Внешний мониторинг проектов

Ваши потребности

Вы хотите обладать полной объективной картиной о состоянии проекта, сформированной на основе независимой оценки
Вашей компании необходимо реализовать важный проект в условиях привлечения сторонней организации для управления проектом (EPCM, проектное финансирование, совместная реализация проектов)
Вам необходимо реализовать выделенный проект в условиях отсутствия отработанной системы контроля и достаточных компетенций в области управления проектами
Вы хотите предупреждать раздувание сроков и стоимости проекта за счет систематического контроля, управления рисками, оптимизации календарного плана, выстроенных коммуникационных процессов
Вашей компании необходимо реализовать проект, по которому уже по каким-либо причинам начались отклонения по срокам, бюджетам, ощущается нехватка ресурсов, недостаточно четко увязаны работы подрядчиков
Вам необходимо реализовать стратегически значимый проект в условиях жестких финансовых и временных ограничений, оперативно реагируя на своевременно выявленные проблемы, негативные тенденции и рисковые события

Наше решение

В условиях роста стоимости проектных и инвестиционных ресурсов цена каждой ошибки менеджера проекта стремительно возрастает. Несвоевременно обнаруженные отклонения от плана и бюджета проекта, неправильно идентифицированные риски, могут привести к невозможности реализации проекта в целом.

ГК «Проектная ПРАКТИКА» предлагает эффективное решение, предназначенное для контроля реализации проектов, программ и портфелей проектов. Реализация внешнего мониторинга позволяет Заказчику получать своевременную, актуальную и достоверную информацию, необходимую для контроля и принятия решений по проекту. Кроме того, наши специалисты могут участвовать не только в процессах контроля, но и разрабатывать оптимальные решения по управлению проектными рисками, сроками и бюджетами проектов для каждой конкретной ситуации при возникающих отклонениях.

Услуга «Внешний мониторинг проектов» включает:

Сбор и верификацию актуальной информации о ходе реализации проекта.
Формирование консолидированной отчетности по проекту для разных уровней управления.
Формирование аналитических материалов по проекту:

формирование прогнозов по проекту;
выявление причин возможных будущих отклонений и выработка вариантов их предотвращения;
выявление причин уже случившихся отклонений и выработка предложений по их предотвращению в будущем;
ведение статистики качества исполнения работ по подрядчикам и другим участникам проекта с целью определения необходимости применения к ним какого-либо управленческого воздействия.

Разработку решений по проекту, в части внесения изменений в проект, с целью снижения рисков и сокращения сроков реализации проекта.
Администрирование необходимого программного обеспечения: проектных порталов, систем календарного планирования и других приложений.
Оказание консультационно-методологической поддержки участникам управления проектом.

Мониторинг проектов обычно осуществляется с использованием соответствующих информационных систем. Для качественного оказания этой услуги в компании Заказчика должна функционировать система управления проектами, включающая нормативно-регламентную базу и работающие ИТ-решения.

Однако мы понимаем, что не все компании имеют налаженную систему управления проектами. Поэтому в рамках услуги мониторинга специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» могут провести все необходимые подготовительные работы:

Разработать рабочие (управленческие) документы по проекту - Календарный план, Устав проекта, Реестр рисков и другие документы.
Разработать регламентные и методические документы – например, регламент планирования и отчетности, методические рекомендация по планированию и мониторингу, инструкции пользователей автоматизированной системы мониторинга.
В случае если рабочие и/или регламентные документы у Вас уже разработаны, специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» могут провести экспертизу этих документов и сформировать рекомендации по их доработке.
Быстро настроить и развернуть на технической базе Заказчика ИТ-решение, обеспечивающее: ускоренный обмен информацией, визуализацию отчетной и аналитической информации, хранение проектных документов и решение других задач.
Обучить основных участников управления проектом использованию разработанных регламентов, методик и ИТ-решений.

Технология взаимодействия

В зависимости от уровня зрелости системы управления проектами Заказчика и срочности задачи специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» готовы сразу включаться в работу по мониторингу проектов или предварительно разработать необходимую для этого базу (регламентные документы, ИТ-решение, обучение участников мониторинга, аудит систем и другие работы).

По нашему опыту фаза подготовки может занять от 1 до 3 месяцев. При этом фаза собственно мониторинга может начаться сразу или с некоторым интервалом по времени после начала фазы подготовки. Вообще, реализация процесса мониторинга обычно начинается после разработки хотя бы базовых регламентов взаимодействия и форм документов.

Услуга мониторинга проектов оказывается по аутсорсинговой схеме, когда специалисты ГК «Проектная ПРАКТИКА» вводятся в состав проектной команды Заказчика. Возможна комбинированная схема, при которой часть работ, например на фазе подготовки, проводится по обычной консалтинговой схеме.

Результаты

Независимая экспертная оценка хода реализации проектов
Актуальная и достоверная информация, необходимая для принятия управленческих решений по проектам
Сокращение сроков и стоимости проектов за счет поставленных процессов контроля, оптимизации календарного плана, управления рисками
Формализованные процедуры регулярного контроля исполнения проектов, закрепленные в нормативно-регламентной базе управления проектами
Поддержка в актуальном состоянии рабочих (управленческих) документов:

реестр рисков;
реестр изменений;
календарный план;
бюджет проекта;
устав проекта;
альбом форм документов.

Работающая информационная система мониторинга проектов
Обученный проектный персонал, имеющий необходимые знания и навыки по работе с внедренной системой мониторинга

Реализованные проекты

Компания	Наименование программ / проектов. Краткое содержание работ
Министерство здравоохранения и социального развития РФ	ПНП «Здоровье» ФЦП «Дети России» Построение системы мониторинга и сопровождение проектного офиса приоритетного национального проекта «Здоровье»
Министерство сельского хозяйства РФ	ПНП «Развитие АПК» Госпрограмма развития сельского хозяйства на 2008-2012 годы Отзыв Создание системы планирования и контроля реализации Государственной программы развития сельского хозяйства 2008-2012 гг.
ОАО «Хабаровский НПЗ»	Разработка и внедрение информационной системы контроля графиков работ проекта реконструкции ОАО «Хабаровский НПЗ»
ОАО «Российские железные дороги»	Внешний мониторинг и выполнение функций проектного офиса в рамках проекта по переходу на централизованную систему бухгалтерского и налогового учета ОАО «РЖД»
Правительство Ханты- Мансийского автономного округа – Югра	Приоритетные национальные проекты Создание автоматизированной системы мониторинга реализации ПНП на региональном уровне
ГК «Независимость»	Внешний мониторинг хода реализации проекта по строительству и запуску дилерского автоцентра
Федеральное агентство по информационным технологиям РФ	Государственная программа "Создание технопарков в сфере высоких технологий" Разработка системы мониторинга проектов в целях реализации государственной программы
«GlaxoSmithKline Россия»	Внешнее управление и мониторинг проектов развития деятельности региональных представительств в России

Получить более подробную информацию о наших решениях, а также сделать запрос на демонстрацию решений, Вы можете здесь.