Внедрение информационной системы управления проектами в АО «АТФБанк»

Акционерное общество «АТФБанк», образованное в 1995 году, является одним из лидеров банковской системы Казахстана. АО «АТФБанк» является универсальным финансовым институтом, предлагающим своим клиентам широкий спектр продуктов, в том числе услуги по пенсионному обеспечению, предоставляемые ОНПФ «Отан». АТФБанк предоставляет физическим и юридическим лицам депозиты, кредитование, платежные карточки, чеки, переводные операции, операционное обслуживание, услуги по кастодиальной деятельности. Кроме того, предоставляются документарные операции для юридических лиц. Банк имеет широкую филиальную сеть на территории Казахстана и за ее пределами. В июне 2007 года АТФБанк вошел в одну из крупнейших международных финансовых групп UniCredit Group, имеющую более 9 тысяч филиалов в 22 странах, с клиентской базой свыше 40 миллионов человек.

Банковская сфера – одна из немногих областей деятельности, где от функционирования ИТ-инфраструктуры компании зависит не просто уровень доходов компании, но так же и сам факт доходности бизнеса. Поэтому с самого открытия АТФБанка его информационным системам уделялось повышенное внимание: обновлялись продукты, внедрялись проекты, оптимизирующие решение бизнес-задач и т.п.

Изначально ИТ-инфраструктура банка была построена на продуктах Microsoft. Постепенная эволюция информационной системы привела к тому, что к моменту запуска «Системы управления проектами» из серверных продуктов использовались Microsoft Windows Server 2003 с настроенной службой системного каталога Active Directory; Microsoft SharePoint Server 2003, Microsoft Exchange Server 2003, Microsoft BizTalk Server, Microsoft SQL Server 2005, и Microsoft Dynamics AX. Рабочие места сотрудников банка были стандартизованы; на компьютеры пользователей были установлены копии операционной системы Microsoft Windows XP, использовались офисные приложения Microsoft Office 2003. Разработчиками из ИТ-подразделений применялся Microsoft Visual Studio 2003/2005.

В банке испытывали потребность в информационной среде, которая обеспечила бы качественный контроль и реализацию портфеля проектов подразделений АТФБанка. В первую очередь речь шла об ИТ-проектах; однако многие другие подразделения банка также испытывали необходимость во внедрении системы управления проектами. Из-за ее отсутствия в банке невозможно было осуществить централизованное планирование работ и трудовых ресурсов, что зачастую приводило к простою проектов или работам в «авральном режиме».

«Нам требовался инструмент, который помог бы посмотреть на проектную деятельность в рамках всего портфеля банка, а не в масштабах конкретной задачи. В существовавших условиях менеджеры, отвечающие за свои направления, перетягивали ресурсы друг у друга, как одеяло. В результате успех одного проекта происходил в ущерб другому, что негативно отражалось на развитии бизнеса в целом»

Альбина Жакан, руководитель проектного офиса АО «АТФБанк»

Помимо этого, отсутствие необходимого программного обеспечения в ИТ-инфраструктуре банка не позволяло руководству получать актуальные данные о реализации ключевых проектов, а планирование дальнейшего развития компании требовало проведения своевременного и качественного анализа стратегического портфеля проектов.

Таким образом, условия бизнеса требовали создания системы управления проектами. Поскольку большая часть программных продуктов банка была представлена компанией Microsoft, главным кандидатом среди ряда других информационных систем управлениями проектами стало корпоративное решение Microsoft Enterprise Project Management.

На этапе планирования внедрения был проведен сравнительный анализ решении Microsoft с продуктами других производителей (в частности, OpenPlan). После оценки функциональных возможностей, историй успешного применения систем в банковской сфере и стоимости решений предпочтения окончательно были отданы Microsoft Office Project 2003.

«Коллеги знают, как важно в банковской сфере не ошибиться и выбрать оптимальное решение, не переплачивая за бренд, эксклюзивность и неиспользуемые функции. Поэтому мы отдали предпочтение удобству и разумной цене решения от Microsoft»

Альбина Жакан, руководитель проектного офиса АО «АТФБанк»

Для реализации проекта внедрения Microsoft Office Project 2003 руководство АО «АТФБанк» обратилось в компанию Microsoft Казахстан, которая приложила все усилия по установлению прочных и надежных связей с консалтинговой организацией «ТЕКОРА-Консалтинг», вошедшей в группу компаний «Проектная ПРАКТИКА». В рамках внедрения специалистами компании «ТЕКОРА-Консалтинг» совместно с консультантами Microsoft Казахстан провели обследование ИТ-инфраструктуры банка, по результатам которого разработали конфигурацию внедряемого сервера (запланировали дополнительные настройки сервера управления проектами).

По завершении подготовительного этапа внедрения следовал этап инсталляции и настройки программного обеспечения, занявший два дня. В целом сложностей при внедрении не возникало.

