ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ ОФИСОВ КРАТКИЕ ИТОГИ КОНКУРСА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ В ГОСУДАРСТВЕННОМ СЕКТОРЕ ПРОЕКТНЫЙ ОЛИМП 2015.

15.02.2016 11:34:42

Аналитическим центром при Правительстве Российской Федерации с 1 июня по 30 октября 2015 года второй раз в истории был проведен Конкурс профессионального управления проектной деятельностью в государственном секторе «Проектный Олимп». Участниками конкурса стали федеральные и региональные министерства и ведомства, государственные компании и корпорации, институты развития, компании с государственным участием, представители региональных администраций, правительства субъектов Российской Федерации, органы исполнительной власти.

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» уже второй год поддерживает Конкурс «Проектный Олимп», предоставляя для оценки конкурсных отчетов своих асессоров. В 2015 г. в состав команды асессоров вошли 6 экспертов.

Методическим партнером Конкурса выступает Центр оценки и развития проектного управления (АНО «ЦОРПУ»). В рамках Конкурса 2015 г. эксперты ЦОРПУ провели исследование, посвященное функционированию проектных офисов у организаций-участников.

В 2015 году 97 конкурсантов приняли участие в трех основных номинациях (см. Рисунок 1): «Системы управления проектной деятельностью» (61% участников), «Системы управления комплексным проектом» (16%), «Организация и деятельность проектных офисов» (23%). Также были организованы специальные номинации: Пенсионного фонда России и Министерства промышленности и торговли для промышленного сектора.

Рис. 1. Распределение участников конкурса Проектный Олимп по основным номинациям

С целью выявления особенностей, характерных для управления проектами в государственном секторе, организатором конкурса было проведено анкетирование. Участники отвечали на вопросы, например, выделен ли в качестве отдельной единицы управления проектный офис, как давно он работает, сколько специалистов, какова специализация сотрудников, состав объектов управления, применяемые методы мотивации и прочие вопросы.

23 конкурсанта заполнили анкеты с вопросами по 4 направлениям проектной деятельности: Проектный офис, Финансирование проектной деятельности, ИТ и Мотивация. Небольшое количество анкет не позволяет делать глубокие выводы, но полученные результаты будут полезны при анализе результатов следующих конкурсов Проектный Олимп.

Среди 23 ответивших 11 организаций (48%) – это участники в номинации «Системы управления проектной деятельностью», 10 организаций (43%) – в номинации «Организация и деятельность проектных офисов», еще 2 участника (9%) представляли номинацию «Системы управления комплексным проектом».

Рис. 2. Распределение участников конкурса Проектный Олимп, заполнивших анкеты, по номинациям

Большое число участников конкурса отметили, что проектный офис – важный элемент системы управления проектами в организации. Более 80% ответивших указали наличие у них проектного офиса. Среди анкетированных есть как организации, создавшие проектный офис более 3 лет назад, так и большое число участников, «возраст» проектного офиса которых не превышает 3 года (см. Рисунок 3)

Рис. 3. Распределение участников конкурса Проектный Олимп, имеющих Проектные офисы, по срокам работы

Проектные офисы в организациях – это относительно небольшие команды специалистов (см. Рисунок 4): 64% ответивших имеют в составе проектного офиса от 3 до 8 сотрудников (без учета руководителей проектов).

Рис. 4. Доли проектных офисов с различным числом сотрудников в общем объеме проектных офисов

Среднее число сотрудников проектных офисов составило 7 человек. Отметим, что по данным зарубежных обзоров в среднем число сотрудников в проектных офисах равно 8 специалистам1.

У большинства организаций в систему управления проектами включены в среднем от 20 до 50 проектов. С увеличением срока работы Проектного офиса увеличивается количество поддерживаемых проектов. Это, вероятно, говорит о наборе сотрудниками со временем необходимых компетенций и возможности эффективно реализовывать большее количество проектов.

