ПМ Форсайт. Основное решение

Обеспечивает решение ключевых задач проектного управления и позволяет быстро и эффективно наладить основные процессы управления проектами.

В Основном решении реализованы упрощенные сценарии многих процессов, что позволяет, не отвлекаясь на частности, ускорить внедрение основных механизмов проектного управления. 

Часто этого оказывается достаточно. 

Если нет, то опыт использования Основного решения позволяет делать более выверенные шаги по усложнению процессов.

Основное решение позволяет:

• управлять проектами и контрольными точками, вести проектный документооборот, работать с ролевой структурой проекта, контролировать его жизненный цикл,
• управлять изменениями параметров проектов и контрольных точек,
• осуществлять мониторинг проектов и контрольных точек с помощью сбора периодических статус-отчетов,
• управлять приёмкой результатов выполнения контрольных точек с помощью чек-листов, осуществлять делегирование выполнения контрольных точек и приемки результатов чек-листов на подчиненных сотрудников,
• формировать регламентные, оперативные, аналитические и периодические отчеты,
• управлять настройкой бизнес-логики системы,
• вести списки (листы) открытых вопросов и проблем по проектам и контролировать их решение,
• обеспечивать проектные коммуникации,
• отслеживать связи и влияние реализации проектов на стратегические цели компании.

Проекты и контрольные точки

Основным инструментом пользователя ПМ ФОРСАЙТ является работа с контрольными точками, реестрами и электронными паспортами проектов.  Реестр проектов содержит список проектов и основные сведения о них с индикацией состояния по срокам, бюджету, рискам и другим показателям. Реестры предусматриваются для всех объектов системы – контрольных точек, запросов на изменение, статус-отчетов и т.п. Электронный паспорт проекта может содержать любой набор наиболее важных параметров, например,  название и описание проекта, его цели, состав рабочей группы, документы, ключевые параметры. В паспорте проекта задается его жизненный цикл и контролируется прохождение проекта по этапам жизненного цикла.

Проекты могут быть типизированы. У проектов разных типов, относящихся к разным портфелям или выполняемым разными подразделениями, может быть свой индивидуальный профиль (состав параметров, этапы жизненного цикла, правила переходов по ним и пр.).

В рамках электронного паспорта проекта обеспечивается верхнеуровневое  календарно-сетевое планирование проекта по вехам (контрольным точкам) и формируется его диаграмма Ганта. 

Контрольные точки – это ключевые результаты, которые должны быть достигнуты при выполнении проекта или отдельной фазы жизненного цикла проекта. Они могут быть обязательными, типовыми или же индивидуальными для данного проекта.  Это удобный и простой способ контроля результатов проекта на высоком уровне.

На основе плана по контрольным точкам далее может быть сформирован детальный календарно-сетевой план проекта второго и последующих уровней (см. модуль Календарное планирование)

Запросы на изменения

В процессе выполнения проекта и его контрольных точек ряд параметров фиксируется и может изменяться только после согласования с заинтересованными лицами.  Для автоматизации управления изменениями в карточке проекта, контрольной точки предусмотрены «Запросы на изменения».  Запросы на изменения могут проходить по различным, заранее настроенным для каждого типа изменения, цепочкам согласования.  Согласующие получают сведения о необходимости рассмотреть запрос на изменение как письмом на почту, так и уведомлениями на главной странице.

Статус-отчеты

Сбор статус-отчетов предполагает периодический ввод сотрудниками комментариев, оценок выполнения проектов и контрольных точек, по данным которых формируются сводные отчеты для руководителей разных уровней.

Статус-отчеты можно собирать с любой периодичностью и по любым проектным сущностям.

Чек-листы

Удобным и эффективным инструментом контроля достижения важных результатов проекта служат чек-листы, или листы приемки результатов по контрольным точкам.  Чек-лист может быть типовым или же может быть сформирован для каждой контрольной точки индивидуально.   Каждый пункт чек-листа должен быть принят лицом или подразделением (например, службой АХО или сотрудников бухгалтерии), чтобы выполнение контрольной точки было подтверждено.

Листы открытых вопросов

Если механизм управления рисками является достаточно сложным для внедрения и использования в компании, то Вы можете воспользоваться Листами открытых вопросов, которые входят в Основное решение ПМ ФОРСАЙТ.  Они позволяют фиксировать проблемы, вопросы, возникающие по проекту, расставлять им приоритеты и выносить на рассмотрение руководства.  Это менее формальный, чем риски, но в то же время действенный механизм управления и контроля за ходом реализации проекта.

Личные кабинеты

Личные кабинеты предусматриваются для всех сотрудников – от пользователей-исполнителей до топ-менеджмента.  В личные кабинеты выводится только необходимая сотруднику информация в удобном для него виде – от списков контрольных точек до диаграмм анализа исполнения проектов.  Удобно то, что главная страница системы по умолчанию и является личным кабинетом сотрудника.

 

Отчеты и панели мониторинга

Для мониторинга исполнения проектов предусмотрены разноплановые отчеты: 

• регламентные (тактические, финансовые планы), 
• оперативные (загрузка сотрудников, журналы изменений), 
• аналитические (рейтинги, Гант, таймлайн), 
• мониторинга и прогнозирования (S-curves, изменение дат, статистики). 

Отчеты могут быть сгруппированы в панели мониторинга для более быстрого и наглядного доступа к информации (например, панель мониторинга по проектам определенного подразделения компании).

Поддержка проектных коммуникаций

ПМ ФОРСАЙТ является хорошим информационным пространством для взаимодействия проектных команд, а также руководителей проектов и топ-руководства. Для поддержания коммуникаций в проектах и вне проектов доступны такие возможности как:

• регулярная статус-отчетность  по проектам,
• поддержка проведения проектных комитетов, проектных офисов,
• проектные совещания и проектные поручения (см. описание соответствующих модулей),
• информационные рассылки и уведомления через систему и электронную почту,
• обмен быстрыми сообщениями в рамках системы (например, в ходе подготовки к совещанию),
• совместная работа с документами, 
• форумы, чаты и многое другое.