Информационно-аналитическое обеспечение руководства: мониторинг хода реализации госпрограмм на примере Олимпиады 2014 года в г. Сочи

Организационное обеспечение

Первое, с чем пришлось столкнуться при создании портала – это сложности в организации сбора и предоставления формализованных данных от десятка организаций. У каждого из участников подготовки к Играм информация была организована по своему – кто-то имел собственную информационную систему, кто-то вел данные в MS Excel.  Большинство поставщиков информации не были готовы тратить дополнительные ресурсы на подготовку данных для загрузки в Портал. Возникало множество вопросов: какие данные можно передавать, а какие нет, каков должен быть их уровень детализации и периодичность актуализации, каким способом обеспечивать передачу данных, как организовать централизованное ведение справочников и т.п. На начальных этапах функционирования Портала каждая загрузка данных означала несколько дней напряженной работы.

Решением проблемы стало создание регламента информационного наполнения Портала, который жестко закрепил состав, порядок, форматы и способы передачи данных от каждого ключевого участника подготовки к Играм. Разработка и согласование такого регламента – процесс долгий, итерационный, но он категорически необходим. Без четкой формализации процессов информационного обмена невозможно добиться оперативного и качественного информационного наполнения системы. 

Еще одним инструментом, который удалось эффективно использовать для организации решения вопросов по информационному наполнению Портала и обеспечению его функционирования, стала рабочая группа по программному обеспечению мониторинга и контроля за реализацией проектов, созданная  в рамках Совета при Президенте Российской Федерации по развитию физической культуры и спорта, в состав которой вошли представители всех ключевых участников подготовки к Играм. Такой формат взаимодействия обеспечил быстрое и эффективное решение вопросов развития Портала, расширения состава информации, организации взаимодействия участников.

И, наконец, был определен администратор информационного Портала - единый центр ответственности за информационное наполнение, бесперебойное функционирование и сопровождение Портала.

Технологии

Правильный выбор ИТ-инструментария является не менее важным, чем грамотная организация работы и взаимодействия участников информационного обмена. Технологии, лежащие в основе информационного портала,  должны быть гибкими и мощными, достаточными для удовлетворения постоянно растущих потребностей пользователей.

В качестве платформы портала Сочи-2014 были выбраны технологии Microsoft (MS SharePoint 2007, MS SQL Server 2008), имеющие широкий базовый функционал, на основе которого можно быстро и качественно реализовать всю необходимую «обвязку». Созданная информационная система легко интегрируется  со сторонними продуктами, что  позволяет оперативно подключать новые базы данных, наращивать и масштабировать решение.

Вся аналитика была реализована с помощью MS Reporting Services и MS Analysis Services. Для ключевых информационных панелей используется также технология Silverlight.

Важным вопросом, стоящим перед специалистами в процессе создания Портала, была организация регулярной загрузки в базы данных разнородной информации, поступающей от различных организаций. Помимо комплекса организационных мер, направленных на систематизацию этого процесса, были разработаны сложные ИТ-решения на базе MS Integration Services, которые обеспечили верификацию, очистку, загрузку данных в единое хранилище, проверку данных на ошибки форматов и логическую целостность, формирование итоговых отчетов по загрузке, логгирование всех операций, возможности отката к предыдущему состоянию баз. Все это в комплексе позволило существенно минимизировать затраты времени и ресурсов на операции по загрузке данных – с нескольких дней до нескольких минут. Учитывая, что к Порталу постоянно подключаются все  новые и новые источники информации, это является крайне важным.

Одной из ключевых особенностей информационного Портала стала  его виртуализация. Изначально вся система была развернута на одной виртуальной машине, однако по мере роста нагрузки и объемов обрабатываемой информации архитектура Портала усложнялась. Тем не менее, виртуализация по-прежнему обеспечивает определенную степень мобильности решения, когда требуется провести выездное совещание при поддержке портала там, где закрытые телекоммуникационные каналы связи не функционируют.

На сегодняшний день руководители высшего звена становятся все более «продвинутыми», а значит, и более требовательными пользователями ИТ-решений. В связи с этим возникает целый ряд дополнительных задач, которые раньше не стояли перед информационными системами, обеспечивающими работу госорганов. Во-первых, это привлекательность и современность дизайна, особенно в части аналитических отчетов, которые должны быть простыми и динамичными. Во-вторых, это  мобильность созданного решения. Практически все руководители сегодня имеют планшетные компьютеры и активно ими пользуются – чаще это iPAD, реже устройства других производителей под Windows или Android. Естественно, они хотят, чтобы привычный инструмент работы был доступен в любом месте и в любое время. С этим связан целый ряд сложностей – как с технологической, так и с организационной точки зрения, которые обязательно нужно иметь в виду, начиная проектирование и разработку подобного решения.

Ключевые потребности пользователей и функциональность портала

На сегодняшний день структура и функциональное наполнение портала являются достаточно сложными и разнообразными. При этом можно выделить основные направления работ, которые выделились исходя из ключевых бизнес-потребностей пользователей системы:

Контроль реализации планов по ключевым направлениям подготовки к Играм. Руководству необходимо понимать, насколько эффективно, качественно и своевременно исполняются намеченные планы по подготовке к соревнованиям, где существуют проблемные зоны, какие коррективы нужно вносить в работу. Поэтому центральное место в функциональности портала занимает контроль исполнения соответствующих планов и мероприятий. К ним относятся:- план-график строительства олимпийских объектов,

• мероприятия по обеспечению объектов строительства земельными участками,

• планы транспортного обеспечения Игр и организации перевозок грузов,

• экологические программы,

• комплексная программа подготовки сборных команд России,

• планы по проведению тестовых соревнований, а также других спортивных и культурно-массовых мероприятий,

• мастер-план подготовки к Играм.

