Об услугах аутсорсинга в управлении проектами

Главная

О проектном офисе

Ваши потребности

Необходимость передачи функций по управлению проектами на аутсорсинг может быть вызвана многими причинами, например:

Принято решение о реализации одного значимого для компании крупного проекта, при этом Вы понимаете, что внедрение КСУП не требуется, а постановка системы управления проектом также требует дополнительного времени;
Вы уже приняли решение о внедрении проектно-ориентированного управления в компании, но при этом Вы понимаете, что на это нужно дополнительное время, в течение которого реализовывать проекты придется, руководствуясь старыми методами, которые оказывались малоэффективными;
Ваша компания постоянно выполняет определенный объем проектных работ, при этом она несет слишком высокие расходы как на управление проектами (привлечение сотрудников компании с частичным или полным отрывом от основной деятельности, или содержание специального подразделения для управления проектами), так и на совершенствование системы управления проектами (доработку методологии, изменение настроек информационной системы, обучение персонала, задействованного в управлении проектами);
Возможно, перед вашей компанией стоит задача, связанная с разработкой конкретного набора документов по проекту/программе (например, реестра проектов или сводного календарного плана проекта/программы, требуется запуск/рестарт проекта), при этом Вы планируете продолжить самостоятельное управление проектом/программой после выполнения этих работ.

Наше решение

Для решения указанных задач ГК «Проектная ПРАКТИКА» предлагает услугу аутсорсинга управления проектами. В этом случае для осуществления проектного управления в организационную структуру заказчика вводятся специалисты группы компаний. Они решают выделенные задачи в соответствии с заключенными договорами.

Кроме того, ГК «Проектная ПРАКТИКА» может взять на себя ответственность за выполнение отдельных функций управления проектами в вашей компании, неся ответственность не только за качество работы отдельных сотрудников, но и за определенные результаты проектов в целом.

Наши консультанты способны выполнять различные функции проектного управления, используя при этом богатый опыт и базу знаний, накопленную в группе компаний. При необходимости они могут развертывать и использовать IT-решения для поддержки проектной деятельности, применяемые в ГК «Проектная ПРАКТИКА»

В зависимости от потребностей компании-заказчика и особенностей ее проектной деятельности, выделяется два вида аутсорсинговых услуг проектного управления, которые оказывает ГК «Проектная ПРАКТИКА»:

аутсорсинг специалистов;
аутсорсинг функций.

Аутсорсинг управления проектами

При аутсорсинге специалистов ГК «Проектная ПРАКТИКА» берет на себя ответственность за предоставление необходимого количества специалистов с требуемыми компетенциями Заказчику, при этом Заказчик самостоятельно обеспечивает их эффективное применение на задачах проекта.

Благодаря такому подходу возможно передавать различные функции проектного управления на аутсорсинг:

общее управление проектом – аутсорсинг менеджеров проектов;
административное, методическое и технологическое обеспечение проекта – аутсорсинг специалистов проектного офиса / администрирование проектов.

Данный подход позволяет Заказчику гибко корректировать состав работ, на которые привлекаются специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА», перераспределяя задачи между ними. Это является преимуществом в условиях, когда реальный состав работ и трудоемкость оценить сложно, так как часто одни работы опираются на результаты других. Поэтому аутсорсинг специалистов является лучшим выбором для компании, которая впервые передает управление проектами на аутсорсинг. Также такой порядок взаимодействия может применяться и в случае, когда отлаженная система управления проектами еще не выстроена.

Результативность работ при аутсорсинге специалистов зависит не только от компетенций привлекаемых специалистов, так и от того, насколько эффективно Заказчик обеспечивает использование этих компетенций.

При аутсорсинге функций ГК «Проектная ПРАКТИКА» берет на себя ответственность за выполнение конкретных функций управления проектами Заказчика. Заказчик, в свою очередь, обеспечивает соблюдение зависящих от него условий выполнения этих функций и их интеграцию в интересах проекта/программы.

Примеры функций, часто передаваемых на аутсорсинг (их выполнение осуществляет Проектный офис):

составление и контроль исполнения календарного плана проекта;
мониторинг/контроль исполнения проекта/программы;
общее администрирование проекта (протоколы совещаний, контроль исполнения поручений, контроль выполнения планов, ведение архива документов по проекту).

При аутсорсинге функций также могут решаться задачи, связанные с разработкой конкретного набора документов по проекту/программе, например, реестра проектов, календарного плана, или связанные с выполнением функций, носящих разовый характер, например, запуск/рестарт проекта.

Основным преимуществом данного подхода является лучшая прогнозируемость результативности работ, но требуется формализованность процессов управления проектами у Заказчика для определения и обеспечения регламента выполнения функций, передаваемых на аутсорсинг.

Этот метод целесообразно применять для устоявшихся процессов (например, накопив опыт аутсорсинга специалистов) или при возможности обеспечить существенную автономность реализуемой функции.

Технология взаимодействия

При аутсорсинге специалистов на этапе заключения договора определяется набор функций и задач, которые должны будут решать специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА», определяется количество специалистов, время их работы и набор компетенций, которыми они должны обладать.

Заказчик выделяет своих представителей, которые обеспечивают взаимодействие консультантов с сотрудниками и службами Заказчика, координируют работы и, при необходимости, детализируют, уточняют, корректируют состав и/или приоритеты работ, выполняемых специалистами ГК «Проектная ПРАКТИКА».

Стоимость услуг рассчитывается исходя из реально отработанного времени консультантов, подтвержденного Заказчиком.

При аутсорсинге функций на этапе заключения договора должны быть определены не только набор функций, передаваемый на аутсорсинг, но и регламент взаимодействия с подразделениями Заказчика при выполнении этих функций.

При оказании услуг ГК «Проектная ПРАКТИКА» придерживается принципа адаптивности под корпоративную методологию компании-заказчика. При выполнении функций проектного управления консультанты учитывают и используют, по требованию Заказчика, наработанные стандарты, шаблоны документов и другую методологию компании-заказчика.

Стоимость услуг обычно является фиксированной и определяется договором.

Результаты

Каждый проект по-своему уникален. У каждой компании существуют свои особенности. Исходя из существующих ограничений и предпочтений, мы сформируем и предложим Вам оптимальный комплекс услуг, который с минимальными затратами позволит максимизировать эффективность управления Вашими проектами.

Публикации по теме: "Аутсорсинг управления проектами: что должен знать Заказчик и уметь Поставщик".