Разработка реестра проектов

В любой компании, реализующей большое число проектов, может возникнуть ряд задач по систематизации проектного управления, требующих решения на корпоративном уровне.

Опыт показывает, что разработка и применение простых инструментов и понятных правил, без излишней формализации, оказывается крайне эффективным инструментом, позволяющим решить существенную часть задач в рамках проектного, да и не только, управления.

Это не говорит о нецелесообразности использования полнофункциональной системы управления. Только с ее применением ваша компания может добиться максимальных результатов. В то же время, применение более простых правил и инструментов позволяет в короткие сроки и при минимальных затратах сделать значительные шаги в направлении повышения эффективности проектного управления.

Примером такого инструмента является «Реестр проектов».

Наше решение

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» предлагает услугу по аутсорсингу специалистов для разработки Реестра проектов в вашей компании.

Реестр проектов – документ, который в зависимости от задач и особенностей вашей компании, содержит информацию, необходимую для эффективного управления не только на проектном, но и на портфельном уровнях. Он может быть применен для проектов всех типов: контрактных, инвестиционных, развития.

Реестр проектов должен содержать структурированную, специально подготовленную информацию о:

• наименовании и заказчике проекта;
• типах проектов;
• финансовых характеристиках (фактическая и плановая информация);
• параметрах сроков реализации и основных вехах (фактическая и плановая информация);
• текущем статусе и проблемах;
• менеджере и команде проекта;
• принятых ранее решениях по проекту;
• и другую информацию.

Используя грамотно составленный и актуальный Реестр проектов, менеджмент вашей компании получает возможность при относительно небольших затратах всегда иметь объективную картину о текущем состоянии как всего портфеля проектов, так и отдельных его составляющих. 

Кроме того, Реестр позволяет принимать объективные, взвешенные и наиболее эффективные решения по проектам компании.

На основе информации, содержащейся в Реестре проектов:

Могут приниматься решения, в том числе по следующим вопросам:

• запуск нового проекта (включение проекта в портфель проектов компании);
• распределение (перераспределение) дефицитных ресурсов между проектами;
• мотивация участников проектов;
• административные меры.

• отклонения по основным параметрам и/или вехам в ходе реализации проектов;
• прогноз финансовых показателей проекта и/или результатов проектной деятельности компании;
• прогноз потребности проекта в ресурсах при текущем ходе реализации проекта и при целевом, определяемом, например, исходя из план-фактного анализа;
• прогноз потребности компании в ресурсах при текущем составе портфеля и при целевом составе, определяемом, например, исходя из тенденций рынка и/или планов развития;
• анализ соответствия портфеля проектов стратегии компании.

• своей текущей и плановой загрузке на проектах;
• зоне своей ответственности;
• текущем статусе проекта;
• другой информации о проекте, владение которой способствует повышению нематериальной мотивации участников проектной деятельности компании.

Результаты

Специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА», применяя аутсорсинговую схему работы:

• помогут Вам разработать формат Реестра проектов, наиболее подходящий для решения стоящих перед Вами управленческих задач;
• разработают регламент (или методические рекомендации) применения Реестра проектов в вашей компании;
• окажут консультационно-методическую поддержку при первичном наполнении Реестра проектов актуальной информацией;
• при необходимости возьмут на себя функции по ведению разработанного Реестра проектов (сбор актуальных данных, внесение данных в Реестр, предоставление аналитической и регламентированной отчетности по Реестру менеджменту вашей компании).

Реализованные проекты

Реестр проектов, как эффективный инструмент управления, использовался во многих проектах по внедрению Корпоративных Систем Управления. 

Более того, Реестр проектов успешно используется и в нашей группе компаний при управлении контрактными проектами и проектами развития.

Реестр проектов был разработан и применялся при управлении проектами, в том числе в следующих компаниях:

• ГК «Адамас» Разработка и внедрение нормативно-регламентной базы и информационной системы управления проектами.
• Кондитерская фабрика «КОНФЭШН» Создание корпоративной системы управления проектами
• ГлаксоСмитКляйн Аутсорсинг функций менеджера проекта
• ОАО «РЖД» Аутсорсинг функций Офиса управления проектом

В любой компании, реализующей большое число проектов, может возникнуть ряд задач по систематизации проектного управления, требующих решения на корпоративном уровне.