За реализацию каждого направления отвечает одна или несколько организаций, которые и являются поставщиками информации. Так, основным источником данных о ходе строительства выступает ГК «Олимпстрой». 

Каждое направление мониторинга – это сложный комплекс оперативных, сводных, аналитических отчетов и показателей, которые позволяют увидеть картину в целом, а затем погрузиться на более низкие уровни детализации, вплоть до отдельного объекта строительства или отдельного мероприятия мастер-плана. Комплекс отчетов позволяет увидеть картину под разным углом, в разных разрезах, оценить динамику, построить прогноз, увидеть отклонения факта от плановых значений. А карточка отдельного объекта или проекта консолидирует все сведения по нему. Например, в карточке объекта строительства можно получить информацию не только о ходе выполнения отдельных этапов стройки, но и посмотреть фото- и видео - материалы, связанные с объектом документы, поручения, сетевые графики и т.п.

Своевременное исполнение поручений и повышение исполнительской дисциплины. Поручения являются основным инструментом руководителя, с помощью которого он может управлять ходом реализации программы. Поэтому уровень исполнительской дисциплины играет первостепенную роль в эффективной реализации любой госпрограммы.

В связи с этим на портале реализована функциональность, которая обеспечивает сбор и анализ огромного количества информации обо всех поручениях, связанных с подготовкой к Играм: Президента РФ, Правительства РФ, МОК и т.п. Это позволяет оценивать состояние исполнительской дисциплины, как в общем, так и по отдельным организациям и направлениям подготовки, отслеживать выполнение каждого конкретного поручения.

Все информационные материалы, документы, письма, а также все взаимосвязи поручений между собой и с объектами управления отражаются на портале. К текущему моменту насчитывается более 5 тыс. поручений по тематике подготовки к Играм.

Информационное взаимодействие участников подготовки к Играм. Помимо основной функции - мониторинга хода реализации подготовки к Играм - портал несет еще и дополнительную нагрузку – является единым информационным пространством для взаимодействия организаций.

Поэтому на портале реализован целый ряд сервисов и инструментов, обеспечивающих такое взаимодействие. Это различные фото – и видео - галереи, видеокамеры, новостные ленты, библиотеки документов, оповещения и календари событий, система подготовки и проведения совещаний, поиск и многое другое.

И, конечно, важной составляющей системы является административный блок. Он позволяет управлять структурой портала и его контентом, пользователями и правами доступа, отслеживать нагрузку на портал, вести журналы операций и многое другое. При создании портала подготовки к Олимпийским Играм большое внимание, в частности, уделялось вопросам разграничения прав доступа, поскольку потребителями информации являются пользователи разного уровня из большого количества организаций.

Сопровождение и развитие

Несомненно, важно на самом начальном этапе правильно спроектировать и разработать систему информационно-аналитического обеспечения руководства, заложить максимум возможностей по ее развитию и масштабированию. Но не менее значимым и подчас более сложным является и правильная организация процессов сопровождения и поддержки решения.  Исходя из опыта создания портала мониторинга подготовки к Играм,  можно выделить несколько важных особенностей процессов сопровождения и развития систем такого класса:

• Портал функционирует в закрытых телекоммуникационных сетях госорганов, поэтому удаленное сопровождение и поддержка его работоспособности не возможны. Необходимо заранее продумать схему работы специалистов сопровождения и технической поддержки в местах расположения серверов, в том числе  режим их работы, организацию рабочих мест и т.п.

• Необходимо определить и регламентно зафиксировать порядок оказания услуг по сопровождению портала: каким образом поступают заявки, как они оцениваются и приоритезируются, будет ли выделен тестовый сервер для разработки, каков порядок переноса обновлений в рабочую систему и т.п.

• Поскольку, как правило, часть работы по сопровождению и информационному наполнению выполняется администратором портала, а часть – консультантами фирмы-разработчика, необходимо четко разграничить обязанности и определить ответственность каждого из участников. Например, за заведение новых пользователей, загрузку в портал документов и фото - материалов, проведение резервного копирования и профилактику серверов отвечают сотрудники администратора портала, а за загрузку аналитических данных, исправление ошибок, консультирование пользователей – сотрудники внешней компании.

• Нужно быть готовым, что новые требования к Порталу, новые заявки на разработку, новые данные для загрузки могут возникнуть внезапно, и на их появление необходимо быстро реагировать. Ведь запросы зачастую поступают от ключевых пользователей, которым важно быстро получить результат, и их совсем не интересует, что ваш программист в отпуске, завтра суббота, и в очереди еще 5 заявок со статусом «Критично».

Все сказанное выше можно подытожить так: при создании сложных информационно-аналитических систем мониторинга реализации госпрограмм, пользователями которых являются руководители высшего звена, очень важен комплексный подход. Важно обратить внимание не только на выбор эффективных и красивых технологических решений, но и на  организационную, методическую, информационную составляющие. Только в этом случае можно создать сбалансированное и взвешенное решение, отвечающее всем потребностями пользователей, решение, которое будет приносить пользу и будет востребованным на протяжении всей реализации программы.

Вместе с тем, при создании решения всегда необходимо ориентироваться на конкретную бизнес-задачу, на потребности пользователей. Не всегда требуется создание громоздкой и сложной системы, как с технической, так и с организационной точки зрения. Иногда простое, легкое и наглядное решение позволяет охватить большой объем потребностей пользователей и оказывается более эффективным, чем масштабный комплексный портал.