1 этап. ОРГАНИЗАЦИЯ И ЗАПУСК СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИРезультаты первого этапа
Организационная поддержкаНазначается руководитель проектного офиса и ответственные руководители пилотных проектов, формируется список проектов (реестр проектов) и структура проектного офиса. В отдельных случаях в ОИВ могут формироваться функциональные проектные офисы (по функциональным направлениям) и/или проектные офисы уровня отдельных проектов. Наш опыт показывает, что лучше начать с проектного офиса уровня всего ОИВ, в зону ответственности которого будут входить пилотные проекты и/или программы, без привязки к функциональным направлениям.
Проводится отбор сотрудников проектного офиса, оцениваются их компетенции, формируется и наполняется организационно-ролевая структура проектного офиса. Помимо руководителя в проектном офисе назначаются администраторы проектов – для поддержки работ по формированию уставов проектов, разработке и актуализации план-графиков проектов, поддержки работы руководителей проектов и проектного комитета.
Задачи проектного офиса:
Одновременно создается структура проектного комитета ОИВ и организуется его работа. Проектный комитет рассматривает предлагаемые решения по созданию и внедрению системы управления проектами, анализирует и согласует регламентирующие документы до их утверждения нормативными актами ОИВ. Проектный комитет возглавляет ответственный за внедрение системы, который был назначен на подготовительном этапе.
Аутсорсинг проектных специалистовПри организации проектного управления на первоначальных этапах полезно привлекать специалистов, имеющих успешный практический опыт реализации проектной деятельности в ОИВ. Это может быть как команда из одного или двух специалистов с релевантным методологическим опытом, привлекаемых для описания и организации процессов управления проектами, разработки базовых шаблонов, так и более масштабные команды до десяти и более специалистов, составляющие «ядро» проектного офиса и делающие большое количество проектных документов своими руками.
В дальнейшем внешние специалисты отключаются и передают компетенции специалистам ОИВ. При этом организация экономит время на создании работоспособных решений. Методологическая поддержкаМероприятия методологического блока в рамках первого этапа предполагают формализацию принимаемых решений - разрабатываются и согласуются регламентирующие документы для функционирования проектного офиса, проектного комитета, регламенты процессов управления проектами, шаблоны, положения по системе управления проектами ОИВ. Методологические разработки целесообразно предварять обследованием существующих процессов управления проектами (при их наличии) и принятой организационно-ролевой структуры ОИВ. По результатам обследования уточняется целевое видение системы управления проектами. Кроме того, в этом случае разрабатываемые регламентирующие документы не будут противоречить действительно хорошим практикам управления. Разрабатываются базовые управленческие документы: паспорта проектов, плана-графика проектов. Наш опыт говорит, что на первом этапе работ целесообразно формировать упрощенную форму паспорта с упрощенным перечнем проектных ролей, которая будет уточняться по ходу наполнения. Эту работу выполняют руководители проектов при ресурсной и методологической поддержке со стороны проектного офиса. Проектный комитет рассматривает, согласует и утверждает управленческие документы по пилотным проектам. По факту получения и рассмотрения руководством первых формализованных результатов по проектам (реестр проектов, паспорта, план-графики, базовые отчеты) уточняются реальные потребности руководства в информации, нужной для принятия решений по проектам. Специфика государственного сектораВ разрабатываемых методологических решениях по управлению проектами необходимо учитывать специфику ОИВ:
Технологическая поддержкаНа первом этапе осуществляется разработка функциональных требований и технического задания на информационную систему управления проектами. Требования к системе формулируются с учетом результатов, полученных в рамках методологических работ. Разрабатывается рабочий макет системы. ОбучениеПроводится обучение проектному управлению руководителей ОИВ и участников пилотных проектов. Целесообразно познакомить с общей методологии проектного управления всех участников системы управления проектами ОИВ для того, чтобы выровнять понимание системы, выработать у участников единую терминологию и подходы к реализации проектов.
Возможно проведение более узкого (специализированного) обучения, например, сотрудников проектного офиса или руководителей проектов. Сначала выполняется оценка знаний по управлению проектами, а затем выбираются учебные курсы соответствующей направленности. При необходимости проводится сертификация сотрудников, прошедших обучение. Компетенции проектных специалистов в госсектореИз нашего опыта, специалист в области правления проектами, помимо владения проектными компетенциями (описанных в стандартах по управлению проектами), должен:
В целом по итогам первого этапа работ система управления проектами ОИВ должна быть организационно, методологически и технологически готова для начала отработки принятых решений на пилотных проектах. Любая из работ первого этапа, за исключением внутренних организационных вопросов – от организации отбора и обучения людей в проектном офисе до паспортизации проектов, разработки регламентов проектов, шаблонов рабочих документов и требований на разработку информационной системы - может быть организована и реализована при поддержке команды консультантов, имеющих релевантный опыт . Важно, чтобы команда заказчика и привлекаемого консультанта уже на первом этапе ориентировалась на конечную, понятную полезность создаваемых результатов, их практическое применение и отработку с момента создания. |