Аутсорсинг проектных специалистов

Аутсорсинг проектного офиса – это передача управления проектом или части функций управления внешнему подрядчику. При этом ключевые решения по проекту в любом случае остаются у организации-Заказчика.

Аутсорсинг хорошо применим тогда, когда у организации не хватает собственных ресурсов для качественной поддержки процессов управления проектами, или не достает компетенций в области управления проектами для эффективного быстрого старта проекта с участием проектного офиса.

Преимущества аутсорсинга для заказчика:

наличие высококвалифицированных, опытных, компетентных специалистов;
быстрое формирование проектного офиса «с первого дня запуска проекта»;
заменяемость специалистов и возможность выбора конкретных персоналий в случае необходимости;
опыт и экспертный потенциал ГК Проектная Практика».

Ваши потребности

Вам не хватает собственных специалистов для качественной поддержки процессов управления и достижения целей проекта?

Вам необходимо быстро запустить проект и сформировать сильную команду с необходимыми компетенциями, опытом и способностью эффективно выстраивать процессы управления?

Ваша цель - краткосрочный проект по непрофильной деятельности (внедрение ИТ-систем, масштабный переезд, реорганизация компании), для организации управления которым не хотелось бы отвлекать предметных специалистов?

Вы хотели бы привлечь независимую сторону для организации и отладки процессов управления проектом взаимодействия между большим количеством участников проекта?

Наше решение

Мы предлагаем услугу аутсорсинга Проектного офиса или отдельных специалистов для решения Ваших выделенных задач.

Проектный офис, в зависимости от конфигурации, может выполнять следующие функции:

1. Управленческие

поддержка процессов управления проектом, обеспечение принятия управленческих решений.

2. Методологические

разработка и поддержка в актуальном состоянии базовых управленческих документов (с учетом принятых у Заказчика правил управления проектами): устав проекта, регламенты процессов управления проектом в рамках проекта, шаблоны ключевых документов и др.;
определение метрик для оценки качества процессов управления. Контроль качества и выработка мероприятий для повышения качества процессов управления.

3. Экспертно-консультативные

экспертная и консультативная поддержка специалистов Заказчика.

4. Стратегические

организация разработки и актуализация рабочих и высокоуровневых директивно-координационных планов проектов;
выявление и оценка рисков. Ведение реестра рисков. Анализ влияния рисков на реализацию проекта. Выработка мероприятий реагирования;
мониторинг достижения показателей проекта (целевые показатели, контрольные показатели, индикаторы реализации проекта).

5. Административные

организация подготовки и проведение совещаний (участники, повестка, помещения, материалы к совещанию), подготовка и согласование протоколов;
ведение реестра поручений (проектных решений), контроль их исполнения, формирование аналитики по исполнению поручений;
сбор отчетности с участников проекта, консолидация и формирование сводных отчетов. Формирование аналитических отчетов о ходе реализации проекта;
организация процедур согласования проектных документов, ведение структурированного хранения документов, обеспечение своевременного выполнения процедур, связанных с контрактным документооборотом;
организация взаимодействия на проекте, обеспечение всех участников проекта необходимой информацией.

Технология взаимодействия с Заказчиком

Непосредственно с момента принятия решения о запуске Проектного офиса, наши специалисты начинают работать на Вашей территории для обеспечения поддержки процессов управления проектами.

Это возможно также и в том случае, если процессы управления проектами в Вашей компании четко не определены – ввиду соответствующей квалификации и опыта наших специалистов, готовности оперативно запустить поддержку процессов управления проектами в рамках базовой модели. Базовая модель – это ключевой набор функций (сервисов) Проектного офиса, необходимых для оперативного старта проекта с участием Проектного офиса.

Параллельно реализуется процесс уточнения функций (развития базовой модели), которые необходимо брать на аутсорсинг, уточнение процессов управления проектом, количества сотрудников и уровня их компетенций.

После уточнения потребностей начинается этап корректировки и развития базовой модели. В результате определяется конфигурация Проектного офиса, его место в организации, распределение функций и полномочий в рамках проектов, порядок взаимодействия. Все это фиксируется в Положении о Проектном офисе. При поддержке Проектного офиса разрабатываются/уточняются уставы проектов, регламент календарного планирования и мониторинга и другие документы, необходимые для эффективной реализации проекта.

В течение 5 дней с момента начала работ настраивается и вводится в работу типовая (базовая) версия проектного портала, в которой силами Проектного офиса начинает накапливаться, подвергаться анализу и обрабатываться информация о проекте. В дальнейшем с учетом разработанной нормативно-регламентной базы проектный портал адаптируется и развивается.

При необходимости, для специалистов Заказчика, которые будут взаимодействовать с Проектным офисом, проводится обучение основам управления проектами и работе на проектном портале.

Возможные варианты сотрудничества

В зависимости от ваших потребностей вы можете в рамках аутсорсинга привлечь одного или группу выделенных специалистов (менеджера Проектного офиса и/или администратора Проектного офиса).

По нашему опыту наиболее действенным является запуск комплексного Проектного офиса, решающего основной спектр вопросов поддержки проектов: разработки и запуска методологии процессов управления проектами с участием Проектного офиса, разворачивание специализированного ИТ решения (проектного портала), формирование комплексной команды специалистов с привлечением методологов, менеджеров и администраторов Проектного офиса.

Результаты

Какие результаты Вы сможете получить, передав управление проектом или части функций управления внешнему подрядчику?

действующий Проектный офис, обеспечивающий эффективную реализацию всех проектов компании, поддержку процессов управления проектами;
«быстрый старт» поддержки процессов управления проектами при участии Проектного офиса или проектных специалистов.