Опыт показывает, что разработка и применение простых инструментов и понятных правил, без излишней формализации, оказывается крайне эффективным инструментом, позволяющим решить существенную часть задач в рамках проектного, да и не только, управления.

Это не говорит о нецелесообразности использования полнофункциональной системы управления. Только с ее применением ваша компания может добиться максимальных результатов. В то же время, применение более простых правил и инструментов позволяет в короткие сроки и при минимальных затратах сделать значительные шаги в направлении повышения эффективности проектного управления.

Примером такого инструмента является «Реестр проектов».

Наше решение

Группа компаний «Проектная ПРАКТИКА» предлагает услугу по аутсорсингу специалистов для разработки Реестра проектов в вашей компании.

Реестр проектов – документ, который в зависимости от задач и особенностей вашей компании, содержит информацию, необходимую для эффективного управления не только на проектном, но и на портфельном уровнях. Он может быть применен для проектов всех типов: контрактных, инвестиционных, развития.

Реестр проектов должен содержать структурированную, специально подготовленную информацию о:

• наименовании и заказчике проекта;
• типах проектов;
• финансовых характеристиках (фактическая и плановая информация);
• параметрах сроков реализации и основных вехах (фактическая и плановая информация);
• текущем статусе и проблемах;
• менеджере и команде проекта;
• принятых ранее решениях по проекту;
• и другую информацию.

Используя грамотно составленный и актуальный Реестр проектов, менеджмент вашей компании получает возможность при относительно небольших затратах всегда иметь объективную картину о текущем состоянии как всего портфеля проектов, так и отдельных его составляющих. 

Кроме того, Реестр позволяет принимать объективные, взвешенные и наиболее эффективные решения по проектам компании.

На основе информации, содержащейся в Реестре проектов:

Могут приниматься решения, в том числе по следующим вопросам:

• запуск нового проекта (включение проекта в портфель проектов компании);
• распределение (перераспределение) дефицитных ресурсов между проектами;
• мотивация участников проектов;
• административные меры.

Может формироваться справка для менеджмента компании и руководителей проектов, в т.ч. по следующим вопросам:

• отклонения по основным параметрам и/или вехам в ходе реализации проектов;
• прогноз финансовых показателей проекта и/или результатов проектной деятельности компании;
• прогноз потребности проекта в ресурсах при текущем ходе реализации проекта и при целевом, определяемом, например, исходя из план-фактного анализа;
• прогноз потребности компании в ресурсах при текущем составе портфеля и при целевом составе, определяемом, например, исходя из тенденций рынка и/или планов развития;
• анализ соответствия портфеля проектов стратегии компании.

Участники проектов могут получить сведения о:

• своей текущей и плановой загрузке на проектах;
• зоне своей ответственности;
• текущем статусе проекта;
• другой информации о проекте, владение которой способствует повышению нематериальной мотивации участников проектной деятельности компании.

Результаты

Специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА», применяя аутсорсинговую схему работы:

• помогут Вам разработать формат Реестра проектов, наиболее подходящий для решения стоящих перед Вами управленческих задач;
• разработают регламент (или методические рекомендации) применения Реестра проектов в вашей компании;
• окажут консультационно-методическую поддержку при первичном наполнении Реестра проектов актуальной информацией;
• при необходимости возьмут на себя функции по ведению разработанного Реестра проектов (сбор актуальных данных, внесение данных в Реестр, предоставление аналитической и регламентированной отчетности по Реестру менеджменту вашей компании).

Реализованные проекты

Реестр проектов, как эффективный инструмент управления, использовался во многих проектах по внедрению Корпоративных Систем Управления. 

Более того, Реестр проектов успешно используется и в нашей группе компаний при управлении контрактными проектами и проектами развития.

Реестр проектов был разработан и применялся при управлении проектами, в том числе в следующих компаниях:

• ГК «Адамас» Разработка и внедрение нормативно-регламентной базы и информационной системы управления проектами.
• Кондитерская фабрика «КОНФЭШН» Создание корпоративной системы управления проектами
• ГлаксоСмитКляйн Аутсорсинг функций менеджера проекта
• ОАО «РЖД» Аутсорсинг функций Офиса управления проектом