Анкеты показывают, что системы управления проектами участников конкурса поддерживают управление проектами, портфелями проектов, программами. Однако, управление портфелями слабо реализовано в организациях. Скорее речь идет об управлении проектами и программами. Указанными объектами управляют 43% и 48% ответивших соответственно. Отмечено укрупнение/усложнение объекта управления с повышением «возраста» проектного офиса и накоплением необходимых компетенций (см. Рисунок 5).

Рис. 5. Доля различных объектов управления у проектных офисов с «возрастом» менее и более 3 лет

Ответы участников анкетирования указывают на слабую проработку показателей эффективности проектной деятельности: 33% анкетированных не смогли назвать ни одного показателя, 29% отметили в качестве показателя разработку и утверждение календарных планов для всех проектов, еще 10% конкурсантов – реализацию проектов с отклонением не более 5% от запланированного срока (см. Рисунок 6).

Рис. 6. Показатели эффективности, разработанные организациями

Ключевыми сервисами проектных офисов согласно анкетированию стали формирование/развитие методологии и мониторинг/сбор отчетности. Указанные пункты отметили 95% и 89% ответивших соответственно. В число наиболее часто оказываемых сервисов вошли календарное планирование и развитие ИСУП (по 79% ответивших). Меньше всего участники конкурса занимаются поддержкой контрактной работы и управлением рисками (см. рис. 7).

Рис. 7. Доля проектных офисов в общем объеме ответивших, оказывающих конкретные сервисы

20% ответивших оказывают все 9 функций/сервисов, предложенных к оценке, при этом ¾ таких конкурсантов организовали Проектные офисы более 3 лет назад, что по всей видимости и позволило достаточно глубоко проработать функции/сервисы проектного управления.

В большинстве организаций (68% ответивших) проектный офис подчиняется руководителям 2-го уровня (зам. руководителя организации) или 3-го уровня (руководителю департамента и/или управления) (рис. 7). По нашему опыту это хороший подход, поскольку позволяет наделить проектный офис необходимым административным ресурсом.

Рис. 8. Уровень подчиненности проектных офисов

Информационная система управления проектами (ИСУП) используется 91% опрошенных представителей госсектора. Наиболее популярные платформы ИСУП (43% пользователей) среди анкетированных – решения на платформе Microsoft (Microsoft Project, Microsoft Project Server, Microsoft SharePoint). Основным функционалом, применяемым в ИСУП, участники анкетирования указали календарное планирование, проектный документооборот, контроль исполнения поручений и отчетность по проекту. Еще одной используемой платформой является Oracle Primavera – 19% ответивших (см. Рисунок 9).

Рис. 9. Доля различных платформ в общем объеме, на базе которых построена ИСУП конкурсантов

Заключительный блок вопросов в анкете касался мотивации проектной команды. 87% ответивших указали, что имеют опыт применения материального стимулирования. Среди них 42% отметили, что премирование регламентировано определенным документом, например, положением/регламентом о премировании, разработанным внутри организации.

70% конкурсантов указали диапазон 20-30% от среднемесячной заработной платы как среднее значение размера проектной премии. Участникам анкетирования было предложено сравнить размер фактической премии и размер премии, который они считают справедливым для участников проектной деятельности. Более 70% ответивших на данный вопрос полагают, что для администратора проекта премия должна быть выше, чем для других участников проекта (за исключением руководителя проекта), и составлять порядка 20% от среднемесячной заработной платы. Для руководителя проекта конкурсантам целесообразной видится премия в размере до 50%.

Подводя итоги, отметим высокий разброс ответов участников анкетирования по ряду вопросов. Однако видны общие черты в функциональном использовании ИСУП, прослеживаются некоторые зависимости объектов управления и поддерживаемых сервисов от сроков существования проектных офисов. Проведенное анкетирование не позволяет сделать более масштабных и однозначных выводов. Надеемся, что большее количество участников анкетирования в рамках конкурса Проектный Олимп-2016 поспособствует более точному обнаружению и выявлению основных тенденций в управлении проектной деятельностью в государственном секторе, в том числе при проведении подобного анализа ежегодно.

Ким Юрий Владимирович