200 различных общегородских информационных систем — это московский портал госуслуг и единая городская медицинская информационно-аналитическая система, электронная запись в первый класс и общегородской электронный дневник, единая почтовая система и система юридически значимого электронного документооборота Правительства Москвы, которые формируют, хранят и обрабатывают большой объем информации различного типа и в различном формате. 

О проекте:

Во исполнение Распоряжения Мэра Москвы от 10.07.2012 № 552-РМ «О работе с электронными документами в электронном документообороте органов исполнительной власти города Москвы, а также подведомственных им государственных учреждений города Москвы» между Правительством Москвы в лице Департамента информационных технологий города Москвы и ОАО «Электронная Москва» был заключен государственный контракт. Согласно нему ОАО «Электронная Москва» оказывает услуги по обеспечению доступа органов исполнительной власти города Москвы и подведомственных им учреждений к единому электронному документообороту (ЭДО). 

Целью проекта является переход органов исполнительной власти города Москвы и их подведомственных учреждений на электронный документооборот для повышения качества работы с документацией, сокращения сроков рассмотрения и их исполнения, а также сокращения затрат на работу с бумажными документами. 

Руководством проекта был определен ряд целевых показателей:
  • Подключить к системе ЭДО все (60) органов исполнительной власти города Москвы;
  • Подключить к системе ЭДО все управы и территориальные подразделения органов исполнительной власти города Москвы;
  • Обеспечить к 2014 году долю подключенных к системе электронного документооборота пользователей Правительства Москвы в размере не менее 60%;
  • Снизить к 2014 году среднее время обработки документа до 3 дней.

Задачи проекта, поставленные Заказчиком перед Исполнителем по Государственному контракту:
  • Автоматизация процессов документооборота, контроля прохождения документов, контроля исполнения поручений
  • Автоматизация процессов сбора и формирования отчетности
  • Подключение к ЭДО органов исполнительной власти и подведомственных им учреждений
  • Обеспечение возможности удаленной работы с документами
  • Развитие электронного документооборота (выпуск релизов, исправление ошибок, стабилизация, интеграции).

Наша роль в проекте:

В целях эффективного управления Проектом ЭДО специалистами ГК «Проектная ПРАКТИКА» с 2012 по 2014 год был организован Проектный офис, сотрудники которого оказывали следующие сервисы:
  • Формирование календарного и сводного планов;
  • Планирование подключения учреждений к ЭДО;
  • Мониторинг хода реализации оказания услуг, консолидация и формирование отчетности;
  • Управление рисками и проблемами;
  • Управление изменениями; 
  • Управление качеством услуг, процессов управления и реализации Проекта и задействованных в ней ресурсов различных видов;
  • Управление коммуникациями, включая контроль исполнения поручений, организацию и проведение совещаний, ведение протоколов и контроль протокольных решений;
  • Управление качеством конечного и промежуточных результатов Проекта. 

К задачам, решаемым сотрудниками Проектного офиса ЭДО в еженедельном режиме, относились:
  • Актуализация планов, показателей, реестров проблем и рисков, поручений;
  • Организация проведения оперативных совещаний, рабочих групп по направлениям и протоколирование;
  • Ежедневное консультирование по подключению к ЭДО;
  • Подготовка аналитической отчетности по проекту достаточной для принятия управленческих решений, в необходимых разрезах для всех уровней участников проекта;
  • Мониторинг и сбор фактических данных о ходе реализации проекта, формирование отчетности;
  • Анализ и принятие решений по изменениям. 

Иные профильные активности Проектного офиса ЭДО выглядели следующим образом:
  • Оформление календарных планов направлений и показателей проекта;
  • Мониторинг и предупреждение срывов сроков выполнения задач проекта и достижения показателей;
  • Контроль исполнения поручений;
  • Обеспечение процесса сбора, консолидации, анализа информации и поддержки пользователей по подключению к ЭДО;
  • Ведение проекта в АСУ ПРИЗ;
  • Обеспечение функционирования проектного портала ЭДО;
  • Обеспечение проектного документооборота и согласование проектных документов. 

Принимая во внимание существенный объем оказываемых сервисов, а также большое количество участников и заинтересованных сторон, для эффективного решения поставленных задач Проектным офисом были разработаны:
  • Положение по управлению проектами;
  • Устав проекта, включавший среди прочего иерархическую структуру работ и организационную структуру управления проектом;
  • Реестр рисков проекта. 

Для обеспечения оперативного доступа сотрудников ДИТ к имеющейся по проекту информации были реализованы ИТ-решения, в частности, проектный портал и промо-сайт проекта. 

В процессе работы командой Проектного офиса были составлены и использовались в работе шаблоны различных документов: Уведомлений о риске или проблеме, Запросов на предоставление информации/внесение изменений, Планов управления рисками, Реестров проблем и рисков и т.д.. 

Создание и функционирование Проектного офиса для управления проектом ЭДО позволило внести существенный вклад в реализацию задуманного и эффективно проводить работы по ряду направлений внутри проекта, в частности:
  • Работы, проведенные в направлении Выпуска релизов, обеспечили своевременное и полное определение перечня первоочередных заявок на включение;
  • Работы в части создания информационно-аналитического сервиса по подключению позволили увеличить скорость обработки заявки (~ в 20 раз) и повысить качество первичной информации, поступающей для формирования заявки. 

В результате тесного сотрудничества сотрудников Проектного офиса ЭДО с Исполнителем по Государственному контракту по состоянию на 2014 год удалось обеспечить:
  • подключение к системе ЭДО более 25 000 государственных служащих в 1 800 учреждениях, в том числе во всех органах исполнительной власти г. Москвы, их территориальных подразделениях и управах;
  • пользование системой более 45 000 человек;
  • ежедневное создание в ЭДО более 56 000 документов;
  • сокращение среднего времени обработки документа до 2 дней.
К списку проектов  
Корзина0 товаров на сумму 0.00 руб