Использование Microsoft Office Project 2003 в Корпоративной Системе Управления Проектами

31.05.2008 16:16:04

Андрей Белозеров

На сегодняшний день на рынке существует достаточно много систем информационной поддержки управления проектами (ИС УП) – все они в различной степени конкурентоспособны по своим функциональным и ценовым характеристикам.

В данной статье рассматривается один из самых распространенных на российском и мировом рынке продуктов – Microsoft Office Project 2003.

Мы предлагаем краткое описание подхода к «встраиванию» Microsoft Office Project 2003 в Корпоративную систему управления проектами, то есть к определению для решения каких задач целесообразно использовать этот продукт в корпорации.

1. КСУП – инструмент реализации стратегии предприятия

Стратегия компании – это комплекс долгосрочных и среднесрочных целей, ориентиров, к которым компания должна прийти через несколько лет. Каждый проект, реализуемый компанией, должен тем или иным образом обеспечивать достижение одной или более стратегических целей. Соответственно, вся совокупность стратегических целей должна реализовываться через портфель проектов компании.

Помимо своей целевой функции, проекты должны реализовываться в рамках тех ограничений, которые определяет руководство – бюджет, сроки, затраты ресурсов и пр.

Следовательно, одной из ключевых функций менеджмента компании является реализация всех проектов, входящих в портфель, таким образом, чтобы при минимальном (оптимальном) использовании ресурсов максимально полно достигались стратегические цели компании.

Реализация такой задачи нетривиальна и требует комплексного, системного подхода. Одним из возможных решений, крайне положительно зарекомендовавшим себя и в России, и в мире, является Корпоративная Система Управления Проектами (КСУП).

Непонятная на первый взгляд аббревиатура КСУП все чаще появляется в лексиконе владельцев и топ-менеджеров российских компаний. Именно эти люди отвечают за разработку стратегии, достижение стратегических целей и за судьбу бизнеса в целом.

Что же такое КСУП и какого рода инструментом она может служить при реализации корпоративной стратегии?

Структуру КСУП можно описать с использованием системной модели управления проектами, в которой выделяется три основных структурных элемента:

• Объекты управления проектами;
• Субъекты управления проектами;
• Процессы управления проектами.

Объекты управления проектами – это то, чем мы управляем в рамках КСУП. В качестве объектов проектного управления могут выступать проект, программа (например, программа развития предприятия, отрасли), портфель проектов и программ.

Субъекты управления проектами – это те, кто управляет объектами управления. Субъектами проектного управления могут являться сотрудники, подразделения компании, а также коллегиальные (координационные советы, управляющие советы и т. д.) и временные органы управления (проектные группы).

Взаимосвязанная структура субъектов управления представляет собой организационную структуру управления проектами в компании. Пример такой структуры приведен на рис. 1.

Рис. 1. Пример организационной структуры управления проектами в компании

Процессы управления – это то, как субъекты управления воздействуют на объекты управления. Другими словами, процесс управления – это совокупность взаимосвязанных операций по управлению проектами, ответственность за выполнение каждой из которых закреплена за тем или иным субъектом. Пример описания одного из процессов – процесса заключения договора Генерального подряда с Заказчиком – приведен на рис. 2.

Рис. 2. Пример процесса управления проектом

Взаимосвязь процессов управления проектами и субъектов управления проектами выражается в распределении ответственности по управлению проектами в организации. Принятой формой визуализации распределения ответственности являются матрицы ответственности по процессам управления проектами.

Описание объектов, субъектов и процессов управления проектами в компании позволит отразить те базовые вещи, на основе которых впоследствии будет выстраиваться информационная система управления проектами. 2. Microsoft Office Project 2003 – где и как использовать Определив структуру КСУП через системную модель управления проектами, мы с легкостью можем определить и контур автоматизации. Для этого мы должны ответить всего лишь на три вопроса:

• Для управления какими объектами в нашей компании целесообразно использовать Microsoft Project?
• Какие субъекты управления в нашей организации будут пользоваться Microsoft Project?
• Какие процессы управления проектами будет автоматизировать информационная система на базе Microsoft Project?

Для управления какими объектами можно использовать Microsoft Office Project?

Ответ достаточно прост – всеми объектами проектного управления.

Обеспечить выделенное управление с помощью Microsoft Project можно как для отдельной задачи по проекту, так для проекта и портфеля проектов компании.

Особняком стоит такой объект управления, как программа. Выделенной функциональности для управления программами на сегодняшний день в Microsoft Project нет. Но помимо того, что на сегодняшний день на рынке в принципе нет автоматизированных систем управления программами, можно отметить еще и следующий аспект – методологическая база управления программами и в мире, и в России еще недостаточно устоялась. Начиная от терминологии и простейших определений и заканчивая всей совокупностью элементов управления программами (субъекты, процессы, документы, технологии и т. д.).