Серверное приложение Microsoft Office Project Server 2003 было установлено на выделенный физический двухпроцессорный сервер (2 Гб оперативной памяти) и интегрировано с большинством из внедренных в компании систем Microsoft, в частности, с Microsoft SharePoint Server 2003, Microsoft Exchange Server 2003. Клиентское приложение устанавливалось поэтапно в подразделениях блока ИТ и в некоторых других структурах АТФБанка. На данном этапе проект затронул рабочие места сотрудников Департамента информационных технологий, Департамента системного обеспечения и телекоммуникаций, Управления банковских технологий, а также Управления по внедрению АБИС.

Внедрение завершилось обучением пользователей основным принципам работы с системой, которое было также проведено специалистами компании «ТЕКОРА-Консалтинг».

За время работы система управления проектам успела показать себя в решении ряда важных задач. Инструментарий Microsoft Office Project 2003 был использован при реализации одного их самых больших проектов АТФБанка - интеграции с UniCredit Group.

Наиболее полно Microsoft Office Project 2003 используется сотрудниками ИТ-подразделений. Кроме того, в АТФБанке есть несколько примеров использования системы управления проектами и другими подразделениями. Активно применяется Project Web Access, благодаря которому сотрудники разных подразделений банка, включенные в рабочую группу проекта, а также руководство подразделений банка может оставаться в курсе проекта.

В рамках проекта также разработан пакет проектной документации, учитывающий специфику работы банка. Среди наиболее востребованных сотрудниками модулей Microsoft Office Project 2003 оказались «Ресурсы» и «Документы», т.к. они позволили отследить загруженность персонала на проектах и сформировать архив проектной документации портфеля. Наиболее востребованной структурой стали OLAP-кубы, при помощи которых создаются и визуализируются многочисленные отчеты различной сложности и детализации.

«На сегодняшний момент наиболее типичный пример использования Microsoft Office Project 2003 – это инвестиционные ИТ-проекты, которые оформляются в виде план-графика менеджером проекта на этапе инициации; после официального старта проекта и согласования работ со всеми заинтересованными подразделениями файл проекта опубликовывается на сервере. Используя представления Project Web Access, ИТ-комитет еженедельно отслеживает состояние всех реализуемых проектов портфеля»

Альбина Жакан, руководитель проектного офиса АО «АТФБанк»

Для осуществления централизованной работы с проектами и ресурсами в АТФБанке было создано отдельное структурное подразделение – «Проектный офис», среди функций которого: оказание консультативной помощи менеджерам проектов по вопросам, связанным с реализацией их задач; накопление, анализ и использование в дальнейшем опыта реализованных проектов банка; освоение передового опыта в области управления проектами; мониторинг состояния портфеля проектов банка; ведение архива проектных материалов, формирование базы знаний по проектам банка; информирование руководства банка о состоянии системы управления проектами; формализация и регламентация процедур управления проектами; подготовка методических материалов по управлению проектами; организация обучения сотрудников банка в области управления проектами и администрирование информационной системы управления проектами.

Предполагается, что следующим этапом в развитии решения будет внедрение системы в других подразделениях банка. Масштабное внедрение позволит предложить другим существующим комитетам инструмент мониторинга портфеля инвестиционных или стратегических проектов.

Преимущества

Система управления проектами Microsoft Office Project 2003 позволила АТФБанку значительно увеличить эффективность управления портфелем задач.

Главная цель любых преобразований ИТ-инфраструктуры в любом банке состоит в повышении эффективности инвестиционной активности. В результате внедрения Microsoft Office Project данная цель была достигнута. Благодаря системе управления проектами Microsoft Office Project 2003 АТФБанк рассчитывает повысить устойчивость проектов к негативным изменениям во внешней среде, снизить внутренние риски проекта и сформировать портфель проектов подразделений в соответствии со стратегией развития банка.

«Microsoft Office Project 2003 обеспечивает значительную информационную поддержку сотрудникам компаний, данная система управления проектами приводит к повышению производительности в целом. Так, например, масштабный проект удается реализовать в сжатые сроки при привлечении минимального количества людей. Также, существует эффективная взаимозаменяемость сотрудников, что, конечно же, сводит к минимуму временные потери в каждом проекте».

Павел Шестопалов, руководитель проекта внедрения системы управления проектами со стороны ГК «Проектная ПРАКТИКА»

Система управления проектами Microsoft Office Project 2003 является для АТФБанка решением не только по налаживанию работы и модернизации системы, но и позволяет топ-менеджерам контролировать рабочие моменты, значительно экономя время, облегчая управление и оптимизируя бизнес-процессы; исполнителям же проекта удается проявить себя и наглядно показать свой вклад в достижение целей проекта. В результате значительно повысилась прозрачность работ, проводимых в банке.

«Безусловно, неудачные проекты бывают у любых компаний с любыми системами управления проектами. Было бы неправдой сказать, что Microsoft Office Project позволил нам избавиться от неудачных экспериментов, однако он позволил существенно снизить процент нереализованных, затратных и провальных проектов»

Альбина Жакан, руководитель проектного офиса АО «АТФБанк»

Интеграция Microsoft Office Project 2003 с серверными и клиентскими приложениями Microsoft, существующими в ИТ-инфраструктуре АТФБанка, облегчила проектную деятельность даже для начинающих сотрудников. Кроме того, интеграция системы управления проектами с существующими в компании программными продуктами дала широкие возможности постоянного совершенствования проекта в будущем.

К списку проектов