Система контроля работ крупного проекта в холдинговой компании

31.05.2008 16:46:49

Алексей Тихонов 

Любые системы, в т.ч. и системы управления, функционирующие в реальном мире в силу энтропии подвержены разрушению. Поэтому даже если процессы планирования и организации были реализованы с выполнением всех требований, объекты управления необходимо подвергать постоянному контролю – от этого напрямую зависит успех в достижении целей управления. О принципах, целях, методах, периодичности и других «классических» темах по контролю работ в литературе по регулярному менеджменту написано много. Для проектного подхода эти основы, в большинстве своем, действительны, но недостаточны.

В своих работах [1], [2], [5], [6] и др. авторы современной теории управления проектами описывают процедуры контроля проектов. Однако контролю работ крупных территориально распределенных проектов уделяется незаслуженно малое внимание. Именно, в таких проектах, как показывает практика, возникают большие сложности по оперативному сбору информации, ее верификации и регулированию хода работ. Кроме того, недостаточно освещены вопросы создания системы контроля работ проекта (СКРП) в качестве одной из подсистем системы управления проектами (СУП).

Создание СКРП, как и всей СУП, в холдинговой компании имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой проектов такого типа организаций. Холдинговая компания (управляющая компания холдинга, головная, материнская компания) – компания, которая владеет контрольным пакетом акций других предприятий холдинга с целью контроля и управления их деятельностью [3]. Выделение филиалов (зависимых предприятий) как самостоятельных структур придает многим элементам систем управления холдингов свойство автономности. В этих условиях, крупные проекты (затрагивающие головную компанию и несколько филиалов холдинга) децентрализованы и обладают внутренней структурой, т.е. имеют в своем составе подпроекты.

Подпроект – это составляющая проекта, обладающая его свойствами, но направленная на реализацию некоего подмножества цели самого проекта (в нашем случае на реализацию проекта на уровне филиала).

В зависимости от типа холдинга (горизонтальный, вертикальный или смешанный) меняются типы подпроектов. У каждого подпроекта должен быть свой руководитель – ответственное за реализацию проекта лицо на уровне филиала. Кроме того, в структуре холдинга, должен быть выделен куратор (спонсор) проекта – представитель топ-менеджмента холдинга, основной функцией которого является обеспечение реализации проекта (при этом ответственность за реализацию проекта несет руководитель проекта).

Интерфейсы СКРП с другими подсистемами СУП холдинговой компании должны быть, в первую очередь, налажены на уровне взаимосвязей между процессами управления проектами, т.е. отработаны в методологической части, и затем адекватно отображены в инструментальной составляющей СКРП.

Процессы контроля реализации работ проекта в совокупности с взаимосвязями с другими процессами управления проектом образуют контур процессов контроля реализации проекта. На рис. 1 приведена принципиальная схема контура процессов контроля реализации крупного проекта.

Рис. 1. Контекстная схема процессов контроля работ крупного проекта
Структурно схема разделена на три блока:

• процессы планирования и организации работ проекта (являются входом для процессов контроля исполнения работ проекта);
• процессы контроля реализации работ проекта;
• процессы управления изменениями (осуществляются после выполнения процессов контроля реализации работ проекта; в случае принятия решений о необходимости изменений являются входом для процессов планирования и организации работ проекта).

Собственно процессы контроля реализации работ проекта, реализованные с использованием СКРП, можно разделить на базовые (представление руководителю проекта информации о фактическом выполнении работ и проверка данной информации) и вспомогательные (контроль изменений состава и сроков работ проекта).

Детализация данных процессов до уровня конкретных функций участников проекта – пользователей СКРП производится в соответствии с особенностями проектов и является предметом проектирования СКРП организации.
Пользователями СКРП могут быть определены следующие субъекты управления проектом, непосредственно участвующие в процессах управления проектом:

• кураторы проекта, руководители портфеля проектов организации, программы, мультипроекта, в рамках которого реализуется проект;
• функциональные руководители, чей персонал задействован в проекте / подпроектах;
• руководитель проекта;
• руководители подпроектов в составе проекта;
• исполнители работ проекта: подрядные организации по проекту и ответственные со стороны заказчика за исполнение работ проекта.<

Поскольку СКРП как информационная система создается на базе инструмента – программного обеспечения, необходим обслуживающий систему персонал. Для сопровождения СКРП на этапе ее эксплуатации вводится роль администратора СКРП.

В последнее время в информационном мире получила широкое распространение технология терминального доступа – одна из разновидностей способа удаленного доступа. Сущность данной технологии заключается в обработке массивов информации для всех пользователей на специализированном сервере приложений, к которому подключается клиентская рабочая станция. В целом это дает значительные преимущества в части снижения требований к техническим средствам.

Одним из программных средств по управлению проектами, реализующих технологию терминального доступа, является продуктовая линейка MS Project: MS Project Server, Web Access и MS Project Professional.

Первые два программных продукта реализуют поддержку коллективной работы проектных групп с календарными планами проекта через доступ с помощью Web-браузера к базе данных проекта. MS Project Professional – мощный инструмент создания календарных планов и их анализа.

В применении к созданию СКРП продуктовая линейка MS Project может явиться той самой инструментальной основой, которая автоматизирует основные процессы контроля – предоставление информации о ходе работ и ее проверку.

При создании СКРП на базе данного инструмента разработку и внедрение необходимо обеспечить в соответствии с ГОСТами 34-й серии, в т.ч. разработку документации в соответствии с ГОСТ 34.201-89.

В документах на этапе эскизного проектирования должно быть описаны функциональные и технические параметров СКРП, определены участники работ по контролю реализации проекта (пользователи системы), представлены процессы контроля в привязке к пользователям системы и организационные формы контроля работ с использованием СКРП. Наиболее существенной частью документации на данном этапе является детализированный регламент процедур взаимодействия между участниками работ по контролю исполнения проекта с использованием СКРП.

Представленная базовая платформа для создания СКРП призвана обеспечить «быстрый старт» и адаптивность для детальной разработки и внедрения подобных систем в холдинговых компаниях. Основной акцент был сделан на методологии контроля работ крупных проектов – наиболее проблемной стороне создания современных систем управления в организации. Рекомендации по выбору программного обеспечения и внедрению СКРП, реализованные при создании систем контроля для крупнейшей транспортной корпорации России, направлены на уменьшение затрат на этапе проектирования и повышение качества проектных решений.

Литература:

1.    Воропаев В.И. Управление проектами в России. – М.: Аланс, 1995.

2.    PROJECT MANAGEMENT/ Управление проектами: Толковый англо-русский словарь-справочник / Под ред. проф. В.Д. Шапиро. – М.: Издательство "Высшая Школа", 2000.

3.    Келлер Т. Концепции холдинга. Организационные структуры и управление. – Обнинск, 1996.

4.    ГОСТ 34.201-89. Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. – 1990.

5.    Арчибальд Р. Управление высокотехнологичными проектами и программами: Пер. с англ. – М.:ДМК Пресс, 2002.

6.    A Guide to The Project Management Body of Knowledge. 2000 Edition. PMI, Newton Square, Pennsylvania USA.

Об авторе

Алексей Тихонов

• Кандидат экономических наук
• Имеет многолетний опыт консультирования в сфере управления проектами в крупных транспортных, строительных корпорациях, холдинговых структурах.