Переход на профиль в социальной сети          


Блог проектной практики

26.08.2019
Первое заседание проектного офиса поддержки МСП на Дальнем Востоке пройдет в сентябре
Проектный офис по поддержке субъектов малого и среднего предпринимательства (МСП) на Дальнем Востоке начнет работу осенью 2019 года, первое его заседание намечено на сентябрь. Об этом сообщил в среду на пресс-конференции в Москве первый замминистра РФ по развитию Дальнего Востока […]

1 этап. ОРГАНИЗАЦИЯ И ЗАПУСК СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Результаты первого этапа

  1. Начата работа основных рабочих органов (проектного комитета, проектного офиса) в рамках внедрения системы, получены первые результаты.

  2. Сформирован перечень реализуемых проектов (реестр проектов), ожидаемых результатов, сложностей и ограничений их реализации.

  3. Выбраны пилотные проекты, и на их примере начата отработка процессов проектного управления: определены пилотные проекты, назначены руководители проектов, разработаны уставы и календарные планы по пилотным проектам.

  4. Разработаны необходимые нормативно-регламентирующие документы системы управления проектами: положение о проектном офисе, положение о проектном комитете, регламент процессов управления проектами (1-я версия) и основные шаблоны проектных документов.

  5. Запущены работы по созданию информационной системы управления проектами: выбран исполнитель работ по созданию системы, разработаны функциональные требования, техническое задание и макет-прототип.

  6. Проведено обучение сотрудников, задействованных во внедрении системы управления проектами на пилотных проектах.



Организационная поддержка

Назначается руководитель проектного офиса и ответственные руководители пилотных проектов, формируется список проектов (реестр проектов) и структура проектного офиса
В отдельных случаях в ОИВ могут формироваться функциональные проектные офисы (по функциональным направлениям) и/или проектные офисы уровня отдельных проектов. 

Наш опыт показывает, что лучше начать с проектного офиса уровня всего ОИВ, в зону ответственности которого будут входить пилотные проекты и/или программы, без привязки к функциональным направлениям.

Проводится отбор сотрудников проектного офиса, оцениваются их компетенции, формируется и наполняется организационно-ролевая структура проектного офиса. Помимо руководителя в проектном офисе назначаются администраторы проектов – для поддержки работ по формированию уставов проектов, разработке и актуализации план-графиков проектов, поддержки работы руководителей проектов и проектного комитета.

Задачи проектного офиса: 
  • обеспечение жизнеспособности и целостности принимаемых решений по разработке и внедрению системы управления проектами в ОИВ
  • помощь в разработке нормативно-методологической базы системы управления проектами
  • формирование реестра проектов
  • поддержка руководителей проектов на этапе формализации (описания проектов).
Одновременно создается структура проектного комитета ОИВ и организуется его работа. Проектный комитет рассматривает предлагаемые решения по созданию и внедрению системы управления проектами, анализирует и согласует регламентирующие документы до их утверждения нормативными актами ОИВ. Проектный комитет возглавляет ответственный за внедрение системы, который был назначен на подготовительном этапе.

Аутсорсинг проектных специалистов

При организации проектного управления на первоначальных этапах полезно привлекать специалистов, имеющих успешный практический опыт реализации проектной деятельности в ОИВ. 

Это может быть как команда из одного или двух специалистов с релевантным методологическим опытом, привлекаемых для описания и организации процессов управления проектами, разработки базовых шаблонов, так и более масштабные команды до десяти и более специалистов, составляющие «ядро» проектного офиса и делающие большое количество проектных документов своими руками.

В дальнейшем внешние специалисты отключаются и передают компетенции специалистам ОИВ. При этом организация экономит время на создании работоспособных решений.

Методологическая поддержка

Мероприятия методологического блока в рамках первого этапа предполагают формализацию принимаемых решений - разрабатываются и согласуются регламентирующие документы для функционирования проектного офиса, проектного комитета, регламенты процессов управления проектами, шаблоны, положения по системе управления проектами ОИВ
Методологические разработки целесообразно предварять обследованием существующих процессов управления проектами (при их наличии) и принятой организационно-ролевой структуры ОИВ. По результатам обследования уточняется целевое видение системы управления проектами. Кроме того, в этом случае разрабатываемые регламентирующие документы не будут противоречить действительно хорошим практикам управления. 
Разрабатываются базовые управленческие документы: паспорта проектов, плана-графика проектов.
Наш опыт говорит, что на первом этапе работ целесообразно формировать упрощенную форму паспорта с упрощенным перечнем проектных ролей, которая будет уточняться по ходу наполнения.

Эту работу выполняют руководители проектов при ресурсной и методологической поддержке со стороны проектного офиса. Проектный комитет рассматривает, согласует и утверждает управленческие документы по пилотным проектам. По факту получения и рассмотрения руководством первых формализованных результатов по проектам (реестр проектов, паспорта, план-графики, базовые отчеты) уточняются реальные потребности руководства в информации, нужной для принятия решений по проектам.

Специфика государственного сектора

В разрабатываемых методологических решениях по управлению проектами необходимо учитывать специфику ОИВ:

  • нормативные ограничения, регулирующие закупки/конкурсные процедуры (ФЗ-44 и связанные акты);
  • нормативные акты, регулирующие полномочия и зону ответственности ОИВ, разграничения зон ответственности разных ОИВ, участвующих в проектах.

Технологическая поддержка

На первом этапе осуществляется разработка функциональных требований и технического задания на информационную систему управления проектами. Требования к системе формулируются с учетом результатов, полученных в рамках методологических работ. Разрабатывается рабочий макет системы.

Обучение

Проводится обучение проектному управлению руководителей ОИВ и участников пилотных проектов. Целесообразно познакомить с общей методологии проектного управления всех участников системы управления проектами ОИВ для того, чтобы выровнять понимание системы, выработать у участников единую терминологию и подходы к реализации проектов.

Возможно проведение более узкого (специализированного) обучения, например, сотрудников проектного офиса или руководителей проектов. Сначала выполняется оценка знаний по управлению проектами, а затем выбираются учебные курсы соответствующей направленности. При необходимости проводится сертификация сотрудников, прошедших обучение.

Компетенции проектных специалистов в госсекторе

Из нашего опыта, специалист в области правления проектами, помимо владения проектными компетенциями (описанных в стандартах по управлению проектами), должен:

  • знать практические нюансы реализации контрактных процедур в госсекторе;
  • понимать специфику деловой переписки и документооборота;
  • иметь навыки работы в бюрократизированных (в хорошем смысле этого слова) структурах;
  • знать предметную зону деятельности ОИВ.

В целом по итогам первого этапа работ система управления проектами ОИВ должна быть организационно, методологически и технологически готова для начала отработки принятых решений на пилотных проектах.

Любая из работ первого этапа, за исключением внутренних организационных вопросов – от организации отбора и обучения людей в проектном офисе до паспортизации проектов, разработки регламентов проектов, шаблонов рабочих документов и требований на разработку информационной системы - может быть организована и реализована при поддержке команды консультантов, имеющих релевантный опыт .

Важно, чтобы команда заказчика и привлекаемого консультанта уже на первом этапе ориентировалась на конечную, понятную полезность создаваемых результатов, их практическое применение и отработку с момента создания.

Сертификация по управлению проектами