Тем не менее, это не означает, что Microsoft Project нельзя использовать для управления программами. Программа – это совокупность проектов и операционной деятельности, требующая выделенной координации и управления для достижения комплекса целей. Соответственно, внутри программы есть и отдельные проекты, и локальные портфели проектов, которые требуют выделенного управления и координации. В этом случае использование такого простого и в то же время эффективного инструмента, как Microsoft Project, может быть очень полезным.

Какие субъекты управления в нашей организации будут пользоваться информационной системой?

Говоря об информационном решении по управлению проектами в корпорации на базе Microsoft Project, можно выделить следующие группы субъектов управления, для которых такое решение может быть полезным:

• топ-менеджмент
  Используя Microsoft Project, высшее руководство компании имеет возможность держать руку на пульсе проектной деятельности предприятия – контролировать проекты по вехам, получать оперативную информацию по использованию корпоративных ресурсов – людских, финансовых, материальных. Аналитический инструментарий, заложенный в Microsoft Project, позволяет получить аналитику по портфелю проектов, реализуемых компанией, обеспечивая тем самым поддержку принятия решений на уровне портфеля (решения об инициации, замораживанию и закрытию проектов).
• менеджеры проектов/программ
  Менеджер проекта – это то центральное звено, на котором лежит ответственность за эффективную реализацию проекта, за достижение целей проекта, за соблюдение ограничений (бюджетных, временных). Инструментарий, который предоставляет Microsoft Project, позволяет менеджеру проектов:
  • осуществлять календарное и ресурсное планирование;
  • организовывать контроль исполнения проекта;
  • анализировать ход проекта, выявлять тенденции и прогнозировать временные и ресурсные параметры проекта;
  • управлять изменениями по проекту;
  • организовывать систему внутрипроектных коммуникаций и документооборота;
  • управлять рисками;
  • анализировать загрузку ресурсов на проекте, разрешать ресурсные конфликты.

• руководители функциональных подразделений Функциональные менеджеры могут:

• получать отчетность по загрузке сотрудников их подразделений на проектах (какой сотрудник в каких проектах участвует, насколько велика его текущая загрузка);
• оценивать эффективность работы сотрудников (сколько трудозатрат у различных сотрудников уходит на выполнение типовых операций);
• принимать на основе вышеуказанной информации продуманные решения о мотивации/демотивации сотрудников, о выделении сотрудников на очередной начинающийся проект и т. д.

• исполнители по проектам Исполнители по проекту – это сотрудники функциональных подразделений, привлекаемые для реализации каких-либо задач по проекту. Основные их функции и полномочия в рамках управления проектами следующие:

• получение задач и параметров задач от менеджера проекта;
• отчетность по исполнению задач перед менеджером проекта;
• делегирование задач;
• идентификация проблем и вопросов, возникающих при реализации задач по проекту и своевременная передача информации менеджеру проекта.

Все эти аспекты реализованы в Microsoft Project и могут существенно облегчить работу членов проектных команд.

Какие процессы управления проектами будет автоматизировать информационная система?

В рамках решения по корпоративному управлению проектами на базе Microsoft Office Project 2003 обеспечивается поддержка всех процессов жизненного цикла проекта:

3. Microsoft Office Project 2003 – ограничения

При планировании внедрения Microsoft Project необходимо отчетливо понимать, что данный продукт не решает и не должен решать ВСЕ задачи по управлению проектами в компании. Для отдельных блоков задач (управление затратами, проектное бюджетирование) существуют специализированные информационные системы и для таких задач нецелесообразно применять Microsoft Project.

Тем не менее, механизмы интеграции и открытая архитектура решения позволяют «встроить» Project в корпоративную информационную систему и обеспечить обмен данными между системами.

Кроме того, существует множество управленческих процессов (и поддерживающих их информационных систем), которые в явном виде не относятся к управлению проектами, но косвенно на него влияют (процессы корпоративного управления в целом, управления финансами, учетные процессы и т. д.). Интеграция на этом уровне также возможна – как с крупными автоматизированными системами общекорпоративного уровня (SAP R/3, Navision/Axapta), так и со специализированными системами меньшего масштаба.

Об авторе

Андрей Белозеров
Управляющий партнер ГК «Проектная ПРАКТИКА»

• Сертифицированный менеджер проектов (категория С в системе сертификации IPMA);
• Проходил стажировки по управлению проектами в США (2003г.) и Швеции (2001г.);
• Имеет многолетний опыт консультирования в сфере управления проектами в крупных транспортных, строительных корпорациях, холдинговых структурах;
• Специалист по внедрению решений по управлению проектами на базе Microsoft Enterprise Project Management 2003/2007. Автор и ведущий курсов по корпоративному управлению проектами с использованием Microsoft Enterprise Project Management 2003/2007;
• Участник ряда проектов по развитию управления проектами в России (17-ый Конгресс по управлению проектами, проект "Оценка зрелости управления проектами в России")