Как грамотно управлять научно-производственными проектами в группе компаний?

Замечали, как удобно работать, когда экосистема компании настроена до малейших деталей?

Такая история может показаться сказкой, ведь невозможно учесть потребности отделов и создать между ними комфортный мир документооборота и согласования, особенно если речь идет о крупной компании или группе компаний.

Сказка ли? ПМ Форсайт постарался воплотить её в реальность и максимально помочь очередному нашему заказчику.

ЛУКОЙЛ-Инжиниринг — центр управления всей инновационной деятельностью Группы Компаний ЛУКОЙЛ: от анализа проблемных вопросов функционирования дочерних добывающих предприятий до распространения успешных инноваций по структурам ГК ЛУКОЙЛ.

Компания работает на договорной основе со всеми организациями ГК ЛУКОЙЛ, отсюда титанический документооборот и сложный порядок согласования.

На практике проводится согласование работ двух видов:

• 1. Оценка полученной задачи и, после согласования с подразделением, заключение договора и запуск проекта в работу.
• 2. Комплексные договоры на работы, в которых сразу создаются и запускаются в работу заявки, а также выставляются акты на уже выполненные работы.

Сложность реализации заключалась в вычленении взаимосвязи объектов и «тонкой подстройке» информационной системы.

Еще одним требованием к стала консолидация информации по каждому подразделению (доходы, расходы, трудозатраты – это велось каждым подразделением вручную), а также возможность создавать и вести дорожные карты активов.

Результатом нашей совместной работы стала «Единая Система управления научно - производственными проектами», которая автоматизировала управление проектами и договорами.

Сегодня функционал системы позволяет:

• 1. Вести дорожные карты активов масштаба ГК ЛУКОЙЛ (включая план, исследование, разработку, закрытие (консервацию) месторождения).
• 2. Отслеживать ход выполнения проектов
• 3. Отслеживать календарные планы и ход исполнения этапов проектов
• 4. Отслеживать финансовые потоки по этапам и за год
• 5. Составлять и контролировать тематический план на год.
• 6. Создавать «Годовую координационную программу научно-технических работ» (ГКП НТР), который используется на уровне ГК ЛУКОЙЛ
• 7. На уровне функциональных подразделений система позволяет показать сколько договоров в работе, обеспечены ли в текущем году подразделения финансами и ресурсами. Оперативная аналитика способствует быстрому принятию управленческих решений, заключению дополнительных договоров и поддержанию баланса.

В ходе реализации проекта решались в том числе и интеграционные задачи:

• есть интеграция с корпоративным порталом в части организационной структуры и получения списков сотрудников,
• проведена интеграция с системой согласования договоров,
• выполнена интеграция с 1С в части передачи плановых сумм и получения фактически закрытых сумм для учета в ИСУ НПП,
• налажена связь с используемой системой ресурсного планирования.

С 2014 года система проходила опытную эксплуатацию, а в марте 2018 года была переведена в промышленную эксплуатацию. Сегодня система продолжает развиваться, продолжается и ее поддержка.

Созданная Информационная на базе ПМ Форсайт система существенно повысила прозрачность информации на местах, актуальное положение дел доступно участникам команд и заинтересованным лицам, любые отклонения от плана сразу становятся видны.

Автоматизация загрузки подразделений позволяет выходить на самообеспеченность, а автоматическое формирование регламентной отчетности сократило скорость получения информации и исключает фактор человеческой ошибки.

«Мы выстроили систему координации и контроля выполнения проектов и договоров в достаточно большой компании. Сегодня это 3 500 сотрудников в 6 филиалах, разбросанных по стране.
Информация стала доступнее: о сроках, о срыве сроков выполнения договоров. Спрятать информацию на местах или забыть о чем-то стало невозможно. Доступность и скорость получения аналитической информации сложно оценить в деньгах, но можно уверенно заявлять об экономии на трудозатратах.»

Представитель компании ЛУКОЙЛ-Инжиниринг